Regeling vertrouwelijke stukken Eerste Kamer 2023

Artikel 1 Definities en reikwijdte 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. vertrouwelijk stuk: een aan de Eerste Kamer der Staten-Generaal gezonden schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat ter behandeling aan de Kamer of een commissie wordt aangeboden en dat door de afzender op enigerlei wijze als vertrouwelijk is aangemerkt; b. staatsgeheim stuk: – een stuk dat bij of krachtens de wet als zodanig is aangewezen, – artikel 4, tweede lid, aanhef en onder a, b of c, van het Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst Bijzondere Informatie 2013 (VIRBI 2013) een stuk dat is voorzien van een rubricering als bedoeld in, of – een stuk dat bij of krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst is verkregen waaraan een vergelijkbaar rubriceringsniveau is of moet worden toegekend; c. embargo: door de afzender aangegeven vertrouwelijkheid met een beperkte tijdsduur; d. artikel 34 van het Reglement van Orde Eerste Kamer commissie: een vaste of bijzondere commissie als bedoeld in; e. postregistratiesysteem: het systeem dat de afdeling Postregistratie en archief gebruikt voor het verwerken van binnengekomen stukken; f. de Griffier: de Griffier van de Eerste Kamer der Staten-Generaal 2 Deze regeling is niet van toepassing op (onderdelen van) een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat bij of krachtens wet door de Eerste Kamer openbaar moeten worden gemaakt. 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023

Artikel 2 Registratie van vertrouwelijke stukken 1 De afdeling Postregistratie en archief registreert een vertrouwelijk stuk in het postregistratiesysteem. 2 In het postregistratiesysteem worden van een vertrouwelijk stuk de volgende gegevens geregistreerd: a. de afzender, b. de datum van ontvangst, c. het onderwerp, en d. de vermelding niet openbaar, 3 Indien door de afzender is aangegeven dat op het stuk een embargo rust, wordt de datum en het tijdstip van het vervallen van het embargo door de afdeling Postregistratie en archief aangegeven op het stuk. Na afloop van het embargo draagt de afdeling Postregistratie en archief zorg voor openbaarmaking van het stuk. 4 Een bericht waarmee een vertrouwelijk stuk is aangeboden, wordt in het postregistratiesysteem opgenomen, met uitzondering van het bericht of onderdelen daarvan die als vertrouwelijk zijn of moeten worden aangemerkt. 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023

Artikel 3 Bewaring van vertrouwelijke stukken 1 Vertrouwelijke stukken worden niet in het postregistratiesysteem opgenomen of anderszins vermenigvuldigd, tenzij een stuk daarvoor in aanmerking komt. 2 Vertrouwelijke stukken worden bij de afdeling Postregistratie en archief voorzien van een griffienummer en bewaard in een afgesloten ruimte. 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023

Artikel 4 Inzage in vertrouwelijke stukken 1 De volgende personen kunnen vragen om inzage in een vertrouwelijk stuk: a. de leden van Eerste Kamer der Staten-Generaal; b. de Griffier; c. de eerste plaatsvervangend griffier; d. de griffier van de behandelende commissie; e. de stafmedewerkers van de behandelende commissie; 2 Het inzien van vertrouwelijke stukken vindt plaats op een door de griffier van de behandelende commissie aangewezen plaats in aanwezigheid van de griffier of een stafmedewerker van de behandelende commissie. Het meenemen van het vertrouwelijke stuk naar een andere dan de aangewezen plaats is niet toegestaan. 3 De personen, bedoeld in het eerste lid, kunnen bij de inzage aantekeningen maken. De aantekeningen worden op naam van de betreffende persoon bewaard in een afzonderlijke, gesloten envelop bij het vertrouwelijke stuk waarop de aantekeningen betrekking hebben. De aantekeningen liggen slechts voor de betreffende persoon ter inzage met toepassing van het tweede lid. 4 De griffier van de behandelende commissie kan de aantekeningen ophalen ten behoeve van een besloten overleg. Direct na het overleg brengt de griffier van de behandelende commissie de aantekeningen terug naar de plaats waar de aantekeningen worden bewaard. 5 Het is niet toegestaan om op enigerlei wijze een vertrouwelijk stuk, delen van een vertrouwelijk stuk of gemaakte aantekeningen te vermenigvuldigen, waaronder het maken van foto’s (bij de inzage). 6 Het vijfde lid is niet van toepassing in het geval de afzender van het vertrouwelijke stuk toestemming heeft gegeven voor de vermenigvuldiging van het vertrouwelijke stuk. 7 Indien de afzender kopieën van het vertrouwelijke stuk voegt bij het vertrouwelijke stuk, draagt de griffier van de behandelende commissie zorg voor het verspreiden van deze kopieën onder de personen of groepen die bevoegd zijn kennis te nemen van de stukken. Het vijfde lid is tevens op deze kopieën van toepassing, tenzij de afzender van het vertrouwelijke stuk toestemming heeft gegeven voor vermenigvuldiging. 8 artikel 2, tweede lid artikel 5, eerste lid Na overleg tussen de griffier die de behandelende commissie bijstaat en de Griffier of de eerste plaatsvervangend griffier kan op verzoek van de afzender worden afgeweken van het eerste lid. Dit wordt geregistreerd bij de gegevens als bedoeld inen geagendeerd in een procedurevergadering van de behandelende commissie als bedoeld in. 9 De griffier die de behandelende commissie bijstaat registreert de naam van degene die inzage in een vertrouwelijk stuk heeft gehad en de datum van inzage. Deze griffier kan de registratie inzien. De registratie is vertrouwelijk en kan slechts in uitzonderlijke gevallen door anderen worden ingezien indien daarvoor toestemming is gegeven door de Griffier. 10 De personen die op grond van het eerste lid om inzage in een vertrouwelijk stuk kunnen verzoeken, kunnen de inhoud van het vertrouwelijke stuk onderling bespreken, ongeacht of zij inzage in het betreffende stuk hebben gehad. Alvorens zij de inhoud van een vertrouwelijk stuk met andere personen bespreken, dienen zij zich ervan te vergewissen dat deze personen recht hebben op inzage van het vertrouwelijke stuk. 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023

Artikel 5 Behandeling vertrouwelijkheid 1 De brief waarmee een vertrouwelijk stuk is aangeboden, wordt voor behandeling op een procedurevergadering van de behandelende commissie geagendeerd. Hierbij wordt vermeld dat de motivering van de vertrouwelijke behandeling van het stuk en andere voorwaarden daaromtrent ter bespreking zijn. 2 De commissie kan, indien zij van oordeel is dat de vertrouwelijkheid en voorwaarden waaronder het stuk is aangeboden niet genoegzaam zijn gemotiveerd, besluiten: a. een nadere motivering omtrent de vertrouwelijkheid van het betreffende stuk te verzoeken aan de afzender, b. een overleg, al dan niet besloten, te voeren met de afzender over de vertrouwelijkheid van het betreffende stuk of de voorwaarden waaronder het is aangeboden aan de Kamer, c. aanpassing van de voorwaarden te verzoeken aan de afzender. 3 Indien de commissie na een besluit als bedoeld in het tweede lid een ander oordeel dan de afzender heeft over de vertrouwelijkheid van het stuk of over de voorwaarden waaronder het stuk is aangeboden, kan zij de Kamer verzoeken hierover een uitspraak te doen. 4 De commissie kan met de afzender schriftelijk nadere afspraken maken over de behandeling van vertrouwelijke stukken van de afzender. 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023

Artikel 6 Tijdelijk ter inzage leggen van vertrouwelijke stukken 1 In uitzonderlijke gevallen kan een vertrouwelijk stuk tijdelijk ter inzage worden gelegd. Bij de brief ter aanbieding van het stuk wordt nadrukkelijk gemotiveerd waarom het stuk slechts tijdelijk ter inzage wordt gelegd en wordt de termijn voor de ter inzagelegging vermeld. 2 artikel 2, tweede lid Na het verstrijken van de termijn als bedoeld in het eerste lid wordt het vertrouwelijke stuk teruggezonden aan de afzender. Hiervan wordt melding gemaakt in het postregistratiesysteem bij de geregistreerde gegevens als bedoeld in. 3 De Kamer kan na het verstrijken van de termijn als bedoeld in het eerste lid de afzender verzoeken het betreffende stuk opnieuw aan de Kamer aan te bieden. 4 artikelen 2 tot en met 5 Dezijn van overeenkomstige toepassing. 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023

Artikel 7 Staatsgeheime stukken 1 Bij het aanbieden van een staatsgeheim stuk wordt nadrukkelijk het staatsgeheime karakter van het stuk gemotiveerd en worden ook eventuele voorwaarden toegelicht waaronder het stuk wordt aangeboden. Indien de motivering of onderdelen daarvan staatsgeheim of vertrouwelijk zijn, dan doet de afzender daarvan mededeling in het bericht van aanbieding en voegt de motivering afzonderlijk bij. 2 Artikel 2, eerste en tweede lid artikel 3, eerste lid en, zijn van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat aan de afdeling Postregistratie en archief uitsluitend de brief ter aanbieding van het staatsgeheime stuk wordt verstrekt en onder de vermelding niet openbaar in het postregistratiesysteem wordt opgenomen. Het staatsgeheime stuk wordt uitsluitend verstrekt aan de griffier die de behandelende commissie bijstaat. Direct na ontvangst brengt deze griffier het staatsgeheime stuk over naar de plaats die als geschikte plaats voor het bewaren van het stuk is aangewezen. 3 Het staatsgeheime stuk wordt ter inzage gelegd bij de griffier die de behandelende commissie bijstaat of bij de eerste plaatsvervangend griffier. Voor de inzage brengt deze griffier het staatsgeheime stuk over naar een voor inzage geschikte plaats. Inzage vindt plaats in aanwezigheid van de griffier die de behandelende commissie bijstaat of de eerste plaatsvervangend griffier. Direct na de inzage retourneert de bij de inzage aanwezige griffier het staatsgeheime stuk naar de plaats die voor het bewaren daarvan is aangewezen. 4 Slechts leden van de Eerste Kamer der Staten-Generaal, de Griffier, de eerste plaatsvervangend griffier en de griffier die de behandelende commissie bijstaat, hebben inzage in staatsgeheime stukken. De inzage door leden vindt niet eerder plaats dan nadat zij schriftelijk zijn gewezen op het juridisch kader omtrent de behandeling van staatsgeheime stukken en zij dit kader voor gezien hebben ondertekend. Indien de afzender daarom verzoekt, kan de behandelende commissie besluiten om van de eerste volzin af te wijken. 5 De griffier die de behandelende commissie bijstaat registreert de naam van degene die inzage in een staatsgeheim stuk is gegeven. De registratie is staatsgeheim en is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen in te zien door anderen dan deze griffier indien daarvoor toestemming is gegeven door de Griffier. 6 De in het vierde lid bedoelde personen die om inzage in staatsgeheime stukken kunnen verzoeken, kunnen de inhoud van de stukken onderling bespreken, mits zij zich vooraf ervan vergewissen dat de bij de bespreking aanwezige personen het juridisch kader omtrent de behandeling van staatsgeheime stukken voor gezien hebben ondertekend. Alvorens zij de inhoud van de stukken met andere dan de in het vierde lid bedoelde personen bespreken, moet door tussenkomst van de Griffier, de eerste plaatsvervangend griffier of de griffier die behandelend commissie bijstaat worden nagegaan of deze personen recht hebben op inzage en het juridisch kader omtrent de behandeling van staatsgeheime stukken voor gezien hebben ondertekend. 7 Artikel 4, derde tot en met vijfde lid artikel 5 artikel 6 ,enzijn van overeenkomstige toepassing. 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023

Artikel 8 Positie niet-beëdigde personen Personen die niet op grond van een dienstverband werkzaam zijn bij de ambtelijke organisatie van de Eerste Kamer der Staten-Generaal ondertekenen voorafgaand aan de aanvang van de werkzaamheden een verklaring, inhoudende dat zij bekend zijn met de inhoud van deze regeling en dat zij deze in acht zullen nemen. 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023

Artikel 9 Beveiligingsambtenaar 1 De Beveiligingsambtenaar van de Eerste Kamer houdt toezicht op de naleving van de voorschriften in deze regeling. 2 Een ieder die werkzaam is bij of voor een lid, fractie of de ambtelijke organisatie van de Eerste Kamer dient een (vermoedelijke) inbreuk op de beveiliging van vertrouwelijke en staatsgeheime stukken onmiddellijk bij de Beveiligingsambtenaar te melden. 3 De Beveiligingsambtenaar neemt, nadat hij op de hoogte is gebracht van een inbreuk op de beveiliging, onmiddellijk (nood)maatregelen om verdere inbreuken te voorkomen. 4 De Beveiligingsambtenaar informeert de Griffier over de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden en brengt de Griffier onmiddellijk op de hoogte van een (gemelde) inbreuk en eventuele maatregelen. 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023

Artikel 10 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de dag na vaststelling door de Kamer. 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023

Artikel 11 Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: Regeling vertrouwelijke stukken Eerste Kamer 2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 2023 CLIII 04-04-2023 28-03-2023 05-04-2023