Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid houdende de inrichting van het Agentschap SZW, alsmede doorverlening van vertegenwoordigingsbevoegdheden van de directeur van het Agentschap SZW

Artikel 1 In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: a. Agentschap SZW: het Agentschap SZW, bedoeld in artikel 2, aanhef en onder d, van het OMV-besluit secretaris-generaal SZW 2003, waaraan de Ministers van Financiën en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bij besluit van 9 december 2002 de status van baten-lastendienst als bedoeld in artikel 10, eerste lid, van de Comptabiliteitswet hebben verleend; b. opdrachtgever: 1. een directie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in wiens opdracht het Agentschap SZW belast is met de uitvoering van een (subsidie)regeling; 2. een onderdeel van een andere publiekrechtelijke instelling in wiens opdracht het Agentschap SZW, na instemming van de minister, diensten verricht. c. (onder)mandaat: de bevoegdheid om namens de Directeur Agentschap SZW, onder diens verantwoordelijkheid en met inachtneming van diens algemene en bijzondere aanwijzingen, besluiten te nemen, stukken vast te stellen en te ondertekenen. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 2 1 Het Agentschap SZW bestaat uit het Landelijk Bureau en de afdeling Operations. 2 De organisatie van het Agentschap SZW is ingericht volgens het overzicht in de bij deze regeling horende bijlage. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 3 1 De Directeur Agentschap SZW is eindverantwoordelijk voor het Agentschap SZW. 2 De Directeur Agentschap SZW geeft leiding aan het Landelijk Bureau en de afdeling Operations. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 4 1 Het Landelijk Bureau van het Agentschap SZW bestaat uit de stafafdelingen: a. Financiën & Algemene Zaken; b. Interne Controle/Operational Audit; c. Juridische Aangelegenheden en Beleidsondersteuning; d. Informatievoorziening & Automatisering; en e. Personeel & Organisatie. 2 Aan het hoofd van iedere stafafdeling staat een Manager. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 5 1 De stafafdeling Financiën & Algemene Zaken bestaat uit de teams Financiële administratie, Planning & Control en Bedrijfsbureau. 2 De Manager van de stafafdeling Financiën & Algemene Zaken is in elk geval verantwoordelijk voor: a. een juiste en doelmatige uitvoering van de financiële en betalingsadministratie, alsmede het ontwikkelen en onderhouden van de daarvoor noodzakelijke systemen; b. de uitvoering van werkzaamheden die bijdragen aan een juiste en adequate uitvoering van de planning- en controlcyclus; c. de uitvoering van de cyclus van voorbereiding, uitvoering en rapportage over de begroting van het Agentschap SZW; d. de voorbereiding van declaraties bij de Europese Commissie; e. het verzorgen van periodieke financiële rapportages, managementinformatie en informatie naar opdrachtgevers; f. een adequate uitvoering van ondersteunende werkzaamheden, waaronder begrepen: archiefbeheer, beheer contracten en service level agreements op het terrein van inhuur derden, huisvesting, inrichting werkplek, kantoorbenodigdheden en geautomatiseerde administraties; en g. de advisering over de inrichting van de bedrijfsprocessen en administratieve organisatie. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 6 1 De stafafdeling Interne Controle/Operational Audit is verantwoordelijk voor de controle op alle uitvoeringsaspecten van de regelingen die het Agentschap SZW uitvoert. 2 De Manager van de stafafdeling Interne Controle/Operational Audit is in elk geval verantwoordelijk voor: a. het vooraf formuleren van de eisen waaraan de beheersstructuur van aanvragende instanties dient te voldoen; b. het uitvoeren van controle op de controle- en beheersstructuur voor de beleidsgelden en op de einddeclaraties; c. het uitvoeren van tweedelijnscontroles op de einddeclaraties van projecten; en d. het uitvoeren of laten uitvoeren van bijzondere onderzoeken in geval van vermoedens van onregelmatigheden en fraude; e. het vooraf formuleren van eisen voor een adequaat systeem van controle en toezicht op regelingen die voor opdrachtgevers worden uitgevoerd; f. het opleveren van informatie voor het doen van de meldingen in het kader van de Verordening (EG) van 11 juli 1994, nr. 1681/94; g. het opstellen van managementinformatie over de uitkomsten van controles; h. het adviseren van de Directeur Agentschap SZW over te nemen acties ter voorbereiding op en naar aanleiding van controles; en i. het uitvoeren of laten uitvoeren van controle op de jaarrekening van het Agentschap SZW, alsmede op de relevante rapportages ten behoeve van andere Directies van het Ministerie. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 7 1 De stafafdeling Juridische Aangelegenheden en Beleidsondersteuning bestaat uit de teams Juridische Aangelegenheden, Beleidsondersteuning en Communicatie. 2 De Manager van de stafafdeling Juridische Aangelegenheden en Beleidsondersteuning is in elk geval verantwoordelijk voor: a. de toetsing van door opdrachtgevers ontwikkelde regelgeving op uitvoeringsaspecten; b. de ontwikkeling en toetsing van modellen voor aanvragen, rapportages, declaraties en beschikkingen; c. de behandeling van klachten, bezwaar-, beroep- en hoger beroepschriften, inclusief de vertegenwoordiging van het Agentschap SZW in administratiefrechtelijke procedures; d. de voorbereiding en het formuleren van beleidsuitgangspunten; e. het verstrekken van informatie en voorlichting aan de aanvragende instanties, uitvoerders van projecten en andere organisaties over de regelgeving; f. het adviseren en ondersteunen van de afdeling Operations bij juridische en beleidsmatige aangelegenheden; g. het bewaken van bestuurlijke en wetgevingsgerelateerde aangelegenheden; en h. de vormgeving en implementatie van een kennismanagementsysteem. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 8 De Manager van de stafafdeling Informatievoorziening & Automatisering is in elk geval verantwoordelijk voor: a. de realisering van een adequate ICT-infrastructuur; b. de continuïteit van de ICT-infrastructuur die binnen het Agentschap SZW wordt gebruikt c. het adviseren over de bijdrage die informatietechnologie kan leveren aan de realisatie van de doelstellingen van het Agentschap SZW. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 9 De Manager van de stafafdeling Personeel & Organisatie is in elk geval verantwoordelijk voor: a. het opstellen van een personeels- en organisatiebeleid, alsmede de uitvoering daarvan; b. het opstellen en uitvoeren van een geïntegreerd opleidingsplan voor alle medewerkers; c. het voeren van een personeelsadministratie, waaronder het beheer van personeelsgegevens en -dossiers; d. het adviseren van management en medewerkers over personeelsaangelegenheden; e. het opstellen van managementrapportages op het terrein van personeelszaken, zoals ziekteverzuimcijfers en bezettingsgraad. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 10 1 Er is een afdeling Operations. 2 Aan het hoofd van de afdeling Operations staat een Manager. 3 De afdeling Operations bestaat in elk geval uit 3 Service Units. 4 Een Service Unit bestaat uit 1 of meerdere teams. Aan het hoofd van ieder team staat een Teamleider. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 11 1 De Manager Operations is in elk geval verantwoordelijk voor de rechtmatige uitvoering van alle regelingen die het Agentschap SZW in opdracht van de opdrachtgevers uitvoert. 2 Tot de taken van de afdeling Operations behoort in elk geval: a. het beoordelen van projectaanvragen, -rapportages en -declaraties; b. het onderhouden van contacten met aanvragende instanties, inclusief het brengen van werkbezoeken aan onder meer uitvoerders van projecten; c. het adequaat voeren van de projectenadministraties en het bewaken van de voortgang van individuele projecten, onder meer aan de hand van tussentijdse rapportages; d. het opleveren van de informatie welke benodigd is voor het opstellen van einddeclaraties aan de Europese Unie; e. het opstellen van jaarlijkse offertes aan de opdrachtgevers; en f. het opleveren van de informatie welke benodigd is voor het opstellen van periodieke en financiële rapportages. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 12 1 Er is een project Afwikkeling ESF 1994 -1999. 2 Aan het hoofd van het project Afwikkeling ESF 1994 - 1999 staat een projectleider. 3 De Projectleider Afwikkeling ESF 1994 - 1999 ressorteert onder de Directeur Agentschap SZW en is verantwoordelijk voor de resterende activiteiten die voortvloeien uit de ESF-regelingen uit de programmaperiode 1994 - 1999. 4 Tot de taken van het project Afwikkeling ESF 1994 - 1999 behoort in elk geval: a. het beoordelen van projectaanvragen, -rapportages en -declaraties; b. het onderhouden van contacten met aanvragende instanties, inclusief het brengen van werkbezoeken aan onder meer uitvoerders van projecten; c. het adequaat voeren van de projectenadministraties en het bewaken van de voortgang van individuele projecten, onder meer aan de hand van tussentijdse rapportages; en d. het opleveren van de informatie voor de einddeclaratie over de onderhanden regelingen aan de Europese Unie. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 13 Aan de Directeur Agentschap SZW is in elk geval voorbehouden de bevoegdheid tot: a. het vaststellen en ondertekenen van beschikkingen op bezwaar- en beroepschriften, alsmede van verweerschriften en van hoger beroepschriften; en b. het sluiten van overeenkomsten, waarmee een financieel belang is gemoeid dat groter is dan € 75.000, doch kleiner dan € 500.000. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 14 1 Binnen het vastgestelde budget wordt aan de Manager Operations volmacht verleend voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen die voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk zijn. 2 Aan de Manager Operations wordt mandaat verleend voor het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen die voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk zijn. 3 Aan de Manager Operations wordt voorts mandaat verleend voor het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen die voor de uitoefening van de taken van het project Afwikkeling ESF 1994 - 1999 noodzakelijk zijn. 4 Het mandaat, bedoeld in het tweede en derde lid, omvat in elk geval het vaststellen en ondertekenen van beschikkingen omtrent subsidieverlening, -bevoorschotting, -intrekking, -vaststelling en -terugvordering 5 De bevoegdheden, bedoeld in het tweede en derde lid, kunnen niet worden geondermandateerd. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 15 1 Binnen het vastgestelde budget wordt aan de Managers, bedoeld in artikel 4, tweede lid, aan de Projectleider afwikkeling ESF 1994 - 1999 en aan de Teamleiders, bedoeld in artikel 10, vierde lid, volmacht verleend voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen die voor de uitoefening van hun taak noodzakelijk zijn. 2. 2 Aan de Managers, bedoeld in artikel 4, tweede lid, aan de Projectleider afwikkeling ESF 1994 - 1999 en aan de Teamleiders, bedoeld in artikel 10, vierde lid, wordt mandaat verleend voor het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen die voor de uitoefening van hun taak noodzakelijk zijn. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 16 1 Bij afwezigheid van de Directeur Agentschap SZW treedt de Manager Operations in zijn plaats. 2 De ingevolge het vorige lid aangewezen Manager is niet bevoegd tot het verlenen, wijzigen of intrekken van mandaten, volmachten en machtigingen. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 17 Bij afwezigheid van de Manager Operations kan de Directeur Agentschap SZW, al dan niet op voorstel van de Manager Operations, een andere functionaris aanwijzen die gedurende die afwezigheid in de plaats treedt van de Manager Operations. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 18 Bij afwezigheid van een Teamleider, bedoeld in artikel 10, vierde lid, kan de Manager Operations, al dan niet op voorstel van die Teamleider, een andere functionaris aanwijzen die gedurende die afwezigheid in de plaats treedt van die Teamleider. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003

Artikel 19 1 Deze regeling treedt in werking op 1 april 2003. 2 Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Agentschap SZW 2003. 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 2003 59 25-03-2003 20-03-2003 AGSZW/JABO/2003/24102 01-04-2003