SZW Regeling Opvang en Klachtenprocedure Ongewenste Omgangsvormen 2005

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. klager: de medewerker, die zich wendt tot een vertrouwenspersoon, dan wel een klacht over enige vorm van ongewenst gedrag in de zin van deze regeling bij de commissie indient; b. beklaagde: de medewerker, werkzaam binnen het gezagsbereik van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, tegen wie de klacht is gericht; c. klaagschrift: een door klager ondertekend en gedagtekend geschrift waarin een omschrijving van de klacht is opgenomen en dat dient als uitgangspunt voor de klachtenprocedure; d. Algemeen Rijksambtenaren-reglement medewerker: degene die is aangesteld op grond van het(ARAR) of op een andere titel werkzaam is bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid; e. artikel 6 klachtencommissie: de commissie, ingesteld op grond van, die de ingediende schriftelijke klachten onderzoekt en daarover aan de secretaris-generaal rapporteert en adviseert; f. bevoegd gezag: de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid; g. artikel 3 vertrouwenspersoon: een op grond vanaangewezen medewerker die fungeert als eerste aanspreekpunt voor degenen die menen met ongewenst gedrag te zijn geconfronteerd; h. ongewenste omgangsvormen: (seksuele) intimidatie, agressie en geweld, stalking, pesten, treiteren, discriminatie en extremisme; i. (seksuele) intimidatie: ongewenste (seksuele) toenadering, verzoeken om (seksuele) gunsten, of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag (van seksuele aard) waarbij tevens sprake is van ten minste een van de volgende punten: – onderwerping aan dergelijk gedrag wordt hetzij expliciet hetzij impliciet gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van de persoon; – onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon wordt gebruikt bij beslissingen die het werk of de positie van deze persoon raken; – dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van een persoon aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, dan wel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een persoon worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd; j. agressie en geweld: voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid; k. artikel 1 van de Grondwet discriminatie: het onderscheid tussen mensen wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook als bedoeld in; l. extremisme: het op een gewelddadige manier achtervolgen van personen en/of groeperingen vanwege hun geloof of afkomst welke als bedreiging voor de eigen cultuur, waarden en normen worden gezien; m. stalking: het bij voortduring bespieden, besluipen, achtervolgen of, al dan niet telefonisch, lastigvallen van een andere persoon; n. pesten of treiteren: gedrag dat als vijandig, vernederend of intimiderend wordt ervaren en steeds op dezelfde persoon is gericht (bespotten, kwaadspreken, het werk onaangenaam of zelfs onmogelijk maken). 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 2 Reikwijdte regeling Dit besluit is van toepassing op een ieder die werkzaam is binnen het gezagsbereik van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 3 Vertrouwenspersoon artikel 1 Een ieder die met enige vorm van ongewenst gedrag als omschreven inwordt geconfronteerd, kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon, dan wel een klacht indienen bij de klachtencommissie. De klacht kan tot uiterlijk 1 jaar na de confrontatie worden ingediend. 1. De Secretaris-Generaal benoemt ten minste drie vertrouwenspersonen. 2. Als vertrouwenspersonen kunnen uitsluitend worden benoemd personen die een dienstverband met SZW hebben. 3. De vertrouwenspersonen worden door de Secretaris-Generaal benoemd voor een periode van ten hoogste vier jaar. Ze kunnen éénmaal herbenoemd worden. De Secretaris-Generaal kan de vertrouwenspersonen uit die functie ontheffen. 4. De vertrouwenspersonen verrichten hun werkzaamheden volledig in diensttijd. Ze worden voor tenminste gemiddeld één dagdeel per week vrijgesteld voor de uitoefening van hun functie. 5. De vertrouwenspersonen ontvangen voor hun werkzaamheden in het kader van deze Regeling geen bijzondere beloning. 6. De vertrouwenspersoon handelt uitsluitend naar aanleiding van een rechtstreeks verzoek van de klager en met voorafgaande instemming. 7. De vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de vertrouwelijkheid. 8. De vertrouwenspersoon heeft naast de functie waarin hij of zij is tewerkgesteld in ieder geval de volgende taken: a. Het fungeren als aanspreekpunt voor de medewerker die is geconfronteerd met enige vorm van ongewenst gedrag; b. Het op verzoek van klager ondernemen van stappen gericht op het zoeken naar een oplossing, ook als (nog) geen klacht wordt ingediend; c. Het doen opvangen en verlenen van nazorg aan betrokkene; d. De klager begeleiden, van advies dienen en – indien klager zulks mocht wensen – bijstaan in het formuleren van zijn of haar klacht en in alle verdere fasen van de klachtprocedure; e. Het geven van algemene adviezen aan de Secretaris-Generaal op het terrein van deze regeling; f. Het verzorgen van een gezamenlijk jaarverslag van de vertrouwenspersonen. De departementale ondernemingsraad krijgt dit jaarverslag geanonimiseerd ter informatie toegestuurd. 9. De vertrouwenspersoon kan zich desgewenst tegenover een klager beroepen op zijn/haar verschoningsrecht. 10. Bij de benoeming van een vertrouwenspersoon wordt gewaakt voor belangenverstrengeling of -⁠tegenstelling. Een vertrouwenspersoon kan niet tevens worden aangewezen als lid van de klachtencommissie. 11. De vertrouwenspersonen dragen er zorg voor dat alle informatie die bij de werkzaamheden in het kader van deze Regeling beschikbaar komt met de nodige zorgvuldigheid wordt behandeld. 12. Dossiers over behandelde zaken worden door de vertrouwenspersonen vernietigd twee jaar nadat de klacht volledig is afgehandeld, hetzij binnen SZW, hetzij in beroep. 13. Bij defungeren zorgen de vertrouwenspersonen voor een goede overdracht van zaken en dossiers aan hun opvolgers. 14. De directeur PO&I stelt jaarlijks een budget beschikbaar voor de deskundigheidsbevordering van de vertrouwenspersonen. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 4 Bemiddeling via de vertrouwenspersoon 1 artikel 1d Een medewerker als omschreven indie met ongewenst gedrag wordt of werd geconfronteerd kan zich, onverminderd het recht om een klacht in te dienen, wenden tot een vertrouwenspersoon, waarbij kan worden bezien of doorverwijzing naar de Raadsman SZW bij kan dragen aan een voor de medewerker aanvaardbare oplossing. 2 Tot de mogelijkheden van een aanvaardbare oplossing behoort in ieder geval het door de Raadsman SZW mondeling aan de orde stellen van enige voorkomende vorm van ongewenst gedrag bij het management van de eenheid waar binnen de klager met dat gedrag is geconfronteerd. 3 artikel 1d artikel 1h artikel 1d Een medewerker als omschreven indie tijdens de uitoefening van zijn/haar werkzaamheden met enige vorm van ongewenst gedrag als omschreven inwordt geconfronteerd door externen (niet zijnde een medewerker als omschreven in) kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon voor een gesprek en/of verdere begeleiding bij het doen van aangifte bij de politie. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 5 De klachtencommissie 1 De Secretaris-Generaal stelt een klachtencommissie ongewenst gedrag in, bestaande uit een voorzitter en ten minste vier leden (waarvan 1 lid tevens de functie van vice-voorzitter op zich neemt). 2 Er kunnen plaatsvervangende leden worden benoemd. 3 Aanwijzing van leden en plaatsvervangende leden alsmede beëindiging van die aanwijzing geschiedt door de Secretaris-Generaal voor een periode van ten hoogste vier jaar. Ze kunnen éénmaal herbenoemd worden. 4 Ten minste drie commissieleden zijn vrouw. 5 Een lid van de klachtencommissie wordt door de Secretaris-Generaal uit zijn/haar functie als lid van de klachtencommissie ontheven als hij/zij direct of indirect betrokken is of is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover een klacht is ingediend. 6 Voorzitter en (plaatsvervangende) leden van de commissie zijn in persoon verantwoordelijk voor het handhaven van de vertrouwelijkheid van alle informatie die zij bij hun werkzaamheden in het kader van deze Regeling verkrijgen. De klachtencommissie is belast met het onderzoek van een bij haar ingediende klacht. De commissie doet uitspraak over de ontvankelijkheid en de gegrondheid van de klacht. Zij rapporteert en adviseert over eventueel te nemen maatregelen aan het bevoegd gezag. 7 De klachtencommissie kan ook onafhankelijk van een klacht gevraagd of ongevraagd adviseren met betrekking tot bestrijding en preventie van ongewenst gedrag. 8 Voor zover voorzitter en leden van de klachtencommissie een dienstverband met SZW hebben, verrichten zij hun werkzaamheden in het kader van deze Regeling volledig in diensttijd. Zij ontvangen voor deze werkzaamheden geen bijzondere beloning. Vacatiegeldenbesluit 1988 Met betrekking tot een externe voorzitter of leden van de commissie is hetvan toepassing, waarbij vacatiegelden voor (plaatsvervangende) commissieleden worden aangemerkt als passend in de categorie ‘algemeen’. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 6 Indienen van een klacht 1 Het indienen van een klacht op alle terreinen van ongewenste omgangsvormen zoals seksuele intimidatie, pesten, discriminatie en onheuse bejegening (voorzover niet aan een arbeidsrechtelijk conflict gekoppeld) ter behandeling bij de klachtencommissie geschiedt schriftelijk. De vertrouwenspersoon staat klager desgewenst bij in het op schrift stellen van een klacht. Het klachtschrift wordt ingediend bij de secretaris van de klachtencommissie. 2 Een klaagschrift wordt door klager ondertekend en gedagtekend en bevat ten minste: a. artikel 1 de aanduiding van de categorie van ongewenst gedrag als bedoeld in, overzicht h met een omschrijving van de gedraging of gedragingen waarmee de klager is geconfronteerd en waar en wanneer deze zich hebben afgespeeld; en de vermelding van eventuele getuigen; b. de naam, het adres en de functie van de klager; c. de naam van de beklaagde of de namen van de beklaagden; d. een beschrijving van de door de klager ondernomen stappen. 3 Schriftelijke stukken die betrekking hebben op de ondernomen stappen worden aan de commissie overlegd. 4 De klachtencommissie neemt geen klacht in behandeling indien blijkt dat: a. dezelfde klacht eerder is ingediend en door de klachtencommissie is beoordeeld; b. de klager eerder of tegelijkertijd een bezwaarschriftprocedure is gestart; c. op aangeven van klager een procedure is gestart die aan het oordeel van een rechterlijke instantie is onderworpen; d. een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is over feiten die in verband staan met de omschreven gedragingen; e. het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is; f. dezelfde klacht eerder of tegelijkertijd is ingediend bij de Raadsman SZW. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 7 Faciliteiten 1 De Secretaris-Generaal biedt de vertrouwenspersonen, de voorzitter en de (plaatsvervangend) leden van de klachtencommissie de faciliteiten die nodig zijn voor een goede uitoefening van hun werkzaamheden in het kader van deze Regeling. Desgewenst wordt voorzien in scholing, training en inschakeling van deskundige ondersteuning of advies. 2 Het secretariaat van de klachtencommissie is opgedragen aan de Directie Wetgeving Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 8 Werkwijze van de klachtencommissie 1 Per klacht komt de klachtencommissie bijeen. De fungerende voorzitter bepaalt voor de behandeling van iedere klacht de feitelijke samenstelling van de commissie. 2 De klachtencommissie beslist binnen twee weken nadat de klacht is binnengekomen of deze door de klachtencommissie in behandeling wordt genomen, of de klacht ontvankelijk is en doet mededeling van haar voorlopige bevinding aan de klager. De klachtencommissie bekijkt samen met de klager of bemiddeling, eventueel met inschakeling van de Raadsman SZW, een oplossing kan zijn. 3 artikel 6, tweede lid artikel 6, vierde lid Een klacht is ontvankelijk wanneer wordt voldaan aan de in, genoemde formele vereisten voor de indiening van de klacht, indien het ongewenste gedrag binnen de periode van één jaar voorafgaand aan de indiening van de klacht heeft plaatsgevonden en als, niet van toepassing is. 4 Indien de klachtencommissie heeft medegedeeld dat zij de klacht niet-ontvankelijk acht, kan de klager binnen twee weken zijn zienswijze op dat oordeel geven. Tenzij de klachtencommissie alsnog aanleiding ziet om de klacht (verder) in behandeling te nemen, adviseert de commissie vervolgens aan het bevoegd gezag om de klacht niet-ontvankelijk te verklaren. 5 Indien de klacht ontvankelijk wordt geacht en in behandeling wordt genomen, zendt de commissie een afschrift van de klacht en de daarbij behorende schriftelijke stukken aan de beklaagde. 6 De klachtencommissie hoort klager en beklaagde in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie is bevoegd die informatie in te winnen die zij voor de vorming van haar advies noodzakelijk acht. Zij kan betrokken personen, getuigen of deskundigen, horen of schriftelijk raadplegen, kan alle haar noodzakelijk voorkomende stukken inzien en kan onderzoek (doen) uitvoeren. De hoorzittingen zijn in beginsel niet openbaar. Van het horen wordt een verslag gemaakt. Een verslag wordt niet vastgesteld dan nadat klager en beklaagde voor zo mogelijk akkoord, maar in elk geval voor gezien hebben getekend. 7 Beide partijen kunnen zich laten bijstaan door een zelfgekozen raadspersoon. Kosten voor de bijstand door een zelfgekozen raadspersoon worden in het kader van deze Regeling niet vergoed. 8 Vergaderingen en documenten van de klachtencommissie zijn niet openbaar. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 9 Advies door de klachtencommissie 1 Alvorens een advies uit te brengen, stelt de klachtencommissie klager en beklaagde in de gelegenheid om hun zienswijze ten aanzien van het advies van de klachtencommissie mondeling dan wel schriftelijk kenbaar te maken. 2 De klachtencommissie brengt binnen acht weken na ontvangst van de klacht een schriftelijk advies uit aan het het bevoegd gezag. Als het bevoegd gezag naar de mening van de klachtencommissie te kort schiet in zijn maatregelen, zal de klachtencommissie vervolgens advies uitbrengen aan de Secretaris-Generaal. 3 Indien het advies niet binnen deze termijn kan worden uitgebracht, stelt de klachtencommissie klager en beklaagde daarvan in kennis en vermeldt daarbij een redelijke termijn waarbinnen het advies wel te verwachten is. 4 Zowel bij aanvang van de procedure als gedurende de looptijd van het onderzoek kan het bevoegd gezag en de Secretaris-Generaal op verzoek van en na overleg met de klachtencommissie tijdelijke voorzieningen treffen, indien dit voor het welzijn van de klager noodzakelijk is, dan wel als er sprake is van een voor één of meer direct betrokkenen onhoudbare situatie. 5 Het advies van de commissie kan zowel van preventieve als van corrigerende aard zijn, dan wel een combinatie van beide. Ook kunnen maatregelen geadviseerd worden om alsnog tot een oplossing te komen waarin beide partijen zich kunnen vinden. Bij het advies wordt – waar van toepassing – de schriftelijke zienswijze van klager en beklaagde gevoegd. Het verslag van het horen maakt deel uit van het advies, tenzij de commissie gewichtige redenen heeft om hiervan af te zien. In dat geval worden deze redenen in het advies vermeld. 6 Een afschrift van het advies wordt gezonden aan de klager, de beklaagde en – indien deze bij de klacht betrokken is geweest – aan de vertrouwenspersoon. 7 De beslissing inzake het uit te brengen advies wordt zo mogelijk unaniem genomen. Indien er sprake is van een meerderheids- en minderheidsstandpunt worden beide standpunten met de daaraan ten grondslag liggende overwegingen in het advies vermeld. 8 Alle aan de klachtencommissie beschikbaar gestelde stukken worden gelijktijdig met het uitbrengen van het advies aan het secretariaat van de klachtencommissie overgedragen. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 10 Beslissing van het bevoegd gezag 1 Het bevoegd gezag neemt binnen vier weken na ontvangst van het advies een beslissing op dat advies en stelt de betrokkenen en de commissie daarvan in kennis. De vertrouwenspersoon die bij de klacht betrokken is geweest ontvangt een afschrift van de beslissing. Indien de beslissing van het advies afwijkt, geeft het bevoegd gezag bij de beslissing gemotiveerd aan, waarom van het advies is afgeweken. Als het bevoegd gezag naar de mening van de klachtencommissie te kort schiet in zijn maatregelen, zal de klachtencommissie advies uitbrengen aan de Secretaris-Generaal. De Secretaris-Generaal neemt binnen vier weken van het advies een beslissing naar aanleiding van dit advies en stelt betrokkenen en de commissie daarvan in kennis. De vertrouwenspersoon die bij de klacht betrokken is geweest ontvangt een afschrift van de beslissing. 2 De termijn genoemd in het eerste lid kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de verdaging wordt schriftelijk met reden omkleed mededeling gedaan aan de klager en aan de beklaagde. 3 Tegen de beslissing, bedoeld in het eerste lid, staat geen bezwaar of beroep open. Indien klager of beklaagde van oordeel zijn, dat de klachtbehandeling onvoldoende is geweest, kunnen zij zich wenden tot de Nationale ombudsman. Van deze mogelijkheid wordt in de beslissing mededeling gedaan. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 11 Rechtsbescherming 1 Klagers, vertrouwenspersonen, de voorzitter en leden van de klachtencommissie mogen niet wegens het indienen van een klacht of uit hoofde van hun functie als vertrouwenspersoon benadeeld worden in hun positie in de organisatie. 2 Voor de beëindiging van het dienstverband – anders dan met diens instemming – van een vertrouwenspersoon en van de leden van de klachtencommissie is de goedkeuring van de Secretaris-Generaal vereist. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 12 Geheimhoudingsplicht Alle betrokkenen zullen uiterste zorg besteden aan de vertrouwelijkheid van gegevens die hen ter kennis komen. Vermelding van namen van personen in het advies of anderszins geschiedt slechts als dit naar de mening van de commissie noodzakelijk is. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 13 Jaarverslag De commissie brengt jaarlijks aan de Secretaris-Generaal een vertrouwelijk rapport uit over het aantal ontvangen klachten, de aard daarvan en de daaromtrent door de commissie gegeven adviezen. De departementale ondernemingsraad krijgt dit jaarverslag geanonimiseerd ter informatie toegestuurd. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 14 Periodiek overleg Minimaal één keer per jaar wordt op initiatief van de klachtencommissie een functioneel overleg georganiseerd. Bij dit functioneel overleg zijn betrokken: de (plv)leden van de klachtencommissie, de vertrouwenspersonen, de Raadsman SZW de bedrijfsmaatschappelijk werkers en de bedrijfsartsen. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 15 Intrekking Regeling bestrijding Seksuele Intimidatie 1996 en de Code ter voorkoming en bestrijding van discriminatie en onheuse bejegening bij SZW 1999 De bestaande Regeling bestrijding Seksuele Intimidatie, nr. SZW-C/96/2607 en de Code ter voorkoming en bestrijding van discriminatie en onheuse bejegening bij SZW, nr. PO&I/99/31364 worden ingetrokken. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 16 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005

Artikel 17 Citeertitel Deze regeling kan worden aangehaald als ‘SZW Regeling Opvang en Klachtenprocedure Ongewenste Omgangsvormen 2005’. 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 2005 232 29-11-2005 22-11-2005 01-12-2005