Regeling van de Minister van Financiën inzake de Audit Committees binnen de rijksdienst (Regeling Audit Committees 2012)

Artikel 1 Taak en taakinvulling van het Audit Committee 1 Het Audit Committee heeft tot taak het adviseren van het departementale management op ten minste de volgende drie terreinen: – het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële verslaggeving; – de regie op het auditbeleid; – het risicomanagementbeleid en de uitkomsten daarvan. 2 Het Audit Committee legt zijn adviezen ten aanzien van het risicomanagementbeleid en de uitkomsten daarvan schriftelijk vast ten behoeve van het departementale management, voordat dit management de departementale risicoanalyse vaststelt. 3 Het Audit Committee regelt zijn huishoudelijke aangelegenheden in een huishoudelijk reglement. 2012 8252 01-05-2012 2012 8252 01-05-2012 01-05-2012

Artikel 2 Samenstelling en externe leden 1 Het Audit Committee bestaat tenminste uit twee onafhankelijke externe leden, naast de leden uit of namens het departementale management. De betrokken minister benoemt een van de leden van het Audit Committee tot voorzitter. 2 De algemeen directeur ADR of de betrokken directeur DAD en de betrokken directeur FEZ ondersteunen het Audit Committee als deskundigen bij zijn advisering van het departementale management. 3 De Algemene Rekenkamer is agendalid van het Audit Committee. Op verzoek van de Algemene Rekenkamer stelt het Audit Committee de Algemene Rekenkamer in de gelegenheid om de vergaderingen of delen van de vergaderingen van het Audit Committee bij te wonen. 4 Het Audit Committee stelt een profielschets vast voor de werving en selectie van externe leden, rekening houdend met zijn taken en met de gewenste deskundigheid, achtergrond en ervaring van de externe leden. Ten minste één extern lid dient te beschikken over relevante financiële expertise op het terrein van openbare financiën. 5 De externe leden worden geselecteerd op basis van de vastgestelde profielschets voor een maximale zittingsduur die door het Audit Committee is vastgelegd. Het Audit Committee legt de uitkomsten van de selectieprocedure schriftelijk vast. 6 De voorzitter van het Audit Committee draagt de geselecteerde nieuwe externe leden voor benoeming en de verlenging van de zittingsduur van eerder benoemde externe leden voor herbenoeming voor aan de betrokken minister. Ontslag van externe leden binnen de zittingsduur kan slechts worden verleend door de betrokken minister. 7 De externe leden van het Audit Committee kunnen het departementale management verzoeken om ondersteuning en toegang tot alle informatie die zij voor de uitoefening van hun functie nodig vinden. Tevens kunnen de individuele externe leden van het Audit Committee verzoeken om met functionarissen binnen het departement te spreken en in het bijzonder met de betrokken directeur FEZ en de algemeen directeur ADR of de betrokken directeur DAD. 8 De externe leden hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot alle informatie waarvan zij uit hoofde van hun functie kennis dragen. 2012 8252 01-05-2012 2012 8252 01-05-2012 01-05-2012

Artikel 3 Secretariaat en agendabepaling 1 Het Audit Committee benoemt een ambtelijk secretaris. De secretaris voert het secretariaat en onderhoudt het archief van het Audit Committee. 2 De secretaris stelt in overleg met de voorzitter van het Audit Committee de agenda op, nadat alle leden, de betrokken directeur FEZ en de algemeen directeur ADR of de betrokken directeur DAD de mogelijkheid is geboden om onderwerpen voor de agenda voor te dragen. 3 De secretaris stelt van iedere vergadering van het Audit Committee een schriftelijk verslag op, dat tevens ter beschikking wordt gesteld aan de betrokken minister. In het verslag worden eventuele afwijkende standpunten van een of meer individuele externe leden van het Audit Committee opgenomen. 2012 8252 01-05-2012 2012 8252 01-05-2012 01-05-2012

Artikel 4 Vergaderfrequentie 1 Het Audit Committee komt minimaal vier keer per jaar bijeen of zoveel vaker als de voorzitter noodzakelijk acht. De vergaderingen sluiten zoveel mogelijk aan bij belangrijke momenten in de departementale planning- en controlcyclus. 2 Extra vergaderingen kunnen worden bijeengeroepen op initiatief van de voorzitter, al dan niet op verzoek van de overige leden van het Audit Committee, de betrokken directeur FEZ en de algemeen directeur ADR of de betrokken directeur DAD. 2012 8252 01-05-2012 2012 8252 01-05-2012 01-05-2012

Artikel 5 Bezoldiging externe leden 1 Wet ‘Vergoedingen adviescolleges en commissies’ Besluit ‘Vergoedingen adviescolleges en commissies’ De externe leden van het Audit Committee kunnen een financiële vergoeding voor hun werkzaamheden ontvangen. Deze vergoeding gaat de bedragen op grond van deen het(Stb. 2009, 5) niet te boven. 2 De financiële vergoeding wordt per extern lid op voorstel van de voorzitter van het Audit Committee vastgesteld door de minister. 2012 8252 01-05-2012 2012 8252 01-05-2012 01-05-2012

Artikel 6 Evaluatie en verslaglegging functioneren Audit Committee en regeling 1 Het Audit Committee voert minimaal één keer in de twee jaar een zelfevaluatie uit op zijn functioneren. De uitkomsten van deze evaluatie worden schriftelijk vastgelegd door het Audit Committee en aan de betrokken minister aangeboden. 2 artikel 1 De evaluatie omvat minimaal de taakvervulling door het Audit Committee ten aanzien van de ingenoemde terreinen en de gemaakte keuzes bij de toepassing van de regeling. 3 Het functioneren van het Audit Committee wordt periodiek geëvalueerd. 4 De toepassing van de regeling in de praktijk en de ervaringen hiermee worden na twee jaar geëvalueerd door de Minister van Financiën, mede op basis van de uitkomsten van de zelfevaluaties van de Audit Committees. 5 De activiteiten van het Audit Committee alsmede de uitkomsten van de evaluaties over het functioneren van het Audit Committee worden vermeld in het departementaal jaarverslag. 2012 8252 01-05-2012 2012 8252 01-05-2012 01-05-2012

Artikel 7 Inwerkingtreding en publicatie 1 Regeling Audit Committees 2012. Deze regeling kan worden aangehaald als: 2 Zij wordt ter kennis gebracht van de Algemene Rekenkamer en zal voorts openbaar worden gemaakt door publicatie in het Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (www.minfin.nl/hafir) en plaatsing van de regeling en toelichting in de Staatscourant. 3 Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 mei 2012. 2012 8252 01-05-2012 2012 8252 01-05-2012 01-05-2012