Besluit van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken van 19 april 2019, met nummer 4053106, tot digitale vervanging archiefbescheiden ministerie van Algemene Zaken (Besluit digitale vervanging ministerie van Algemene zaken)

Artikel 1 Begripsbepalingen In dit besluit wordt verstaan onder: a. digitale vervanging: routinematige vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke archiefbescheiden; b. minister: de Minister-President, Minister van Algemene Zaken; c. ministerie: het Ministerie van Algemene Zaken; d. zorgdrager: Archiefwet 1995 degene die bij of krachtens debelast is met de zorg voor de archiefbescheiden. 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 30-05-2019

Artikel 2 Reikwijdte 1 De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden van de organisatieonderdelen die vallen onder het verzorgingsgebied van de minister, die: a. deel uitmaken van de werkprocessen van de bewindspersonen van het ministerie en die, op grond van de geldende selectielijsten voor de daaronder ressorterende organisatieonderdelen, voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen; en b. en archiefbescheiden die zijn opgenomen in het documentmanagementsysteem van het ministerie. 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 30-05-2019

Artikel 3 Periode a. De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit, en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of b. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit. 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 30-05-2019

Artikel 4 Handboek De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de specificaties die zijn vastgelegd in het Handboek routinematige digitale vervanging Plato behorend bij dit besluit. 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 30-05-2019

Artikel 5 Beheer 1 artikel 4 De originele, vervangen papieren archiefbescheiden worden vernietigd in overeenstemming met het ingenoemde handboek. 2 De digitale reproducties worden in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en bewaard alvorens te worden vernietigd of overgebracht op basis van een geldende selectielijst. 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 30-05-2019

Artikel 6 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van afgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst. 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 30-05-2019

Artikel 7 Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit digitale vervanging ministerie van Algemene zaken. 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 2019 29596 29-05-2019 19-04-2019 4053106 30-05-2019