Regeling informatiebeheer Defensie 2015

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. informatiebeheer: werkzaamheden om informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende informatieobjecten; b. informatieobjecten: artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995 archiefbescheiden als bedoeld in; c. Chief Information Officer: artikel 1, onder g artikel 8 van het Algemeen organisatiebesluit Defensie 2021 Chief Information Officer als bedoeld in, en; d. defensieonderdeel: de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando, het Commando Materieel en IT dan wel de Bestuursstaf; e. Minister: Minister van Defensie; f. organisatie-eenheid: eenheid bij een defensieonderdeel; g. persoonsbescheiden: informatieobjecten die betrekking hebben op een Defensiemedewerker; h. Secretaris-Generaal: Secretaris-Generaal van Defensie; i. vervanging: reproductie van informatieobjecten met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke informatieobjecten over te kunnen gaan; j. vervangingsbesluit: artikel 7 van de Archiefwet 1995 besluit als bedoeld in; k. zorg: artikel 3 van de Archiefwet 1995 bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer, als bedoeld in; l. zorgdrager: Minister van Defensie. 2024 36050 06-11-2024 23-10-2024 BS2024027965 2024 36050 06-11-2024 23-10-2024 BS2024027965 07-11-2024

Artikel 2 Minister en Secretaris-Generaal 1 artikel 1 van de Archiefwet 1995 De Minister is zorgdrager in de zin vanvoor de informatieobjecten van het ministerie. 2 De Secretaris-Generaal is verantwoordelijk voor het informatiebeheer en stelt de op dit terrein benodigde regelingen en algemene voorschriften vast. 3 De Secretaris-Generaal is bevoegd tot de- of herrubricering van informatieobjecten die in aanmerking komen voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats. 4 De Secretaris-Generaal stelt het Besluit beperking openbaarheid vast indien bij de overbrenging naar een archiefbewaarplaats beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid van de informatieobjecten. 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 01-10-2015

Artikel 3 Plaatsvervangend Secretaris-Generaal en commandanten van defensieonderdelen 1 De plaatsvervangend Secretaris-Generaal en de commandanten van de defensieonderdelen zijn ten aanzien van het informatiebeheer van het eigen defensieonderdeel verantwoordelijk voor: a. het met inachtneming van geldende regelgeving en voorschriften beheren van de informatieobjecten; b. het faciliteren en ondersteunen van informatiebeheer. 2 De plaatsvervangend Secretaris-Generaal en de commandanten van de defensieonderdelen: a. verstrekken de Chief Information Officer en de Directeur Joint Informatievoorzieningscommando volledige gegevens over de verblijfplaats van de door het defensieonderdeel beheerde informatieobjecten, de staat waarin de informatieobjecten verkeren en over de wijze waarop de zorg voor de informatieobjecten wordt vormgegeven; b. verlenen de Directeur Joint Informatievoorzieningscommando toegang tot ruimten waarin zich informatieobjecten bevinden die niet onder zijn beheer staan en toegang tot digitale opslag van informatieobjecten, ten behoeve van archiefonderzoek namens de Secretaris-Generaal of namens de Algemene Rijksarchivaris; c. artikel 8, derde lid, onder a oefenen de bevoegdheid uit, genoemd in. 2024 36050 06-11-2024 23-10-2024 BS2024027965 2024 36050 06-11-2024 23-10-2024 BS2024027965 07-11-2024

Artikel 4 Chief Information Officer 1 De Chief Information Officer is belast met: a. het ontwikkelen, controleren en evalueren van defensiebrede kaders, normen en standaarden op het gebied van informatiebeheer en het overdragen daarvan op de defensieonderdelen; b. het ontwikkelen en controleren van een kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer als onderdeel van het generieke kwaliteitssysteem defensie; c. artikel 2, vierde lid het coördineren van de totstandkoming van het Besluit beperking openbaarheid als bedoeld in. 2 Naast de bevoegdheden die samenhangen met de taken, genoemd in het eerste lid, is de Chief Information Officer bevoegd tot: a. het nemen van een besluit tot vernietiging van informatieobjecten; b. het nemen van een vervangingsbesluit dat is vereist voor vervanging van informatieobjecten. 2024 36050 06-11-2024 23-10-2024 BS2024027965 2024 36050 06-11-2024 23-10-2024 BS2024027965 07-11-2024

Artikel 5 Directeur Joint Informatievoorzieningscommando De Directeur van het Joint Informatievoorzieningscommando is ten aanzien van het informatiebeheer belast met: a. artikelen 2 3 4 9 het adviseren van de in de,,engenoemde functionarissen; b. het opstellen van uitvoeringsvoorschriften; c. het uitoefenen van functioneel toezicht op de uitvoering van regelingen en voorschriften die het informatiebeheer betreffen; d. het coördineren van defensiebrede activiteiten ten behoeve van effectiviteit en efficiëntie; e. het instellen van overlegstructuren; f. artikel 8 Archiefwet 1995 het aanvragen van een machtiging bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap tot vervreemding van informatieobjecten aan een ander overheidsorgaan als bedoeld in; g. het opstellen van een verklaring van vervreemding van informatieobjecten aan een ander overheidsorgaan; h. het ter beschikking stellen van informatieobjecten aan een geprivatiseerd organisatieonderdeel en het opstellen van een specificatie van deze informatieobjecten; i. het overbrengen naar een archiefbewaarplaats van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat en het opstellen van een verklaring van overbrenging ter zake; j. artikel 2, derde lid artikel 4, eerste lid, onder c het opstellen van het Besluit beperking openbaarheid, dat voortvloeit uit het gestelde in, en. 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 01-10-2015

Artikel 6 Hoofd Informatiebeheer artikel 5 De Directeur van het Joint Informatievoorzieningscommando verleent het mandaat, de volmacht en de machtiging ter uitvoering van de ingenoemde taken, door aan het Hoofd Informatiebeheer. 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 01-10-2015

Artikel 7 Het (Hoofd) Dynamisch Informatiebeheer 1 Het Hoofd Dynamisch Informatiebeheer is belast met het uitvoerend dynamisch informatiebeheer voor een defensieonderdeel. 2 Het Hoofd Dynamisch Informatiebeheer: a. artikel 4, tweede lid, onder a voert mede de vernietiging van informatieobjecten uit als bedoeld in, en maakt ter zake een verklaring van vernietiging op; b. artikel 4, tweede lid, onder b voert mede de digitale vervanging uit als bedoeld in, en maakt ter zake een verklaring van vervanging op. 3 Het Hoofd Dynamisch Informatiebeheer legt ten aanzien van zijn verantwoordelijkheid voor de taken, genoemd in dit artikel, verantwoording af aan het Hoofd Informatiebeheer. 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 01-10-2015

Artikel 8 Het (Hoofd) Semi-statisch Informatiebeheer 1 Het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer is belast met uitvoerend semi-statisch informatiebeheer voor geheel Defensie. 2 Het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer: a. artikel 4, tweede lid, onder a voert mede de vernietiging van informatieobjecten uit als bedoeld inen maakt ter zake een verklaring van vernietiging op; b. artikel 4, tweede lid, onder b voert mede de digitale vervanging uit als bedoeld in, en maakt ter zake een verklaring van vervanging op. 3 In afwijking van het tweede lid: a. is het hoofd van een defensieonderdeel bevoegd tot vernietiging van informatieobjecten en het opmaken van een verklaring van vernietiging ter zake, indien hem daartoe schriftelijk toestemming is verleend door het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer; b. is het hoofd van de personeelsorganisatie van het defensieonderdeel waar de medewerker is geplaatst, bevoegd tot vernietiging van persoonsbescheiden uit het persoonsdossier van die medewerker en het opmaken van een verklaring van vernietiging ter zake, indien hem daartoe schriftelijk toestemming is verleend door het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer; c. is de detachementscommandant bevoegd tot noodvernietiging van informatieobjecten. 4 Het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer: a. behandelt verzoeken om inzage in informatieobjecten die zich in het semi-statisch archief bevinden; b. verleent toestemming aan hoofden van defensieonderdelen en aan het hoofd van de personeelsorganisatie van een defensieonderdeel, als bedoeld in het derde lid, onder a en b; c. draagt er zorg voor dat informatieobjecten conform wet- en regelgeving worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 5 Het Hoofd Semi-statisch informatiebeheer legt ten aanzien van de verantwoordelijkheid voor de taken, genoemd in dit artikel, verantwoording af aan het Hoofd Informatiebeheer. 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 01-10-2015

Artikel 9 Coördinator Informatiebeheer 1 Ieder defensieonderdeel beschikt over een Coördinator Informatiebeheer. 2 De Coördinator Informatiebeheer; a. adviseert de commandant van zijn defensieonderdeel op het gebied van informatiebeheer; b. is verantwoordelijk voor de coördinatie van het informatiebeheer van zijn defensieonderdeel; c. is verantwoordelijk voor de coördinatie van het informatiebeheer in geval van reorganisatie, opheffing of privatisering van zijn defensieonderdeel; d. is ten aanzien van het defensieonderdeel de contactpersoon voor het Hoofd Informatiebeheer. 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 01-10-2015

Artikel 10 Intrekking Ingetrokken worden: a. de Submandaatregeling organisatie-eenheid defensie archieven- registratie- en informatiecentrum 1996; b. de Beheersregeling documentaire informatievoorziening Defensie 2003; c. de Regeling archiefbeheer archiefbescheiden van bijzondere aard 2003; d. de Regeling registratie, behandeling en archivering e-mail Defensie 2004; e. Beleidsregel digitale vervanging van vernietigbare archiefbescheiden Ministerie van defensie 2013 de, Stcrt. 2013, 26910; 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 01-10-2015

Artikel 11 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 oktober 2015. 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 01-10-2015

Artikel 12 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatiebeheer Defensie 2015. 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 2015 31912 29-09-2015 10-09-2015 BS2015012551 01-10-2015