Besluit van het bestuur van het Hoofdbedrijfschap Ambachten van 6 juni 2012, houdende regels terzake van het beheer van de archiefbescheiden van het Hoofdbedrijfschap Ambachten (Besluit beheersregels archiefbescheiden HBA)

Artikel 1 In dit besluit wordt verstaan onder: a. bestuur: het bestuur van het Hoofdbedrijfschap Ambachten; b. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het Hoofdbedrijfschap Ambachten; c. voorzitter: de voorzitter van het Hoofdbedrijfschap Ambachten; d. secretaris: de secretaris van het Hoofdbedrijfschap Ambachten; e. verantwoordelijk hoofd: het hoofd afdeling financiën, personeel en algemene zaken; f. archiefbescheiden: 1) bescheiden, ongeacht hun vorm, door het Hoofdbedrijfschap Ambachten ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten, 2) bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen wier rechten of functies op het Hoofdbedrijfschap Ambachten zijn overgegaan, artikel 7 van de Archiefwet 1995 3) reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in plaats zijn gesteld van de onder 1) of 2) bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde inzijn vervaardigd; g. zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer van archiefbescheiden en voor die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief archiefbeheer mogelijk te maken, zoals huisvesting, personeel en financiële middelen; h. beheer: het verrichten of doen verrichten van de feitelijke werkzaamheden die nodig zijn voor een goede bewaring, ordening, selectie, toegankelijkheid, vernietiging en overbrenging naar een archiefbewaarplaats van archiefbescheiden; i. archiefbewaarplaats: bewaarplaats die is aangewezen voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden; j. archiefruimte: ruimte die door het Hoofdbedrijfschap Ambachten wordt gebruikt voor de bewaring van archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats; k. artikel 10 uitvoeringsregeling: een besluit als bedoeld in. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 2 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beheer van de archiefbescheiden. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 3 Het verantwoordelijk hoofd is belast met het beheer van de archiefbescheiden en ambtelijk eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het archiefbeheer. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 4 Het dagelijks bestuur stelt een selectielijst vast, waarin de archiefbescheiden zijn omschreven, waarbij is aangegeven of de bescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen of voor vernietiging na een aangegeven termijn. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 5 1 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de vernietiging van archiefbescheiden die voor vernietiging in de selectielijst zijn opgenomen, zo spoedig mogelijk nadat de in die lijst opgenomen bewaartermijn is verstreken. 2 Het verantwoordelijk hoofd ondertekent een verklaring waarin een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden is opgenomen. Deze verklaring bevat tenminste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden, alsmede geeft het aan op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard in het archief van het Hoofdbedrijfschap Ambachten 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 6 1 Archiefbescheiden die volgens de selectielijst overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats mogen door het dagelijks bestuur slechts vervangen of vervreemd worden na machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. 2 Het verantwoordelijk hoofd ondertekent een verklaring waarin een specificatie van de vervangen of vervreemde archiefbescheiden is opgenomen. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 7 1 Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de bewerking en overbrenging naar een archiefbewaarplaats van archiefbescheiden die daarvoor overeenkomstig de selectielijst in aanmerking komen. 2 Het verantwoordelijk hoofd ondertekent een verklaring waarin een specificatie van de overgebrachte archiefbescheiden en een eventuele beperking van de openbaarheid daarvan is opgenomen. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 8 Het verantwoordelijk hoofd is belast met de inrichting en het beheer van de archiefruimte. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 9 Het verstrekken van informatie aan derden omtrent archiefbescheiden dan wel het inzage geven in archiefbescheiden geschiedt uitsluitend na toestemming daartoe van de secretaris. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 10 Het bestuur stelt bij besluit een uitvoeringsregeling vast, waarin nadere voorschriften omtrent de uitvoering zijn opgenomen. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 11 artikel 4 van de Archiefwet 1995 Bij organisatieverandering en/of opheffing wordt conformeen voorziening getroffen omtrent het beheer van de archiefbescheiden met het doel om de archiefbescheiden over te dragen aan de rechtsopvolger van het Hoofdbedrijfschap Ambachten, danwel in beheer te geven aan de Sociaal-Economische Raad, hetzij over te brengen naar het Nationaal Archief. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 12 Dit besluit treedt in werking daags na publicatie in het Verordeningenblad Bedrijfsorganisatie. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012

Artikel 13 Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit beheersregels archiefbescheiden HBA. 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 2012 27 22-06-2012 06-06-2012 HBA1 23-06-2012