Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 8 mei 2007, nr. FZ/SB/2007/15219, houdende de inrichting van de directie Facilitaire Zaken alsmede doorverlening van vertegenwoordigingsbevoegdheden van de directeur Facilitaire Zaken (Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006)

Artikel 1 In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder bedrijfsvoering: de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen om de gestelde beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006

Artikel 2 De directie Facilitaire Zaken bestaat uit de volgende afdelingen: a. Beleid en ontwikkeling; b. Coördinatie inkoopbeleid en advies; c. Huisvesting; d. Services. 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 07-08-2008 01-01-2008

Artikel 3 Elk van de afdelingshoofden is binnen de door de directeur Facilitaire Zaken vastgestelde kaders, verantwoordelijk voor de volgende algemene taken: a. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging van de eigen afdeling; b. het bijdragen aan het formuleren van het directieplan vanuit de eigen afdeling en rapporteren aan de directeur over de uitvoering daarvan; c. het opstellen van een begroting en het bewaken van de voortgang en uitputting van het afdelingsbudget en andere budgetten waarvan zij de budgethouder zijn; d. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van de eigen afdeling; e. het zorgdragen voor de planning en bewaking van de productie van de eigen afdeling; f. artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht het behandelen van klachten als bedoeld in, voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006

Artikel 4 Het hoofd van de afdeling Beleid en ontwikkeling is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken: a. het ontwikkelen en evalueren van facilitair beleid voor het ministerie, onder andere op het gebied van de documentaire informatievoorziening; b. het ontwikkelen van beleid op het gebied van de arbeidsomstandigheden bij de aanschaf van materiële voorzieningen; c. het ontwikkelen van beleid op het gebied van materieel beheer; d. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van milieu; e. het adviseren van de departementsleiding op het gebied van facilitair management; f. het ontwikkelen van beleid ten aanzien van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden van de directie; g. het ontwikkelen van informatiebeleid voor de directie Facilitaire Zaken. 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 07-08-2008 01-01-2008

Artikel 5 Het hoofd van Coördinatie inkoopbeleid en advies is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken: a. het ontwikkelen van een inkoopbeleid voor het ministerie; b. de zorg voor de inkoop, waaronder het adviseren over en begeleiden van (Europese) aanbestedingsprocedures; c. het verrichten van procedurele handelingen in het kader van (Europese) aanbestedingsprocedures; d. het afvoeren van overtollige rijksgoederen van het ministerie conform de Regeling Materieel Beheer SZW. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006

Artikel 6 Het hoofd van de afdeling Huisvesting is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken: a. huisvestingsstrategie en ruimteplanning voor zowel de Haagse vestigingen als de regiokantoren, gebouw- en installatiebeheer, bouwkundig wijzigen, aanpassen van gebouw- en bedrijfsinstallaties; b. zorg voor beveiliging en veiligheid van de medewerkers in de Haagse vestigingen, inclusief bedrijfshulpverlening; c. het beheer en de exploitatie van de Haagse vestigingen, waaronder telecommunicatie, audiovisuele middelen en kunstvoorwerpen; d. het vervaardigen en beschikbaar stellen van producten en diensten op het gebied van de postale aangelegenheden en verhuizingen; e. het materieelbeheer voor de Haagse vestigingen; f. het toepassen van beleid op het gebied van de arbeidsomstandigheden bij de aanschaf van materiële voorzieningen; g. het verrichten van periodieke en algemene arbeidsomstandigheden inspecties. 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 07-08-2008 01-01-2008

Artikel 7 Het hoofd van de afdeling Services is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken: a. het opbouwen en onderhouden van klantcontacten; b. coördinatie uitbestede diensten, te weten schoonmaak, glasbewassing, catering, groenvoorziening, fitness en sanitaire voorzieningen; c. receptiediensten- en chauffeursdiensten; d. het leveren van grafische diensten en het faciliteren, adviseren en uitvoeren van het huisstijlbeleid van het ministerie; e. de interne coördinatie van bedrijfsvoeringsaangelegenheden; f. het implementeren, uitvoeren en evalueren van het beleid ten aanzien van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden; g. het adviseren van de directeur en de afdelingshoofden van de directie Facilitaire Zaken over alle aspecten van het beleid op het terrein van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden; h. het geven van sturing aan en coördinatie van het proces van integrale sturing en control binnen de directie Facilitaire Zaken; i. het organiseren, interpreteren en analyseren van stuur- en beheersinformatie; j. het zorgdragen voor de administratieve en financiële voorbereiding voor het financiële afhandelingsproces; k. het zorgdragen voor een register waarin de handtekeningen van vertegenwoordigingsbevoegden zijn opgenomen; l. het zorgdragen voor het (functioneel) beheer van de informatiesystemen van de directie Facilitaire Zaken. 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 07-08-2008 01-01-2008

Artikel 8 Vervallen 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 07-08-2008 01-01-2008

Artikel 9 Aan de afdelingshoofden wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de taken van de eigen afdeling. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006

Artikel 10 Aan de afdelingshoofden, alsmede aan de onder hen ressorterende teamleiders, wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling, dan wel het eigen team, voor zover het betreft: a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers; b. het houden van manager-medewerker gesprekken; c. verlof van medewerkers, niet zijnde buitengewoon verlof. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006

Artikel 11 1 artikelen 3 tot en met 8 artikel 12 Aan de hoofden van de afdelingen wordt volmacht verleend tot het aangaan van overeenkomsten die betrekking hebben op hun taken, bedoeld in de, tot maximaal de Europese aanbestedingsgrens met uitzondering van de overeenkomsten, bedoeld in; 2 Het aangaan van overeenkomsten voor het inhuren van personeel is voorbehouden aan de directeur Facilitaire Zaken. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006

Artikel 12 Aan het hoofd van de afdeling Services wordt volmacht verleend tot het aangaan van de volgende overeenkomsten tot een waarde van € 500.000 per overeenkomst: a. overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht; b. overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie. 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 2008 149 05-08-2008 16-06-2008 FZ/DIR/2008/17404 07-08-2008 01-01-2008

Artikel 13 Aan de adviseurs inkopen en aanbesteden van de afdeling Coördinatie Inkoopbeleid en Advies wordt mandaat en machtiging verleend om in het kader van (Europese) aanbestedingsprocedures procedurele handelingen te verrichten en stukken te ondertekenen en vast te stellen, voor zover het niet betreft: a. het toezenden van beoordelingsresultaten aan inschrijvers; b. de beantwoording van schriftelijke reacties van derden betreffende aanbestedingsprocedures. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006

Artikel 14 Bij afwezigheid of verhindering van de directeur Facilitaire Zaken worden diens verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de duur van de afwezigheid of verhindering, waargenomen door een door de directeur Facilitaire Zaken aan te wijzen afdelingshoofd. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006

Artikel 15 De hoofden van de afdelingen kunnen na voorafgaande schriftelijke toestemming van de directeur Facilitaire Zaken bevoegdheden doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006

Artikel 16 Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Algemene Zaken 2006 Hetwordt ingetrokken. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006

Artikel 17 Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 mei 2006. Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006. 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 2007 113 15-06-2007 08-05-2007 FZ/SB/2007/15219 15-06-2007 01-05-2006