Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 26 mei 2009, nr. DDI/BO/09/161, tot vaststelling van regels voor het beheer van archiefbescheiden van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Archiefbeheersregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2009)

Artikel 1 In deze regeling en de daarop gebaseerde procedures en voorschriften wordt verstaan onder: a. archief: het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het ministerie, b. archiefbescheiden: 1° bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; 2° bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan; 3° bescheiden, ongeacht hun vorm, welke als gevolg van overeenkomsten met of beschikkingen van het ministerie in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; en 4° wet artikel 7 van de wet reproducties, ongeacht vorm, welke bij of krachtens dein de plaats zijn gesteld van de onder het eerste, tweede of derde lid bedoelde archiefbescheiden of welke op grond vanzijn vervaardigd. c. archiefbeheer: het geheel van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen, te bewaren en beschikbaar te stellen, d. archiefbeheerssysteem: het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, programmatuur, apparatuur, voorzieningen en andere middelen, bestemd tot het beheer van archiefbescheiden, e. archiefmedewerker: medewerker die is belast met archiefbeheer, f. besluit: Archiefbesluit 1995 het, g. CBI: Centrum tot Bevordering van de Import uit ontwikkelingslanden, agentschap van het ministerie, gevestigd te Rotterdam, h. chef de Poste: artikel 7 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken hoofd van een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland als bedoeld in, i. DDI: Directie Documentaire Informatievoorziening, j. departement: de verzameling organisatieonderdelen die als geheel het ministerie vormen, met uitzondering van de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland, k. deelarchief: het geheel van archiefbescheiden van een organisatieonderdeel, l. directeur: artikel 1 lid f en g van de Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004 persoon bedoeld in, m. document: geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op één of meer gegevensdragers, n. dossiermap: een analoge of digitale houder om archiefbescheiden in hun onderlinge samenhang bijeen te houden, o. gegeven: weergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat, p. gegevensdrager: medium waarmee informatie kan worden overgebracht en opgeslagen, bv. papier, celluloid, elektromagnetische en optische media, q. geordende staat: rangschikking van archiefbescheiden zoals beschreven op grond van procedures en voorschriften, r. goede staat: zodanige staat van de gegevensdrager en de daarop vastgelegde informatie, alsmede een zodanig beheer dat raadpleging nu en in de toekomst mogelijk blijft, s. informatie: gegevens verzamelt en uitgewerkt om te dienen als communicatie tussen personen, t. medewerker: artikel 8 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken persoon bedoeld in, niet zijnde een archiefmedewerker, u. metadata: gegevens die de context, inhoud, structuur en gedrag van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven, v. minister: de Minister van Buitenlandse Zaken, w. ministerie: het Ministerie van Buitenlandse Zaken, x. ontsluiting: het in toegankelijke staat brengen van archiefbescheiden door het vervaardigen van toegangen en andere hulpmiddelen, y. opheffing: organisatiewijziging waarbij taken van een organisatieonderdeel worden beëindigd of overgedragen aan een ander overheidsorgaan of rechtspersoon, z. organisatieonderdeel: een onderdeel van het ministerie dat met toegewezen bevoegdheden en middelen één of meerdere taken uitvoert onder ministeriële verantwoordelijkheid en waarvoor een eigen deelarchief wordt gevormd, aa. overdragen: het verplaatsen van het archiefbeheer naar een ander organisatieonderdeel van het ministerie, bb. post: Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland als organisatieonderdeel van het ministerie, cc. privatisering: situatie waarbij taken van een organisatieonderdeel worden overgedragen aan een persoon of organisatie die geen publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid heeft, dd. reorganisatie: organisatiewijziging waarbij taken van een organisatieonderdeel worden overgedragen aan een ander organisatieonderdeel, dan wel naar een persoon of organisatie buiten het ministerie die publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid heeft, ee. taak: een opdracht, gebaseerd op algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving, die gericht is op het realiseren van een doel voor het oplossen of verkleinen van een probleem van de omgeving (primaire taak) of op het mogelijk maken van het verrichten van deze eerstgenoemde taak (secundaire taak), ff. toegankelijke staat: toestand waarbij archiefbescheiden zodanig zijn geordend en van ingangen zijn voorzien dat zij kunnen worden geraadpleegd, gg. vernietigingstermijn: termijn gedurende welke archiefbescheiden op basis van een geldende selectielijst in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gehouden alvorens te worden vernietigd of overgebracht, hh. vervanging: reproductie van archiefbescheiden met als doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te kunnen gaan. ii. wet: Archiefwet 1995 de, en jj. zaak: eindigend complex van handelingen betreffende een bepaald geval of gebeurtenis. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 2 Minister 1 artikel 1, onderdeel d, van de wet De minister is zorgdrager in de zin vanvoor de archiefbescheiden van het ministerie en het CBI. 2 Deze regeling is van toepassing op alle organisatieonderdelen van het ministerie. 3 Indien een andere rechtspersoon namens de minister optreedt, berust de zorg voor de archiefbescheiden die in dat kader worden gevormd bij de minister. 4 De zorg van de minister eindigt door overbrenging, vervreemding of vernietiging van de archiefbescheiden. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 3 Secretaris-Generaal 1 De Secretaris-Generaal is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het ministerie. 2 De Secretaris-Generaal, dan wel de plaatsvervangend Secretaris-Generaal: a. Stelt (strategische) beleidskaders vast ten aanzien voor het archiefbeheer; b. Stelt nadere regelgeving vast ten aanzien van het archiefbeheer; c. Stelt voldoende en deskundige archiefmedewerkers aan; d. Voorziet in voldoende en geschikte archiefruimtes; e. Voorziet in voldoende financiële middelen voor archiefbeheer; en f. Verstrekt op aanvraag van de Erfgoedinspectie gegevens met betrekking tot de staat van archiefbescheiden en de wijze waarop de zorg en het beheer vorm wordt gegeven door het ministerie. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 4 Directeuren en Chefs de Poste 1 Directeuren en Chefs de Poste: a. Zijn verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het organisatieonderdeel overeenkomstig deze regeling en de daarop gebaseerde procedures en voorschriften; b. artikel 6 Zien toe op de naleving van het gestelde in; c. Verstrekken juiste en volledige gegevens over het archiefbeheer aan de Secretaris-Generaal, de plaatsvervangend Secretaris-Generaal, Directeur DDI en de Erfgoedinspectie; en d. Verlenen medewerking aan onderzoek naar het archiefbeheer, ingesteld vanwege de Secretaris-Generaal, de plaatsvervangend Secretaris-Generaal, Directeur DDI en de Erfgoedinspectie. 2 Directeuren sluiten een dienstverleningsovereenkomst met directeur DDI voor uitvoering van het archiefbeheer. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 5 Directeur DDI Directeur DDI is verantwoordelijk voor: a. Het voorbereiden en opstellen van (strategische) beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van archiefbeheer en het bijdragen aan kennismanagement; b. Het onderhouden van contacten, voeren van overleg en het vertegenwoordigen van het ministerie in departementale, interdepartementale en internationale gremia op het gebied van archiefbeheer; c. Het formuleren van technische en functionele eisen die betrekking hebben op archiefbescheiden, het beheer van deze archiefbescheiden en de hulpmiddelen die hierbij gebruikt worden; d. Het opstellen van de beheersregeling documentaire informatievoorziening, alsmede het opstellen, onderhouden en vaststellen van procedures en voorschriften ter nadere uitwerking van deze regeling; e. Het houden van toezicht op de staat van archiefbescheiden van het ministerie en de wijze en kwaliteit van het archiefbeheer, opdat wordt voldaan aan wet- en regelgeving waaronder deze regeling en de daarop gebaseerde procedures en voorschriften en het hierover rapporteren aan de Secretaris-Generaal; f. Het ondersteunen en adviseren van Chefs de Poste bij de inrichting en uitvoering van het archiefbeheer; g. artikel 4, tweede lid Uitvoering van het archiefbeheer op het departement overeenkomstig daartoe afgesloten dienstverleningsovereenkomst als bedoeld in; h. Het beheren van de (centrale) archiefruimten van het departement; i. Het opstellen, onderhouden en doen vaststellen van selectielijsten voor het ministerie; en j. Het verzorgen van opleidingen voor medewerkers met taken op het gebied van archiefbeheer. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 6 Medewerkers Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het zo spoedig mogelijk na behandeling aanbieden aan het archief van inkomende documenten en kopieën van uitgaande documenten die zij gebruiken bij de uitvoering van hun werkzaamheden. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 7 Archiefmedewerkers Archiefmedewerkers zijn verantwoordelijk voor het verrichten of laten verrichten van archiefbeheer. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 8 Registratie 1 Registratie van bij het ministerie ingekomen respectievelijk uitgaande documenten vindt plaats door het desbetreffende organisatieonderdeel. 2 Per organisatieonderdeel worden afspraken gemaakt over welke categorieën documenten worden geregistreerd en de gegevens die daarbij worden vastgelegd. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 9 Afdoening De directeuren en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor de afdoening van documenten binnen de gestelde termijn, dan wel binnen een redelijke termijn, een en ander met in achtneming van hetgeen gesteld in wet- en regelgeving. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 10 Dossiervorming 1 Dossiervorming vindt zaaksgewijs plaats. Alle archiefbescheiden die op één zaak betrekking hebben, worden samengevoegd in één dossiermap, tenzij dit niet doelmatig is. 2 Dossiervorming geschiedt zodanig dat selectie voor bewaren of vernietigen kan plaatsvinden in overeenstemming met de in vastgestelde selectielijsten vermelde selectiecriteria. 3 Dossierordening en -ontsluiting geschiedt op basis van vastgestelde procedures en voorschriften. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 11 Toegankelijkheid 1 Het archiefbeheerssysteem waarborgt de duurzaam toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat: a. Elk archiefbescheid binnen een redelijke termijn kan worden teruggevonden; en b. Elk archiefbescheid binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is. 2 Dossiermappen worden geregistreerd met daarvoor door directeur DDI aangewezen hulpmiddelen. 3 Van dossiermappen worden tenminste de volgende gegevens geregistreerd: a. uniek identificatienummer; b. organisatieonderdeel; c. logische ordening; d. dossieromschrijving; e. looptijd; en f. verblijfplaats. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 12 Interne beschikbaarstelling 1 Directeuren en Chefs de Poste stellen op basis van geldende wet- en regelgeving procedures en voorschriften vast met betrekking tot het beschikbaar stellen van archiefbescheiden van hun organisatieonderdeel aan medewerkers van het ministerie. 2 Archiefmedewerkers stellen, met inachtneming van de procedures en voorschriften genoemd in het eerste lid, archiefbescheiden beschikbaar aan geautoriseerde medewerkers van het ministerie. 3 Van de beschikbaarstelling als bedoeld in het tweede lid wordt een administratie bijgehouden. 4 Verwijdering van archiefbescheiden uit dossiermappen is uitsluitend toegestaan op basis van vastgestelde selectielijsten, door of namens de archiefmedewerkers. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 13 Externe beschikbaarstelling 1 Wet openbaarheid van bestuur Archiefbescheiden worden door de directeur of Chef de Poste op verzoek aan derden ter beschikking gesteld, met in achtneming van toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de. 2 De behandeling van verzoeken tot beschikbaarstelling die betrekking hebben op politiek of anderszins gevoelige informatie wordt afgestemd met het desbetreffende organisatieonderdeel, de afdeling Bestuursrecht van de Directie Juridische Zaken en vervolgens aan de desbetreffende directeur of Chef de Poste voorgelegd. 3 Indien het verzoek tot beschikbaarstelling wordt ingewilligd, kan de aanvrager de desbetreffende archiefbescheiden gedurende een periode van maximaal twee maanden tijdens kantooruren komen inzien. 4 Indien de aard of mate van beschikbaarstelling of gebruik van de opgevraagde archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is het mogelijk dat in plaats van de originele archiefbescheiden reproducties ter beschikking worden gesteld. 5 Van de beschikbaarstelling als bedoeld in het eerste lid wordt een administratie bijgehouden. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 14 Afsluiten en selecteren 1 Afgesloten dossiers worden voorzien van een vernietigingstermijn op basis van vastgestelde selectielijsten. 2 De bewaring of vernietiging van semi-statische archiefbescheiden waarin persoonsgegevens zijn opgenomen is gebaseerd op de voor de dossiers van toepassing zijnde selectielijsten. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 15 Overdragen 1 Directeur DDI is belast met het archiefbeheer van semi-statische archiefbescheiden die voor overbrenging naar het Nationaal Archief in aanmerking komen. 2 De in het eerste lid genoemde semi-statische archiefbescheiden worden daartoe overgedragen aan Directeur DDI en ondergebracht in de centrale archiefruimte van het departement of andere door directeur DDI aangewezen archiefruimten. 3 Overdracht van semi-statische archiefbescheiden geschiedt op basis van door directeur DDI vastgestelde procedures en voorschriften. 4 Van de overdracht wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgedragen semi-statische archiefbescheiden. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 16 Vernietigen 1 Archiefbescheiden worden uitsluitend vernietigd indien: a. Dit gebeurt overeenkomstig een geldende selectielijst; b. artikel 20 Er spraken is van noodvernietiging als bedoeld in; c. artikel 25 Archiefbescheiden ingevolgevervangen zijn. 2 Directeur DDI en de Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor het vernietigen van archiefbescheiden waarvan de vernietigingstermijn, zoals vermeld in de van toepassing zijnde selectielijst, is verstreken. 3 Voordat vernietiging plaats kan vinden, dienen directeur DDI en de desbetreffende directeur of Chef de Poste hiervoor schriftelijke toestemming te hebben verleend. 4 Vernietiging geschiedt zodanig dat het niet mogelijk is op enige wijze nog enige informatie uit de resten te herleiden. 5 Van de vernietiging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vernietigde archiefbescheiden. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 17 Overbrengen 1 artikel 15 De semi-statische archiefbescheiden bedoeld inworden indien zij de leeftijd van 20 jaar hebben bereikt binnen een periode van 10 jaar, door directeur DDI in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar het Nationaal Archief. 2 De over te brengen semi-statische archiefbescheiden zijn voorzien van een document waarin is vermeld op welke wijze de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van deze archiefbescheiden zijn geregeld. 3 Met de over te brengen semi-statische archiefbescheiden, wordt voor zover onmisbaar voor raadpleging, ook de toepassingsprogrammatuur en bijbehorende documentatie om de programmatuur te beheren overgedragen. 4 Van de overbrenging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de overgebrachte semi-statische archiefbescheiden. 5 In de verklaring kunnen beperkingen aan de openbaarheid van de over te brengen semi-statische archiefbescheiden worden gesteld. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 18 Toepassing De bepalingen in deze regeling zijn van toepassing op alle archiefbescheiden van het ministerie, tenzij voor archiefbescheiden, waaronder bijzondere archiefbescheiden, op grond van wet- en regelgeving afwijkende bepalingen gelden. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 19 Selectielijsten 1 artikel 2 tot en met 5 van het Besluit Selectielijsten worden opgesteld overeenkomstigen worden zowel op regelmatige basis, als naar aanleiding van organisatieveranderingen geactualiseerd. 2 Selectielijsten bevatten een vermelding van de periode waarop zij betrekking hebben, alsmede een overzicht van de eenduidige selectiecriteria die worden gehanteerd. 3 Op verzoek van directeur DDI verlenen directeuren, Chefs de Poste, medewerkers en archiefmedewerkers, deskundig met betrekking tot de taken, handelingen en werkprocessen van het organisatieonderdeel, medewerking aan activiteiten genoemd in het eerste lid. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 20 Noodvernietiging 1 Organisatieonderdelen beschikken over een noodvernietigingsplan, waarin de noodvernietiging of overbrenging van archiefbescheiden is geregeld. 2 Een noodvernietiging of overbrenging wordt uitgevoerd in overleg met of in ieder geval na kennisgeving aan de minister. 3 Directeur DDI stelt de Erfgoedinspectie van een noodvernietiging op de hoogte. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 21 Reorganisatie 1 Bij een organisatiewijziging, zoals reorganisatie, opheffing of privatisering, waarbij overheidsorganen worden samengevoegd, gesplitst, ingesteld of opgeheven, dan wel waarbij een of meerdere taken worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, wordt door de desbetreffende directeur of Chef de Poste, in overleg met directeur DDI, een voorziening getroffen voor de desbetreffende archiefbescheiden. 2 Bij een organisatiewijziging wordt het deelarchief van het desbetreffende organisatieonderdeel afgesloten. Het nieuwe organisatieonderdeel of de geprivatiseerde organisatie begint een nieuw (deel)archief. 3 artikelen 2 3 4 van het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie Bij de totstandkoming van de voorziening, bedoeld in het eerste lid, houdt de directeur of Chef de Poste rekening met het gestelde in de,en. 4 Bij de instelling van tijdelijke organisatieonderdelen wordt, in overleg met directeur DDI, een voorziening getroffen voor het archiefbeheer van de archiefbescheiden na opheffing van het organisatieonderdeel. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 22 Uitbesteding Een regeling waarbij taken en bevoegdheden namens de minister worden uitgevoerd door een andere rechtspersoon bevatten een voorziening omtrent het archiefbeheer, overeenkomstig het gestelde in deze regeling. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 23 Vervreemding 1 Directeuren en Chefs de Poste kunnen archiefbescheiden die niet naar het Nationaal Archief zijn overgebracht in overleg met directeur DDI vervreemden. 2 Voor vervreemding is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift. 3 artikel 2, eerste lid van het Besluit Bij vervreemding als bedoeld in het eerste lid wordt rekening gehouden met de belangen genoemd in. 4 Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervreemde archiefbescheiden. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 24 Materiële verzorging 1 Directeuren en de Chefs de Poste beheren archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen zodanig dat bij het raadplegen van deze archiefbescheiden na tenminste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren. 2 Directeuren en Chefs de Poste dragen zorg voor een goede staat van archiefbescheiden gedurende hun vernietigingstermijn. 3 Regeling duurzaamheid archiefbescheiden De materialen die het ministerie gebruikt bij het opmaken van archiefbescheiden voldoen aan de eisen gesteld in de. 4 artikel 25 Indien door de aard van de oorspronkelijk gebruikte materialen of programmatuur of enige andere oorzaak niet langer kan worden voldaan aan hetgeen bepaald in het eerste lid of tweede lid, wordt overgegaan tot vervanging als bedoeld in. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 25 Vervanging 1 Directeuren en Chefs de Poste besluiten in overleg met of op voorstel van directeur DDI tot vervanging. 2 Vervanging van archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. 3 Voor vervanging van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist. 4 Van de vervanging wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van de vervangen archiefbescheiden. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 26 Archiefruimten 1 Semi-statische archiefbescheiden worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten. 2 Directeur DDI en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor het aanwijzen, inrichten, onderhouden en beveiligen van één of meerdere archiefruimten voor de opslag van dynamische en semi-statische archiefbescheiden. 3 Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen Directeur DDI is verantwoordelijk voor het inrichten, onderhouden en beveiligen van de centrale archiefruimte van het ministerie of andere daartoe aangewezen ruimten, overeenkomstig de. 4 Directeur DDI en Chefs de Poste dragen zorg voor het zodanig situeren en inrichten van archiefruimten dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van calamiteiten zo min mogelijk gevaar lopen. 5 Directeur DDI en Chefs de Poste dragen zorg voor een zodanige klimaatbeheersing en luchtzuivering in archiefruimten dat het natuurlijk verval en de aantasting door milieu-invloeden van archiefbescheiden tot een minimum wordt beperkt. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 27 Verhuizing Bij verhuizing van het organisatieonderdeel is directeur DDI of de desbetreffende Chef de Poste verantwoordelijk voor: a. De meeverhuizing van het deelarchief van het organisatieonderdeel; en b. Het aanpassen of realiseren van voorzieningen die het mogelijk maken het archiefbeheer van het deelarchief na de verhuizing onverminderd voort te zetten. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 28 Digitale archiefbescheiden De ordening en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden, zoals gerealiseerd door middel van de toepassingsprogrammatuur, maakt onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 29 Directeuren en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor het doen vastleggen van tenminste de volgende gegevens: a. De benaming van toepassingsprogrammatuur waarmee digitale archiefbescheiden worden ontvangen en opgemaakt, inclusief versienummer; en b. De beschrijving van het platform, met naam en versie van de besturingsprogrammatuur en met naam en type van de apparatuur. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 30 Directeuren en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor het doen inrichten, onderhouden en bewaren van toepassingsprogrammatuur, besturingsprogrammatuur en apparatuur, met inbegrip van nieuwere versies, zodanig dat de authenticiteit, leesbaarheid, betrouwbaarheid en beveiliging van de daarin opgeslagen archiefbescheiden wordt gewaarborgd gedurende hun vernietigingstermijn. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 31 1 Indien kans bestaat dat, als gevolg van wijzigingen in de besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of apparatuur, de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden wordt aangetast, gaat de directeur of Chef de Poste, na overleg met of op voorstel van directeur DDI, over tot conversie of migratie. 2 Van de conversie of migratie wordt een verklaring opgemaakt, die een specificatie bevat van de geconverteerde of gemigreerde archiefbescheiden en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of na de conversie of migratie de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat is behouden. 3 artikel 25 Indien de conversie of migratie van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden niet geschiedt met het behoud van hetgeen gesteld in het vorige lid, is er sprake van vervanging als bedoeld in. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 32 Directeuren en Chefs de Poste zijn verantwoordelijk voor het doen vastleggen van eisen ten aanzien van: a. De inhoud, vorm, structuur en het gedrag van digitale archiefbescheiden, voor zover deze kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; b. Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden werden ontvangen of opgemaakt; en c. De samenhang met andere door het ministerie ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 33 Intrekking Beheersregels documentaire informatievoorziening BZ 2005 Deworden ingetrokken. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 34 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009

Artikel 35 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Archiefbeheersregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2009. 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 2009 10622 16-07-2009 26-05-2009 DDI/BO/09/161 18-07-2009