Besluit van het bestuur van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel van 14 december 2011 houdende regels terzake van het beheer van de archiefbescheiden van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (Besluit beheersregels archiefbescheiden HBD)

Artikel 1 In dit besluit wordt verstaan onder: a. algemeen bestuur : het algemeen bestuur van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel b. dagelijks bestuur : het dagelijks bestuur van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel; c. voorzitter : voorzitter van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel; d. secretaris : de secretaris van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel; e. verantwoordelijk hoofd : hoofd financiën en automisering; f. archiefbescheiden : 1) bescheiden, ongeacht hun vorm, door het Hoofdbedrijfschap Detailhandel ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; 2) bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen wier rechten of functies op het Hoofdbedrijfschap Detailhandel zijn overgegaan; artikel 7 van de Archiefwet 1995 3) reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in plaats zijn gesteld van de onder 1) of 2) bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde inzijn vervaardigd; g. zorg : de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van archiefbescheiden en voor die zaken die noodzakelijk zijn om efficient en effectief archiefbeheer mogelijk te maken, zoals huisvesting, personeel en financiële middelen; h. beheer : het verrichten of doen verrichten van de feitelijke werkzaamheden die nodig zijn voor een goede bewaring, ordening, selectie, toegankelijkheid, vernietiging en overbrenging naar een archiefbewaarplaats van archiefbescheiden; i. archiefbewaarplaats : bewaarplaats die is aangewezen voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden; j. archiefruimte : ruimte die door het Hoofdbedrijfschap Detailhandel wordt gebruikt voor de bewaring van archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen en archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen, in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats; k. uitvoeringsregeling : artikel 10 een besluit als bedoeld in. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 2 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beheer van de archiefbescheiden. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 3 Het hoofd financiën en automatisering is belast met het beheer van de archiefbescheiden en ambtelijk eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het archiefbeheer. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 4 Het dagelijks bestuur stelt een selectielijst vast waarin de archiefbescheiden zijn omschreven, waarbij is aangegeven of de bescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen of voor vernietiging na een aangegeven termijn. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 5 1 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de vernietiging van archiefbescheiden die voor vernietiging in de selectielijst zijn opgenomen, zo spoedig mogelijk nadat de in die lijst opgenomen bewaartermijn is verstreken. 2 Het hoofd financiën en automatisering ondertekent een verklaring waarin een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden is opgenomen. Deze verklaring bevat ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden, alsmede geeft het aan op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard in het archief van HBD. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 6 1 Archiefbescheiden die volgens de selectielijst overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats mogen door het dagelijks bestuur slechts vervangen of vervreemd worden na machtiging van de minister. 2 Het hoofd financiën en automatisering ondertekent een verklaring waarin een specificatie van de vervangen of vervreemde archiefbescheiden is opgenomen. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 7 1 Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de bewerking en overbrenging naar een archiefbewaarplaats van archiefbescheiden die daarvoor overeenkomstig de selectielijst in aanmerking komen. 2 Het hoofd financiën en automatisering ondertekent een verklaring waarin een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden en een eventuele beperking van de openbaarheid daarvan is opgenomen. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 8 Het hoofd financiën en automatisering is belast met de inrichting en het beheer van de archiefruimte. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 9 Het verstrekken van informatie aan derden omtrent archiefbescheiden dan wel het inzage geven in archiefbescheiden geschiedt uitsluitend na toestemming daartoe van de secretaris. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 10 Het bestuur stelt bij besluit een uitvoeringsregeling vast, waarin nadere voorschriften omtrent de uitvoering zijn opgenomen. Als bijlage bij deze uitvoeringsregeling is een bestandsoverzicht gevoegd. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 11 artikel 4 van de Archiefwet 1995 Bij organisatieverandering én/of opheffing wordt conformeen voorziening getroffen omtrent het beheer van de archiefbescheiden met het doel om de archiefbescheiden over te dragen aan de rechtsopvolger van HBD, danwel in beheer te gegeven aan de Sociaal Economische Raad, hetzij over te brengen naar het Nationaal Archief. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 12 Dit besluit treedt in werking daags na publicatie in het Mededelingenblad Bedrijfsorganisatie. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011

Artikel 13 Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit beheersregels archiefbescheiden HBD. 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 2011 95 30-12-2011 14-12-2011 HBD18 31-12-2011