Regeling van de Minister van Financiën van 16 december 2021, nr. 2021-238261, houdende beheersregels op het gebied van de informatiehuishouding voor het Ministerie van Financiën (Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022)

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: archiefbeheerder: degene die namens de plaatsvervangend secretaris-generaal verantwoordelijk is voor het laten uitvoeren van het beheer van de overheidsinformatie voor de onder hem vallende archiefvormende onderdelen; archiefbeherend onderdeel: het organisatieonderdeel of de organisatie die tot taak heeft in opdracht van de archiefbeheerder de feitelijke werkzaamheden met betrekking tot het beheer van overheidsinformatie uit te voeren; archieffunctie: de bedrijfsfunctie gericht op de kwaliteit van het duurzaam toegankelijk maken en houden, bewaren en beheren van de overheidsinformatie van de archiefvormende onderdelen; archiefsysteem: een informatiesysteem dat het beheer van overheidsinformatie ondersteunt; archiefvormend onderdeel: een organisatieonderdeel onder verantwoordelijkheid van de Minister, dat bevoegd is te handelen en op grond van de verantwoordelijkheid voor dat handelen overheidsinformatie verzamelt, ontvangt, produceert, verzendt of beheert; beheer van overheidsinformatie (synoniem: archiefbeheer): de uitvoerende werkzaamheden om overheidsinformatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, als ook om overheidsinformatie die daarvoor in aanmerking komt te vernietigen dan wel over te brengen; CIO van een verzorgingsgebied: Chief Information Officer van het kernministerie, het directoraat-generaal Belastingdienst, het directoraat-generaal Douane of het directoraat-generaal Toeslagen; conversie: het proces van omzetten van informatie van het ene formaat naar het andere formaat; duurzaam toegankelijk: overheidsinformatie vallend onder de archiefwettelijke zorg, moet gedurende de in een selectielijst opgenomen termijn in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard, dat wil zeggen: • toegankelijk, vindbaar en in contextuele samenhang raadpleegbaar; • met de garantieresultaatverplichting dat deze juist, volledig en authentiek en leesbaar is, ook in de toekomst en, bij digitale overheidsinformatie, onafhankelijk van het gebruikte bestandsformaat; emulatie: de techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt als één van een oudere generatie; informatie: een verzameling gegevens die in hun samenhang een bepaalde betekenis hebben; informatiehuishouding: het totaal aan regels, voorzieningen, activiteiten en processen gericht op de informatiestromen en op het beheer van informatie; informatiesysteem: een gegevensverwerkend systeem met als activiteiten het verzamelen, verwerken, bewerken, bewaren, overdragen en verstrekken van gegevens met betrekking tot een bepaald toepassingsgebied; kernministerie: het directoraat-generaal Fiscale Zaken, het directoraat-generaal Rijksbegroting, de generale thesaurie, het programma directoraat-generaal Herstel en het cluster secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën; migratie: het overzetten van informatie en toepassingsprogrammatuur van het ene systeem en/of platform naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid; Minister: de Minister van Financiën; ministerie: het Ministerie van Financiën; noodvernietiging: de mogelijkheid om voor vitale overheidsinformatie in buitengewone omstandigheden, waarbij de staatsveiligheid in gevaar is, af te wijken van voorgeschreven vernietigingsprocedures en deze direct te vernietigen; overheidsinformatie: alle informatie die de overheid zelf maakt of van een ander ontvangt bij het uitvoeren van haar taken, ongeacht: • het proces waaruit de informatie voortkomt; • de inhoud van de informatie; • de formele status van de informatie; • de fase waarin de creatie en behandeling van de informatie verkeert; • de termijn dat de informatie bewaard moet worden (bewaartermijn); • de technische vorm van de informatie; • de applicaties waarmee de informatie is gemaakt en wordt beheerd; • door wie de informatie beheerd wordt; overbrenging: overheidsinformatie die op grond van selectielijsten voor bewaring in aanmerking komt moet worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats; SIO: Strategisch Informatie Overleg tussen de Chief Information Officer van het Ministerie van Financiën en de Algemeen Rijksarchivaris over de informatiehuishouding van het Ministerie van Financiën; vernietiging: het zodanig materieel behandelen van een informatiedrager (o.a. papier, geluidsband, database, film, usb stick, hard disk) met overheidsinformatie, die op grond van selectielijsten voor vernietiging in aanmerking komt, dan wel op grond van een machtiging van vervanging of op grond van noodvernietiging, dat de daarop vastgelegde informatie niet te reconstrueren is; vervanging: de, al dan niet routinematige, vervanging van oorspronkelijke overheidsinformatie door reproducties, die daar volledig de plaats van innemen; vervreemding: het in eigendom overdragen van overheidsinformatie aan een andere zorgdrager of aan derden; verzorgingsgebied: archiefvormende onderdelen die: • vallen onder de kaderstellende en toezichthoudende bevoegdheid van één CIO, of; • vallen onder de verantwoordelijkheid van één archiefbeheerder, of; • diensten afnemen van één archiefbeherend onderdeel. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 2 Reikwijdte Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle overheidsinformatie vallend onder de archiefwettelijke zorg van de Minister. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 3 Minister artikel 1, onderdeel d, van de Archiefwet 1995 De Minister is de zorgdrager, bedoeld in, voor de overheidsinformatie van het ministerie. De zorg van de Minister eindigt door overbrenging, vervreemding of vernietiging van de overheidsinformatie. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 4 Plaatsvervangend secretaris-generaal De plaatsvervangend secretaris-generaal is: 1. namens de Minister verantwoordelijk voor het beheer van overheidsinformatie bij het ministerie en voor de voorwaarden om dit mogelijk te maken; 2. is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het beheer van overheidsinformatie bij het ministerie; 3. stelt regels ten aanzien van noodvernietiging. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 5 Chief Information Officer (CIO) 1 artikel 9 van het CIO-stelsel Rijksdienst 2021 Het Ministerie van Financiën heeft een departementaal CIO-stelsel conform. 2 De departementale CIO Financiën: a. stelt departementale strategische beleids-, kwaliteits- en toetsingskaders op het gebied van het beheer van overheidsinformatie vast; b. vertegenwoordigt de zorgdrager in het strategisch informatieoverleg (SIO) met het Nationaal Archief; c. laat toezien op het naleven van het gestelde in deze regeling. 3 De CIO van een verzorgingsgebied: a. stelt waar nodig nadere (beleids-)kaders en uitgangspunten op voor het beheer van overheidsinformatie binnen het eigen verzorgingsgebied; b. ziet toe op het naleven van het gestelde in deze regeling binnen het eigen verzorgingsgebied; c. is verantwoordelijk voor de verankering van archiveringsprincipes in de architectuur- en ontwerpfunctie (archivering bij ontwerp); d. is verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn van een toepasbare vastgestelde selectielijst. 2023 18683 06-07-2023 28-06-2023 2023-9874 2023 18683 06-07-2023 28-06-2023 2023-9874 07-07-2023 01-01-2023

Artikel 6 Archiefbeheerders 1 De archiefbeheerders van het Ministerie van Financiën zijn: a. de directeur Digitalisering en Informatisering van het cluster secretaris-generaal voor het kernministerie en de inspectie belastingen, toeslagen en douane; b. de directeur-generaal Belastingdienst voor de hiërarchisch onder hem vallende archiefvormende onderdelen; c. de directeur-generaal Douane voor de hiërarchisch onder hem vallende archiefvormende onderdelen; d. de directeur-generaal Toeslagen voor de hiërarchisch onder hem vallende archiefvormende onderdelen. 2 De archiefbeheerders zijn verantwoordelijk voor het ontwerpen en inrichten van de archieffunctie en zorgen voor: a. een kwaliteitszorgsysteem; b. voldoende personeel en financiële middelen; c. bekendmaking van deze regeling binnen hun verzorgingsgebied en het vastleggen van de afspraken hierover met de archiefbeherende onderdelen; d. de toepassing van een vastgestelde selectielijst; e. het laten uitvoeren van het beheer van de overheidsinformatie voor de onder hen vallende archiefvormende onderdelen in overeenstemming met het bepaalde in deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. 3 artikel 5 van het Mandaatbesluit Ministerie van Financiën 2020 Gelet opkunnen de archiefbeheerders bevoegdheden voor het beheer van overheidsinformatie ondermandateren aan onder hen ressorterende functionarissen. 4 De uitvoering van het beheer van overheidsinformatie beleggen de archiefbeheerders bij de onder hun verantwoordelijkheid vallende archiefbeherende onderdelen of door een (externe) partij die werkt onder dienstverleningsafspraken. 5 De archiefbeheerders leggen over het beheer van overheidsinformatie verantwoording af aan de plaatsvervangend secretaris-generaal. 6 De archiefbeheerder van het kernministerie coördineert de actualisering van deze regeling voor het departement. 2023 18683 06-07-2023 28-06-2023 2023-9874 2023 18683 06-07-2023 28-06-2023 2023-9874 07-07-2023 01-01-2023

Artikel 7 Archiefbeherende onderdelen 1 De archiefbeherende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken die aan hen zijn opgedragen door de archiefbeheerder, en zorgen voor: a. de aanwezigheid van voldoende en deskundig personeel hiervoor; b. het maken afspraken met de archiefbeheerders hierover. 2 Medewerkers van het archiefbeherend onderdeel hebben toegang tot de overheidsinformatie in de voorzieningen voor document- en archiefbeheer die nodig is voor het uitvoeren van hun taken. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 8 Archiefvormende onderdelen 1 Archiefvormende onderdelen zijn: a. de binnen het ministerie te onderscheiden organisatieonderdelen (directies); b. tijdelijke raden, formeel ingestelde commissies, samenwerkingsverbanden en projectorganisaties die onder de archiefwettelijke zorg van de Minister vallen; c. zelfstandige bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid, zelfstandige bestuursorganen en geprivatiseerde onderdelen van het ministerie voor wat betreft de archieven van voor de verzelfstandiging of privatisering. 2 De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor: a. het maken van afspraken met de verantwoordelijk archiefbeheerder over het beheer van de onder hen berustende overheidsinformatie; b. het uitvoeren van maatregelen om de onder hen berustende overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden; c. het in beheer overdragen van de onder hen berustende overheidsinformatie aan hun archiefbeherend onderdeel, in overeenstemming met de gemaakte afspraken met de archiefbeheerder over de duurzame toegankelijkheid van de onder hen berustende overheidsinformatie. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 9 Raden, commissies, samenwerkingsverbanden en programma- of projectorganisaties 1 Bij de instelling van raden, commissies, samenwerkingsverbanden en programma- en/of projectorganisaties, worden in het instellingsbesluit de afspraken vastgelegd over het beheer van overheidsinformatie. 2 Het instellend archiefvormend onderdeel is er verantwoordelijk voor dat de archiefbeherende onderdelen, worden geïnformeerd over de instelling, voor vaststelling van het instellingsbesluit. 3 De raden, formeel ingestelde commissies, samenwerkingsverbanden en project- of programmadirecties beheren hun overheidsinformatie in overleg met de betrokken archiefbeheerder. 4 De raden, formeel ingestelde commissies, samenwerkingsverbanden en project- of programmadirecties zorgen ervoor dat zij, zodra dit mogelijk is, hun overheidsinformatie in beheer overdragen aan de betrokken archiefbeheerder. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 10 Private partijen 1 Er worden met externe private partijen, die in opdracht van het ministerie werken en daarbij overheidsinformatie produceren, door de opdrachtgever nadere afspraken gemaakt over het beheer hiervan. 2 Als een private partij bij de uitvoering van een opdracht overheidsinformatie van het ministerie zal creëren of ontvangen, dient de opdrachtverstrekking afspraken te bevatten over het beheer van de overheidsinformatie en eventuele overdracht hiervan aan het ministerie na afloop van de opdracht. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 11 Vervanging 1 De archiefbeheerder kan besluiten over te gaan tot vervanging van overheidsinformatie door gelijkluidende reproducties, tenzij het overheidsinformatie betreft die is uitgesloten van vervanging. De vernietiging van de te vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces. 2 Van vervanging wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring of besluit opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 12 Vernietiging 1 Vernietiging van overheidsinformatie vindt uitsluitend plaats na verstrijken van de daarvoor in een selectielijst vastgestelde termijn, of na vervanging van de betreffende overheidsinformatie door reproducties. Tenzij er sprake is van een noodprocedure waardoor vernietiging eerder heeft plaatsgevonden. 2 artikel 5, eerste lid, onderdeel e, van het Archiefbesluit 1995 Het archiefvormend onderdeel geeft aan of vernietiging tijdelijk moet worden opgeschort, en zo ja op welke grond, of dat overheidsinformatie op grond vanalsnog bewaard moet blijven. 3 Van vernietiging wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 13 Overbrenging naar een archiefbewaarplaats 1 De archiefbeheerder maakt nadere afspraken met de archiefbeherende onderdelen over het overbrengen van overheidsinformatie naar een archiefbewaarplaats. 2 Bij de overbrenging kan de archiefbeheerder, in overleg met de algemeen rijksarchivaris, voor een bepaalde periode beperkingen stellen aan de openbaarheid van de over te brengen overheidsinformatie. Van te stellen beperkingen aan de openbaarheid wordt door het desbetreffende archiefbeherend onderdeel een besluit tot beperking van de openbaarheid opgemaakt en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder. 3 Van de overbrenging van overheidsinformatie wordt door het desbetreffende archiefbeherend onderdeel een verklaring of opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder. 4 Na verkregen machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap kan de overbrenging naar een archiefbewaarplaats van nog veelvuldig geraadpleegde overheidsinformatie worden opgeschort. 5 Archiefwet 1995 Bij opschorting van overbrenging zijn de openbaarheidsregels van deop de niet overgebrachte overheidsinformatie van toepassing. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 14 Conversie, migratie en emulatie 1 Het archiefbeherend onderdeel maakt van conversie, migratie of emulatie een verklaring op. 2 De verklaring van conversie, migratie of emulatie wordt ondertekend door de archiefbeheerder. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 15 Vervreemding 1 Een archiefbeheerder kan, in overleg met het archiefvormend onderdeel, besluiten tot vervreemding van overheidsinformatie die onder zijn verantwoordelijkheid valt. 2 Voor vervreemding is een machtiging nodig van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap tenzij dit plaatsvindt als gevolg van een wettelijk voorschrift. 3 Indien overheidsinformatie ten gevolge van de vervreemding niet bij een archiefbewaarplaats komt te berusten, betrekt het archiefvormend onderdeel bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen op het gebied van organisatie en de taken van het overheidsorgaan dat het betreft, een deskundige op het gebied van beheer van overheidsinformatie van dit overheidsorgaan en de algemene rijksarchivaris of een door hem gemandateerde functionaris. 4 Van de vervreemding wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 16 Organisatieverandering 1 De archiefbeheerder is, bij een verandering in de organisatie van het ministerie door opheffing, samenvoeging, splitsing of door overdracht van taken, verantwoordelijk voor het treffen van maatregelen betreffende de bestemming en het beheer van overheidsinformatie met inachtneming van het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie. 2 Indien er sprake is van een reorganisatie die de verzorgingsbieden van meerdere archiefbeheerders raakt, maken zij onderling afspraken over de te treffen maatregelen zoals bedoeld in het vorige lid. 3 Als deze maatregelen bestaan uit het ter beschikking stellen van de overheidsinformatie dan wordt door het archiefbeherend onderdeel een verklaring opgesteld en ter ondertekening aangeboden aan de archiefbeheerder. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 17 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2022. Indien de Staatscourant waarin deze regeling wordt geplaatst wordt uitgegeven na 1 januari 2022, treedt zij in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant, en werkt zij terug tot en met 1 januari 2022. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 18 Intrekking regelingen De volgende regelingen worden ingetrokken: a. Regeling Informatiehuishouding Financiën 2016 de; b. de Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022

Artikel 19 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Informatiehuishouding Financiën 2022 (RINFIN 2022). 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 2022 59 04-01-2022 16-12-2021 2021-238261 05-01-2022 01-01-2022