Privacyreglement klachtenregistratie en ongevallenregistratie bij het Directoraat-Generaal van de Arbeid

Artikel 1 Definities 1 In dit reglement wordt verstaan onder ‘persoonsgegeven’, ‘persoonsregistratie’, ‘verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie’, ‘verstrekken van gegevens aan een derde’, hetgeen daaronder wordt verstaan in de Wet persoonsregistraties. 2 In dit reglement wordt verstaan onder: a. houder: de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid; b. beheerder: het districtshoofd van de Arbeidsinspectie respectievelijk van de Inspectie van de Havenarbeid, dan wel de directeur Veiligheid van het Directoraat-Generaal van de Arbeid; c. klachtenregistratie: de geautomatiseerde verzameling van gegevens die betrekking hebben op een klacht die door een natuurlijk persoon is ingediend bij een district van de Arbeidsinspectie respectievelijk een district van de Inspectie van de Havenarbeid; d. ongevallenregistratie: de geautomatiseerde verzameling van gegevens die betrekking hebben op een ongeval van een natuurlijk persoon dat hem in verband met het verrichten van arbeid is overkomen en dat bij een district van de Arbeidsinspectie respectievelijk een district van de Inspectie van de Havenarbeid, dan wel bij de Directie Veiligheid van het Directoraat-Generaal van de Arbeid is aangemeld; e. geregistreerde: de natuurlijke persoon wiens gegevens deel uitmaken van de klachtenregistratie of de ongevallenregistratie. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 2 Toepassingsgebied 1 Dit reglement is van toepassing op de klachtenregistratie en de ongevallenregistratie van de houder. 2 De aan dit reglement gehechte bijlagen maken deel uit van het reglement. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 3 Doel van de registraties 1 Het doel van de klachtenregistratie is het systematisch vastleggen, opslaan en ter beschikking stellen van gegevens ten behoeve van: a. de administratieve verwerking van bij de Arbeidsinspectie of de Inspectie van de Havenarbeid ingediende klachten betreffende arbeidssituaties die volgens de klager gevaarlijk, ongezond, nadelig voor het welzijn of anderszins onbevredigend zijn; b. het verschaffen van – al dan niet geaggregeerde – gegevens voor beleidsdoeleinden. 2 Het doel van de ongevallenregistratie is het systematisch vastleggen, opslaan en ter beschikking stellen van gegevens ten behoeve van: a. de administratieve verwerking van door de Arbeidsinspectie, de Inspectie van de Havenarbeid, dan wel de Directie Veiligheid ingestelde onderzoeken naar aanleiding van bij het districtshoofd van de Arbeidsinspectie gemelde ongevallen, welke aan werknemers zijn overkomen in verband met het verrichten van arbeid; b. het verschaffen van – al dan niet geaggregeerde – gegevens voor beleidsdoeleinden. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 4 Verantwoordelijkheden houder en beheerder 1 De houder is verantwoordelijk voor het beheer en het goed functioneren van de klachtenregistratie en de ongevallenregistratie die zich bevinden bij de districten van de Arbeidsinspectie, respectievelijk de districten van de Inspectie van de Havenarbeid, dan wel de Directie Veiligheid en treft daartoe de nodige voorzieningen op het gebied van organisatie en beveiliging. 2 De beheerder is belast met de dagelijkse verantwoordelijkheid voor de in het eerste lid bedoelde werkzaamheden in zijn district respectievelijk directie en draagt daarbij zorg voor de juiste uitvoering van de in dit reglement neergelegde regels. 3 De houder ziet toe op de juiste uitvoering van de taken van de beheerder, bedoeld in het tweede lid. 4 Op voordracht van de beheerder wordt het reglement door de houder aangepast indien wijzigingen nodig zijn van de gegevens, opgenomen in de bij dit reglement behorende bijlagen. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 5 Categorieën van personen 1 In de klachtenregistratie worden uitsluitend persoonsgegevens opgenomen over: a. de melder van de klacht; b. de werkgever; c. de ambtenaar die de klacht onderzoekt. 2 In de ongevallenregistratie worden uitsluitend persoonsgegevens opgenomen over: a. de melder van het ongeval; b. de werkgever; c. de getroffene; d. de getuige; e. de uitvoerder dan wel de bedrijfsleider; f. de ambtenaar die het ongeval onderzoekt. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 6 Op te nemen gegevens 1 bijlage 1 In de klachtenregistratie worden uitsluitend de inopgesomde gegevens opgenomen. 2 bijlage 2 In de ongevallenregistratie worden uitsluitend de inopgesomde gegevens opgenomen. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 7 Herkomst gegevens 1 De in de klachtenregistratie opgenomen gegevens worden verkregen van: a. de geregistreerde; b. de ambtenaar van de Arbeidsinspectie respectievelijk de Inspectie van de Havenarbeid; alsmede uit: c. de basisregistratie van vestigingen, en d. de Standaardbedrijfsindeling 1978 van het Centraal Bureau van de Statistiek. 2 De in de ongevallenregistratie opgenomen gegevens worden verkregen van: a. de geregistreerde; b. de ambtenaar van de Arbeidsinspectie respectievelijk de Inspectie van de Havenarbeid dan wel de ambtenaar werkzaam bij de directie Veiligheid; c. de directe melder van het ongeval, en d. artikel 4 het Landelijk instituut sociale verzekeringen op grond van het bepaalde invan de Beschikking melding ongevallen en beroepsziekten (Stcrt. 1967, 124). 1997 41 27-02-1997 25-02-1997 SV/UB/97/0815 1997 97 27-02-1997 26-02-1997 25090 01-03-1997

Artikel 8 Verwijdering van gegevens 1 Verwijdering van de persoonsgegevens uit de klachtenregistratie en de ongevallenregistratie vindt plaats uiterlijk 3 jaar na afhandeling van de klacht respectievelijk het ongeval. 2 Indien blijkt dat gegevens ten onrechte, onjuist dan wel onvolledig in de in het eerste lid bedoelde registraties zijn opgenomen, draagt de houder zorg voor een zo spoedig mogelijke verwijdering, verbetering of aanvulling van die gegevens. De op grond van dit lid verwijderde gegevens worden vernietigd. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 9 Toegang tot de registraties 1 Rechtstreekse toegang tot de klachtenregistratie en zelfstandige raadpleging van de daarin opgenomen persoonsgegevens is uitsluitend voorbehouden aan: a. de houder; b. de beheerder(s) en de door de beheerder(s) aangewezen personen die uit hoofde van hun functie zijn belast met of leiding geven aan het invoeren, wijzigen of verwijderen van die gegevens; c. andere, door de beheerder(s) gemachtigde personen, die belast zijn met het onderhoud van de klachtenregistratie en de controle op de juiste werking daarvan; d. de personen, werkzaam bij de Arbeidsinspectie respectievelijk de Inspectie van de Havenarbeid, die uit hoofde van hun functie zijn belast met of leiding geven aan de behandeling van klachten. 2 Rechtstreekse toegang tot de ongevallenregistratie en zelfstandige raadpleging van de daarin opgenomen persoonsgegevens is uitsluitend voorbehouden aan: a. de personen, bedoeld in het eerste lid, onderdelen a en b; b. andere, door de beheerder(s) gemachtigde personen, die belast zijn met het onderhoud van de ongevallenregistratie; c. de personen, werkzaam bij de Arbeidsinspectie respectievelijk de Inspectie van de Havenarbeid, dan wel personen, werkzaam bij de Directie Veiligheid, die uit hoofde van hun functie zijn belast met de behandeling van ongevallen. 3 bijlage 3 De aanwijzing van de in het eerste en tweede lid bedoelde personen geschiedt door middel van het daarvoor bestemde aanwijzingsformulier, zoals opgenomen in. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 10 Verstrekking van gegevens 1 artikel 9, eerste en tweede lid Uit de klachtenregistratie respectievelijk de ongevallenregistratie worden binnen de organisatie van de houder slechts gegevens verstrekt, aan de personen, bedoeld in, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak. 2 Uit de klachtenregistratie respectievelijk de ongevallenregistratie worden, voor zover zulks: gegevens verstrekt aan: voortvloeit uit het doel van de registraties, wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift, of geschiedt met toestemming van de geregistreerde, a. het openbaar ministerie, de gemeente- en rijkspolitie; b. de verzekeringsmaatschappij van de geregistreerde; c. advocaten en andere door de geregistreerde gemachtigde personen of instanties. 3 Uit de klachtenregistratie respectievelijk de ongevallenregistratie kunnen desgevraagd gegevens worden verstrekt aan personen of instanties met een publiekrechtelijke taak, voor zover zij die gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden daardoor niet onevenredig wordt geschaad. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 11 Verbanden met andere gegevensverzamelingen 1 De klachtenregistratie is verbonden met: a. uitsluitend het gegeven ‘afkorting naam ambtenaar’ uit de personeelsregistratie; b. de gegevens ‘uniek landelijk volgnummer’ en ‘trefwoord naam van de vestiging’ uit de basisregistratie van vestigingen, en c. de code van de Standaardbedrijfsindeling 1978 volgens het Centraal Bureau van de Statistiek; 2 De ongevallenregistratie is verbonden met: a. uitsluitend het gegeven ‘afkorting naam ambtenaar’ uit de personeelsregistratie; b. de gegevens ‘uniek landelijk volgnummer’ en ‘trefwoord naam van de vestiging’ uit de basisregistratie van vestigingen, en c. de code van de Standaardbedrijfsindeling 1978 volgens het Centraal Bureau van de Statistiek; 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 12 Kennisneming en correctie van opgenomen gegevens 1 De geregistreerde of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de houder schriftelijk dan wel mondeling verzoeken om kennisneming van de persoonsgegevens die met betrekking tot hem in de klachten- of de ongevallenregistratie zijn opgenomen. 2 Een verzoek als bedoeld in het eerste lid wordt gericht aan de houder en ingediend bij de beheerder. 3 bijlage 4 Het verzoek wordt door de beheerder vastgelegd in een formulier, zoals opgenomen in. 4 Een verzoek om correctie van opgenomen persoonsgegevens kan uitsluitend schriftelijk worden ingediend bij de beheerder en dient gericht te zijn aan de houder onder vermelding van de gewenste correctie. 5 Voordat wordt overgegaan tot behandeling van een mondeling verzoek om kennisneming dient de verzoeker zich ter vaststelling van zijn identiteit te legitimeren door overlegging van een geldig legitimatiebewijs, dan wel een kopie daarvan. 6 Voordat wordt overgegaan tot behandeling van een schriftelijk verzoek om kennisneming of correctie wordt de identiteit van de verzoeker vastgesteld aan de hand van de reeds beschikbare gegevens met betrekking tot naam, adres en woonplaats van de verzoeker. 7 Kennisneming van gegevens wordt als regel verleend door het verstrekken van een afdruk van de gegevens. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 13 Kennisneming van verstrekking van gegevens 1 De geregistreerde of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de houder schriftelijk verzoeken om kennisneming van de persoonsgegevens die met betrekking tot hem in het jaar, voorafgaande aan het verzoek, uit de klachten- of de ongevallenregistratie aan derden zijn verstrekt. 2 Artikel 12, tweede tot en met vierde, zesde en zevende lid , is van overeenkomstige toepassing. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 14 Journaal 1 bijlage 5 artikel 10, tweede en derde lid artikel 10, tweede lid, onderdeel c De beheerder houdt een journaal, zoals opgenomen in, bij, van de gegevensverstrekking aan derden, bedoeld in, met uitzondering van de verstrekking van gegevens aan advocaten of andere door de geregistreerde gemachtigde personen en instanties, bedoeld in. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 15 Terinzagelegging en bekendmaking 1 Dit reglement ligt ter inzage bij: a. het Directoraat Generaal van de Arbeid; b. de districtskantoren van de Arbeidsinspectie en de Inspectie van de Havenarbeid, en c. de Centrale Directie Voorlichting, Bibliotheek en Documentatie van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. 2 Dit reglement wordt bekend gemaakt in de Nederlandse Staatscourant. 3 Het bepaalde in de vorige leden is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van wijziging of intrekking van dit reglement. 4 bijlage 6 De mededeling, bedoeld in artikel 19, derde lid van de Wet persoonsregistraties, geschiedt door middel van het daarvoor bestemde formulier, zoals opgenomen in. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

Artikel 16 Slotbepaling 1 Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van bekendmaking in de Nederlandse Staatscourant. 2 Privacyreglement klachtenregistratie en ongevallenregistratie Directoraat-Generaal van de Arbeid Dit reglement kan worden aangehaald als:. 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 1992 37 21-02-1992 13-01-1992 DGA 22-02-1992

1 Algemene gegevens naam werkgever adres werkgever woonplaats werkgever postcode werkgever telefoonnr. werkgever CRS nummer SBI-code * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. is een OR aanwezig aard van de klacht hoe is de melding binnengekomen (tel., mond., schr.) door wie is de klacht opgenomen datum binnenkomst klacht tijd van binnenkomst volgnummer

2 Meldingsbron naam melder adres melder woonplaats melder postcode melder telefoonnr. melder * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. is melder werkzaam in bedrijf indien niet, wat is relatie van melder tot bedrijf indien wel, welke functie heeft melder in bedrijf * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. is melder uitzendkracht

3 Gegevens betreffende de klacht naam van de afdeling aantal werknemers afdeling omschrijving klacht * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. besproken met bedrijfsleiding zo ja, met wie met welk resultaat * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. besproken met OR zo ja, met welk resultaat * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. wordt de klacht ondersteund door andere werknemers * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. is het bedrijf op de hoogte van de melding aan AI

4 Opmerkingen klager * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. bekendheid met nadelige uitwerking van onderzoek * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. gaat klager akkoord met onderzoek * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. moet de klacht anoniem behandeld worden * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. informatie aan klager over resultaat onderzoek bij melding gemaakte afspraken

5 Onderzoek in onderzoek gegeven aan datum in onderzoek gegeven rappeldatum rapportage onderzoek is de klacht gegrond te onderneming acties/bestuurlijke middelen is de klager ingelicht zo ja, op welke datum

1 Algemene gegevens naam werkgever adres werkgever woonplaats werkgever postcode werkgever telefoonnr. werkgever CRS nummer SBI-code Grootte van het bedrijf * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. is een OR aanwezig hoe is de melding binnengekomen (tel., mond., schr.) door wie is het ongeval opgenomen datum binnenkomst melding ongeval tijd van binnenkomst melding ongeval volgnummer

2 Meldingsbron naam melder naam instantie woonplaats instantie telefoonnr. instantie functie melder art. 9 Arbowet * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. meldingsplicht

3 Gegevens betreffende het ongeval datum waarop het ongeval heeft plaatsgevonden tijdstip van het ongeval naam bedrijf indien dit afwijkt van vestigingsadres adres bedrijf indien dit afwijkt van vestigingsadres woonplaats bedrijf indien dit afwijkt van vestigingsadres aantal werknemers afdeling omschrijving aard van het ongeval * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. is er direct actie ondernomen omschrijving actie * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. is materiële schade groter dan f 100 000,00 getuige, uitvoerder, bedrijfsleider naam getuige, uitvoerder, bedrijfsleider adres getuige, uitvoerder, bedrijfsleider woonplaats getuige, uitvoerder, bedrijfsleider

4 Gegevens betreffende de getroffene naam getroffene adres getroffene woonplaats getroffene geboortedatum getroffene geboorteplaats getroffene beroep getroffene * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. is getroffene uitzendkracht geslacht getroffene omschrijving van het letsel * De met een * aangegeven elementen betreffen ja/nee vragen. is er sprake van ernstig letsel is getroffene opgenomen in ziekenhuis naam van het ziekenhuis plaatsnaam ziekenhuis is getroffene overleden zijn er meerdere slachtoffers opmerkingen

5 Onderzoek in onderzoek gegeven aan datum in onderzoek gegeven tijd waarop ongeval in onderzoek is gegeven rappeldatum rapportage onderzoek datum wanneer het ongeval afgehandeld is