Beleidsregel digitale vervanging van vernietigbare archiefbescheiden Ministerie van Defensie 2013

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze beleidsregel wordt verstaan onder: a. digitale vervanging: routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen; b. vervangingsbesluit: artikel 7 van de Archiefwet 1995 besluit als bedoeld in; c. handboek: artikel 4 Handboek digitale vervanging Defensie, bedoeld in. 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 01-10-2013

Artikel 2 Reikwijdte artikel 7 van de Archiefwet 1995 Deze beleidsregel heeft betrekking op de wijze waarop de Minister van Defensie gebruik maakt van de bevoegdheid een vervangingsbesluit te nemen of in mandaat te laten nemen als bedoeld in, voor zover het digitale vervanging van op termijn vernietigbare archiefbescheiden betreft. 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 01-10-2013

Artikel 3 Vervangingsbesluit 1 Een vervangingsbesluit wordt niet genomen dan met inachtneming van: a. Archiefwet 1995 Archiefbesluit 1995 de bepalingen in deen het; b. de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de technische specificaties, zoals opgenomen in het handboek, en c. de instructies die zijn opgenomen in het handboek. 2 Het vervangingsbesluit wordt genomen voor de vervanging van archiefbescheiden die: a. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit; b. zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan, of c. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit. 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 01-10-2013

Artikel 4 Handboek Het handboek wordt vastgesteld door de Hoofddirecteur Bedrijfsvoering. Het handboek bevat naast algemene eisen en normen specificaties voor specifieke categorieën archiefbescheiden, zoals personeels- en financiële bescheiden. Het dient onder meer ter instructie van de personen die binnen de organisatie zijn belast met taken in het vervangingsproces. 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 01-10-2013

Artikel 5 Uitzonderingen Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt geen gebruik gemaakt voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden: a. waarvan de waarde geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm; b. die een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen; c. waarvan de authenticiteit of integriteit na digitale vervanging niet meer is vast te stellen, of d. die op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard. 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 01-10-2013

Artikel 6 Inwerkingtreding Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin hij wordt geplaatst. 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 01-10-2013

Artikel 7 Citeertitel Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel digitale vervanging van vernietigbare archiefbescheiden Ministerie van Defensie 2013. 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 2013 26910 30-09-2013 29-08-2013 BS/2013022269 01-10-2013