Besluit van de Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking van 29 april 2003 (nr. DAO-0236-03) tot vaststelling van beleidsvoornemens en een subsidieplafond voor subsidiëring op grond van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken (Programma Bilaterale Samenwerking Indonesië; PBSI)

Artikel 1 Voor subsidieverlening op grond van artikel 2.1.5 voor activiteiten in het kader van het Programma Bilaterale Samenwerking Indonesië (PBSI) geldt tot en met 31 december 2003 het als bijlage bij dit besluit gevoegde beleidsvoornemen. Het subsidieplafond voor deze subsidieregeling bedraagt tot en met 31 december 2003 EUR 1.134.500. 2003 85 05-05-2003 29-04-2003 DAO-0236-03 2003 85 05-05-2003 29-04-2003 DAO-0236-03 02-06-2003

Artikel 2 Dit besluit treedt in werking vier weken na dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst. 2003 85 05-05-2003 29-04-2003 DAO-0236-03 2003 85 05-05-2003 29-04-2003 DAO-0236-03 02-06-2003

1 Introductie In het kader van het Programma Bilaterale Samenwerking Indonesië (PBSI) kan de Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking subsidies verlenen voor projecten in Indonesië die gericht zijn op ondersteuning van het proces van maatschappelijke transformatie. Het programma valt onder de Kaderwet Subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken (Stb. 1998, 739) en de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken (Stcrt. 1998, 239). Het Nederlands beleid ten aanzien van Indonesië is meest recentelijk neergelegd in de Indonesië notitie die op 17 juli 2000 de Tweede Kamer der Staten Generaal is toegegaan (kamerstuk 26 049, Nr 28). Deze handleiding geeft uitleg over het programma, de subsidievoorschriften en de procedure. Tevens zijn richtlijnen bijgevoegd die gevolgd dienen te worden bij het opstellen van een projectvoorstel en de begroting.

2 Inlichtingen Indien u na het lezen van deze subsidiehandleiding nadere inlichtingen wenst over het PBSI kunt u zich wenden tot: Ministerie van Buitenlandse Zaken Afdeling Zuidoost-Azië en Oceanië (DAO/ZO) Postbus 20061 2500 EB Den Haag tel: 070-3486008 fax: 070-3485323 e-mail: [email protected]

3 Achtergrond Met het aantreden van een democratisch gekozen regering in 1999 is voor Indonesië een nieuw tijdperk aangebroken. Na een periode onder Soekarno waarin de nationale eenheid gestalte kreeg en een lange periode onder Soeharto waarin economische groei en nationale ontwikkeling in een autoritair stelsel centraal stonden, bevindt Indonesië zich thans in een ingrijpend transitieproces dat met vallen en opstaan verloopt. De overgang naar een pluralistische, democratische rechtsstaat met een transparante, marktgeoriënteerde economie vereist vergaande stappen van politieke, maatschappelijke en economische aard. De Nederlandse ontwikkelingssamenwerkingsrelatie met Indonesië, waarvoor de middelen via de multilaterale kanalen worden ingezet, is afgestemd op ondersteuning van deze `reformasi', hoe moeizaam deze ook verloopt, en op behoud van het maatschappelijke draagvlak voor het transitieproces onder vooral het arme deel van de bevolking. In de Nederlandse visie zijn interne stabiliteit en economisch herstel alleen door voortzetting van dit proces mogelijk. Wil de `reformasi' succesvol zijn, dan is naast politieke, maatschappelijke en economische stappen een - per definitie tijdrovende - mentaliteitsverandering en/of cultuuromslag nodig. Hierin dient de Indonesische samenleving primair zelf de verantwoordelijkheid te nemen. Andere landen, waaronder Nederland kunnen daaraan zinvolle ondersteuning bieden, met name waar het gaat om het creëren van de noodzakelijke randvoorwaarden voor een succesvol hervormingsbeleid. Met het PBSI wordt beoogd hieraan, in samenhang met het Nederlandse ontwikkelingsprogramma via multilaterale kanalen, een bijdrage te leveren.

4 Doelstellingen Het PBSI richt zich op de ondersteuning van de overgang van Indonesië naar een pluriforme, democratische rechtsstaat. Het ondersteunt activiteiten die het proces van verandering stimuleren van de staat, haar instituties, organisaties van burgers en hun onderlinge verbanden. De te steunen activiteiten in dit programma worden geselecteerd op hun duurzame bijdragen aan de opbouw en de transformatie van de Indonesische samenleving, inclusief de bijbehorende capaciteitsopbouw. De te subsidiëren activiteiten dienen aan te sluiten bij de prioriteiten van de Indonesische overheid in de samenwerkingsrelatie met Nederland en nadrukkelijk complementair te zijn aan activiteiten die Nederland via multilaterale kanalen in Indonesië uitvoert. Het PBSI beoogt bilaterale samenwerking tussen Nederlandse niet-gouvernementele organisaties, onderwijsinstellingen, decentrale en semi-overheden en hun Indonesische tegenvoeters te ondersteunen, voorzover deze organisaties geen beroep kunnen doen op andere subsidiebronnen (zoals medefinancieringsorganisaties, vakbondsprogramma's e.d.). Er dient een samenwerkingsverband van Nederlandse organisaties met Indonesische partners te zijn.

5 Kwalificerende thema's Er is een aantal thema's vastgesteld, waarbinnen projectvoorstellen dienen te vallen om in overweging te kunnen worden genomen. De thema's vertegenwoordigen aspecten van het maatschappelijk leven die in het kader van deze subsidieregeling van belang worden geacht voor het proces van transformatie. Om versnippering te voorkomen is aansluiting gezocht bij de sectoren die zijn gekozen voor de Nederlandse steun aan Indonesië via multilaterale kanalen. Projectvoorstellen mogen echter niet overlappen met de activiteiten die in multilateraal verband worden uitgevoerd. De thema's kunnen jaarlijks worden aangepast. De voor 2003 kwalificerende thema's zijn: • Goed Bestuur • Onderwijs • Milieu

6 Subsidiabele en non-subsidiabele activiteiten De te subsidiëren projecten dienen voornamelijk op overdracht van kennis en ervaring te zijn gericht, bijvoorbeeld door technische assistentie, advisering, training en opleiding. Het zwaartepunt van de activiteiten dient bij de Indonesische counterpart(s) te berusten. Tevens dient voldoende inzicht in de duurzaamheid van het project te worden gegeven. Alleen projecten met een maximale duur van 2 jaar kunnen voor subsidie in aanmerking komen. Voorstellen voor projecten met een langere looptijd worden niet in behandeling genomen. Een PBSI-subsidie bedraagt per jaar maximaal EUR 227.000. De maximale PBSI-subsidie voor een project bedraagt derhalve EUR 454.000. De minimum subsidie voor een project is EUR 45.000. Omdat de te subsidiëren activiteiten een duurzaam effect op het transitieproces beogen, komen de volgende soorten activiteiten niet voor subsidiëring in aanmerking: • de leverantie van uitsluitend materialen of goederen; • infrastructurele of bouwactiviteiten; • éénmalige uitwisselingen, evenementen en conferenties; • studiebeurzen; • humanitaire hulpacties; • op zichzelf staande seminars of bijeenkomsten die fondsenwerving voor een vervolgactiviteit beogen; • haalbaarheidsstudies; • `open ended' activiteiten.

7 Subsidieplafond Tot en met 31 december 2003 geldt voor deze subsidieregeling een subsidieplafond van EUR 1.134.500. Dit plafond is een verplichtingenplafond en houdt in dat het beslag van de subsidieverlening ten laste van het PBSI in 2003 ten hoogste EUR 1.134.500 bedraagt. Aangezien de uitvoering van de projecten zich over de jaargrens kan uitstrekken, zal de uitbetaling van de verleende bedragen ook deels na afloop van het subsidietijdvak waarop het plafond betrekking heeft, plaatsvinden. Het plafond voor het eerstvolgende tijdvak zal tijdig in de Staatscourant worden bekendgemaakt.

8 Organisaties die een PBSI-subsidie kunnen aanvragen Subsidies kunnen worden aangevraagd door in Nederland gevestigde: • niet-gouvernementele organisaties (NGO's); • decentrale en semi-overheden; • onderwijsinstellingen. Een subsidie kan slechts worden aangevraagd door rechtspersonen. De aanvragers en de Indonesische organisaties die het project uitvoeren dienen een effectieve en efficiënte uitvoering van het project te kunnen waarborgen en tot adequaat financieel beheer van de subsidiefondsen in staat te zijn.

9 Algemene eisen voor een projectvoorstel Een projectvoorstel moet bij indiening aan de volgende algemene vormvereisten voldoen: • in het Engels zijn opgesteld; • schriftelijk in viervoud en éénmaal per e-mail (dao<\@>minbuza.nl) worden aangeboden; • van de naam van de aanvrager(s), ondertekening en datum zijn voorzien; • alle inhoudelijke gegevens bevatten conform de richtlijnen in Annex 1 bij deze subsidiehandleiding; • voorzien zijn van een Logical Framework Matrix, conform de richtlijnen in Annex 2 bij deze subsidiehandleiding. • alle financiële gegevens bevatten conform de richtlijnen in Annex 3 bij deze subsidiehandleiding, evenals cv's van de in te zetten personen. De hiervoor genoemde annexen met daarin de inhoudelijke en financiële richtlijnen zijn zowel op papier als in elektronische vorm opvraagbaar bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (zie paragraaf 2). Een voorstel dient een goede beschrijving te geven van de probleemstelling, de doelstellingen, projectactiviteiten en -resultaten. Daarnaast dient te worden aangegeven hoe de inzet van middelen leidt tot het behalen van de doelen en resultaten. Deze beschrijving dient een goede basis te vormen voor de monitoring van de voortgang van het project en de evaluatie van de resultaten. Voorts dient het voorstel inzicht te geven in de uitvoeringscapaciteit van de Indonesische projectpartner(s) (is het team in omvang en kwaliteit toereikend voor de beoogde activiteiten, etc.) en moeten de verantwoordelijkheden van de diverse betrokken partijen goed zijn gedefinieerd. Ook dient een omgevingsanalyse te worden gegeven. In deze analyse wordt ingegaan op het beleid van de centrale en/of lokale overheid op het betreffende terrein. Tenzij er van een dusdanige politieke of bestuurlijke situatie sprake is dat geen steunbrieven van relevante overheden mogen worden verwacht, dienen de bij de aanvraag te voegen steunbrieven zicht te geven op de mate van politieke/bestuurlijke steun voor het voorstel. Bondigheid en helderheid van het voorstel strekken tot aanbeveling. Voor het opstellen van een projectdocument zijn bij deze brochure richtlijnen gevoegd. Toepassing van de zogenoemde Logical Framework Analysis is hierbij een verhelderend hulpmiddel. Een voorbeeld hiervan is toegevoegd als Annex 2. Een voorstel gaat tevens vergezeld van een inzichtelijke begroting in Euro's op basis van de uit te voeren activiteiten. De begroting dient te worden opgesteld conform het model dat als Annex 3 bij deze brochure is opgenomen. Een substantiële eigen bijdrage van de lokale partner(s), de Nederlandse partij(en) en/of de Indonesische centrale of lokale overheden is onontbeerlijk. Dit is een belangrijke graadmeter voor het commitment aan het project. Deze bijdrage kan overigens ook bestaan uit ondersteuning `in natura'. Bij de aanvraag dient daarnaast het meest recente inhoudelijke en financiële jaarverslag van de indienende organisatie te worden gevoegd. NB: Projectvoorstellen die op één of meer van de bovengenoemde punten niet volledig zijn, worden niet in behandeling genomen.

10 Beoordelingscriteria Naast de hiervoor al aangegeven toetsstenen worden projectvoorstellen beoordeeld aan de hand van de volgende criteria.

10.1 Mate van concrete uitwerking (wie, wat, waar, waarom en hoe?) Hierbij wordt gelet op de volgende elementen: • duidelijke probleemstelling (welke problemen zijn geïdentificeerd, waar en door wie?) • duidelijke doelen (lange termijn en korte termijn); • duidelijke resultaten (deze dienen zo concreet, tastbaar en meetbaar mogelijk te zijn en, waar mogelijk, in prestatie-indicatoren te zijn uitgedrukt); • concreet uitgewerkte activiteiten en de mate waarin deze toereikend zijn voor het bereiken van de beoogde doelen en resultaten; • goed uitgewerkte projectorganisatie, inclusief afspraken over taken en verantwoordelijkheden tussen partners; • concreet uitgewerkt financieringsplan, opgesteld conform de daarvoor geldende richtlijnen en met deelbegrotingen per partner. • goede kosten/baten verhouding, d.w.z. dat de gevraagde subsidie in evenredige verhouding staat tot aard, omvang en beoogde resultaten van de activiteiten.

10.2 Relevantie, toegevoegde waarde Het bereiken van inhoudelijk bevredigende resultaten op een bepaald terrein betekent nog niet automatisch dat daarmee ook een bijdrage wordt geleverd aan de algemene doelstelling van het PBSI. Bij de uitvoering van het PBSI wordt getoetst of een voorgestelde activiteit aantoonbare toegevoegde waarde levert (voor het scheppen van voorwaarden) voor het maatschappelijke transformatieproces in Indonesië. Daarbij wordt gelet op: • de maatschappelijke doelen die worden nagestreefd; • de lokale context; • de meerwaarde van de inbreng vanuit Nederland en van de betrokken Nederlandse en lokale organisaties en hun samenwerking; • de voorgestelde activiteiten dienen niet al via bestaande kanalen (zoals de medefinancieringsorganisaties) te worden bediend; • complementariteit aan activiteiten die Nederland via multilaterale kanalen in Indonesië ondersteunt; • de mate waarin de subsidieaanvragers ervaring in de regio hebben.

10.3 Draagvlak en haalbaarheid Het PBSI is een vraaggericht programma. Het beoogt in het bijzonder de samenwerking te bevorderen tussen organisaties in Indonesië en in Nederland. Dit vereist dat: • een project een gezamenlijk initiatief van de indienende organisatie in Nederland en de Indonesische projectpartner(s) is; • in de betrokken plaats en regio in Indonesië voldoende draagvlak voor het project bestaat. Dit blijkt onder meer uit: - het expliciete verzoek van betrokkenen (counterpart respectievelijk doelgroep) om de voorgestelde activiteit uit te voeren; - een voldoende eigen bijdrage van de aanvragende partij en/of doelgroep; - bij voorkeur ook ondersteuning door relevante overheden. Draagvlak en lokale context bepalen mede of een project haalbaar wordt geacht.

10.4 Duurzaamheid en voorbeeldfunctie Elk voorstel dient duidelijk aan te geven: • op welke wijze de resultaten zullen worden verankerd • hoe de verkregen kennis wordt `geïnstitutionaliseerd'; • op welke wijze de projectresultaten worden verspreid. Voor projecten met perspectief op zelfstandig opereren na afloop van het project strekt het meezenden van een `businessplan' of vergelijkbare inschatting van de termijn waarbinnen en de manier waarop dit zelfstandig opereren wordt nagestreefd tot aanbeveling. Projecten moeten een voorbeeld zijn voor het eigen initiatief van de doelgroep en/of anderen in de omgeving.

10.5 Buitenlands-politieke overwegingen Een projectvoorstel kan te allen tijde worden afgewezen op grond van onverenigbaarheid daarvan met de politieke beleidsdoelstellingen van de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking, zoals kenbaar gemaakt in de toelichting bij de begroting van het ministerie, in het mondeling of schriftelijk overleg met de Staten-Generaal of in andere bronnen.

11 Subsidiabele kosten Subsidie wordt verleend voor de noodzakelijke, werkelijk gemaakte kosten voor de voorgenomen activiteiten in het licht van de beoogde doelstellingen en resultaten (doelmatigheid). Voor de inzet van personen vindt een genormeerde vergoeding plaats op basis van de werkelijke salariskosten (conform de lijst die onderdeel uitmaakt van de inhoudelijke en financiële richtlijnen voor het opstellen van een projectvoorstel) waarbij over het totaal van de begroting kan worden opgenomen: • maximaal 7,5% voor `overhead'; en • 7,5% voor `voorbereidingskosten' tot een maximum van EUR 27.230 Eventuele eerder gemaakte tariefafspraken met het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn voor dit programma niet van kracht. Een subsidie wordt niet verleend ter dekking van tekorten na afloop van een project.

12.1 Indiening Subsidieaanvragen kunnen vanaf het moment van inwerkingtreding van dit besluit, vier weken na publicatie, worden ingediend op het in paragraaf 2 genoemde adres en onder vermelding van PBSI. Bij indiening geldt het volgende: • Onvolledige aanvragen worden niet in behandeling genomen; • Subsidies worden verstrekt ten behoeve van goedgekeurde projectvoorstellen op volgorde van binnenkomst; • Als datum van ontvangst van aanvragen die voor inwerkingtreding van dit besluit worden ingediend geldt de datum van inwerkingtreding van dit besluit. • Nadat het voorgenomen subsidieplafond is bereikt, zullen in het desbetreffende subsidietijdvak geen subsidieverplichtingen meer worden aangegaan.

12.2 Behandelingstermijnen Binnen dertien weken zal de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking beslissen over de subsidieaanvraag. Het is mogelijk deze termijn éénmaal met maximaal dertien weken te verlengen. Indien aanvullende informatie van de aanvrager is vereist alvorens een besluit te kunnen nemen, kan de afwikkeling van een subsidieaanvraag meer tijd vergen.

12.3 Beoordeling Een projectvoorstel wordt voor advies voorgelegd aan relevante vakministeries, de Nederlandse ambassade te Jakarta, de regiodirectie Azië en Oceanië en eventuele themadirecties van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Met inachtneming van deze adviezen en de inhoudelijke en financiële beoordeling van het projectvoorstel neemt de directeur Azië en Oceanië, namens de minister van Ontwikkelingssamenwerking, op basis van de hierboven omschreven vereisten en criteria een besluit.

13.1 Subsidieverlening In geval van goedkeuring van een projectvoorstel zal het Ministerie van Buitenlandse Zaken de aanvrager een subsidiebeschikking toesturen waarin de verplichtingen staan vermeld die aan de subsidieverlening zijn verbonden. Een model beschikking kan op verzoek worden toegezonden.

13.2 Betalingen Betaling van de subsidie geschiedt in termijnen bij wijze van voorschot. Bij subsidieverlening wordt een werkvoorschot verstrekt. Iedere volgende betaling is afhankelijk van de ontvangst en goedkeuring van rapportages en de liquiditeitspositie van de subsidieontvanger. Gedurende de looptijd van het project wordt maximaal 90% van de subsidie als voorschot verstrekt, de resterende 10% wordt achteraf bij de subsidievaststelling, aan de hand van de eindrapportage(s) en de accountantscontrole, uitgekeerd.

13.3 Voortgangsrapportages Periodiek (meestal zesmaandelijks) dient de subsidieontvanger inhoudelijk en financieel te rapporteren over de voortgang van de projectuitvoering. Deze rapportages dienen in het Engels te worden opgesteld en een prognose te bevatten van de te verwachten kosten in de volgende rapportageperiode. Tevens dienen alle in de rapportageperiode gedane uitgaven te worden vermeld. Bij co-financiering dienen ook de uitgaven die door andere donoren worden gefinancierd, te worden vermeld. Belangrijke financiële en inhoudelijke wijzigingen in de uitvoering van het project dienen niet alleen tussentijds separaat te worden toegelicht en voor akkoord te zijn voorgelegd, maar ook expliciet te worden vermeld in de aanbiedingsbrief bij de rapportages.

13.4 Eindrapportage/accountantsverklaring Na afronding van de projectactiviteiten dient de subsidieontvanger een aanvraag in voor subsidievaststelling, vergezeld van een inhoudelijk eindrapport alsook een financiële eindverantwoording die voorzien is van een goedkeurende accountantsverklaring van een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent. Deze verklaring dient betrekking te hebben op alle uitgaven ten laste van PBSI. Zo nodig dient voor controle op de lokale uitgaven een ter plaatse gevestigde accountant te worden ingeschakeld. In het inhoudelijk eindrapport dient, indien van toepassing, de overdracht van hardware aan de lokale partner eveneens te worden verantwoord.

13.5 Finale subsidievaststelling Na goedkeuring van de inhoudelijke en financiële eindrapportage zal de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking binnen dertien weken beslissen over subsidievaststelling. De eindafrekening geschiedt op basis van de werkelijk gemaakte kosten tot een maximum van de toegekende subsidie.

13.6 Eigendom hardware Tijdens de looptijd van het project is de Nederlandse organisatie eigenaar van eventueel gesubsidieerde hardware. Na bovengenoemde subsidievaststelling dient eigendomsoverdracht aan de lokale partner plaats te vinden.