Regeling van de Minister van Veiligheid en Justitie van 19 juni 2014, nummer 513217, houdende de archiefbeheersregels voor het Ministerie van Veiligheid en Justitie (Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014)

Artikel 1 Begrippen In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: a. archiefbeheer: de uitvoerende werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden; b. archiefbescheiden: artikel 1, aanhef en onder c, van de Archiefwet 1995 archiefbescheiden als bedoeld in; c. archiveringsysteem: het geheel van mensen, kennis, middelen, methoden, procedures en archiefbescheiden dat nodig is om archiveringsfuncties te kunnen vormgeven; d. dienstonderdeel: Organisatieregeling Ministerie van Veiligheid en Justitie 2011 Organisatieregeling dienstonderdelen OM 2012 onderdeel van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, zoals genoemd in deen de; e. metadata: gegevens die context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en hun beheer beschrijven; f. minister: de Minister van Veiligheid en Justitie; g. ministerie: het Ministerie van Veiligheid en Justitie; h. registratiesysteem: middel voor het toekennen van metadata aan archiefbescheiden en het opnemen van deze metadata waardoor toegang wordt gegeven tot het archief. 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 02-07-2014

Artikel 2 Werkingsgebied Deze regeling is van toepassing op de dienstonderdelen. 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 02-07-2014

Artikel 3 Regeling verantwoordelijkheden 1 De minister is zorgdrager voor de archiefbescheiden van het ministerie. 2 De secretaris-generaal is ambtelijk verantwoordelijk voor het archiefbeheer en het archiefbeleid van het ministerie. 3 De secretaris-generaal kan nadere regels vaststellen ten aanzien van het archiefbeheer. 4 Het hoofd van de directie Informatisering en Inkoop is belast met: a. formulering en onderhoud van het archiefbeleid van het ministerie; b. advisering over informatie- en communicatietechnologie en projecten op dat gebied; c. coördinatie van de vaststelling van selectielijsten; d. toezicht op het opstellen van een regeling voor het archiefbeheer ten aanzien van werkzaamheden die een dienstonderdeel of het ministerie overschrijden en e. advisering over archiefbeheer en -beleid als gevolg van reorganisaties. 5 Het hoofd van een dienstonderdeel is belast met: a. formulering, vaststelling, implementatie en onderhoud van het archiefbeleid voor zijn dienstonderdeel; b. inrichting van een archiveringsysteem voor zijn dienstonderdeel; c. vormgeving van het archiefbeheer voor zijn dienstonderdeel; d. vaststelling van een regeling voor het archiefbeheer, indien sprake is van werkzaamheden die zijn dienstonderdeel of het ministerie overschrijden. 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 02-07-2014

Artikel 4 Toezicht op het archiveringsysteem en de archiveringsfuncties Het hoofd van een dienstonderdeel rapporteert over het toezicht op het archiveringsysteem en de archiveringsfuncties in de jaarlijkse Planning & Control cyclus. 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 02-07-2014

Artikel 5 Middelen 1 Het hoofd van een dienstonderdeel stelt voldoende financiële middelen beschikbaar voor het archiefbeheer. 2 Het hoofd van een dienstonderdeel ziet erop toe dat gegevensdragers, schrijfstoffen en verpakkingsmaterialen voldoen aan de eisen die in wet- en regelgeving daaraan worden gesteld om het archiefbeheer naar behoren te kunnen vormgeven. 3 Het hoofd van een dienstonderdeel ziet erop toe dat zijn dienstonderdeel beschikt over een registratiesysteem dat voldoet aan de functionele eisen in wet- en regelgeving. 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 02-07-2014

Artikel 6 Inwerkingtreding 1 De kaderregeling DIV van 24 november 1999, nr. 807133/99/DBOB wordt ingetrokken. 2 Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst. 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 02-07-2014

Artikel 7 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014. 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 2014 17938 30-06-2014 19-06-2014 513217 02-07-2014