Verdrag inzake het Europees Bossen Instituut

Article 1 The Institute The European Forest Institute (hereafter the Institute) is hereby established as an international organisation. It shall have its seat in Joensuu, Finland. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 2 Purpose and functions 1 The purpose of the Institute is to undertake research on the pan-European level on forest policy, including its environmental aspects, on the ecology, multiple use, resources and health of European forests and on the supply of and demand for timber and other forest products and services in order to promote the conservation and sustainable management of forests in Europe. 2 In order to achieve its purpose, the Institute a) provides relevant information for policy-making and decision-making in European countries relating to the forest and forest industry sector; b) conducts research in the above-mentioned fields; c) develops research methods; d) organises and participates in scientific meetings; and e) organises and disseminates knowledge of its work and results. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 3 Information The Contracting Parties support the work of the Institute with forest-related information on specific request provided it is not available from other data collecting bodies and as far as it can reasonably be made available. To avoid duplication of effort, the Institute aims to ensure appropriate coordination with other international bodies, including those carrying out data collection. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 4 Members, Associate and Affiliate Members of the Institute 1 The Contracting Parties are Members of the Institute. 2 Associate membership of the Institute is open for research institutes, educational establishments, commercial organisations, forest authorities, non-governmental organisations and institutions of a similar nature from European States (hereafter referred to as Associate Members). Affiliate membership is open for institutions of a similar nature from non-European States (hereafter referred to as Affiliate Members). Affiliate Members do not participate in the decision-making process of the Institute. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 5 Organs The organs of the Institute shall be a Council, a Conference, a Board and a Secretariat headed by a Director. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 6 The Council 1 The Council shall consist of representatives of the Members, and will meet in ordinary session every three years. An extraordinary session may be held at the request of a Member or of the Board, subject to approval by a simple majority of the Members. 2 The Council shall a) appoint members of the Board in accordance with Article 8, paragraphs 2 a), c) and d); b) give assent to the appointment of the Director in accordance with Article 8, paragraph 4, subparagraph d); c) set the policy framework for the work of the Institute; d) take decisions on general issues of a technical, financial or administrative nature submitted by the Members, the Conference or the Board; e) approve, by simple majority, such guidance as may be necessary for the functioning of the Institute and its organs; and f) approve and amend, by a simple majority, its Rules of Procedure. 3 Each Member shall have one vote. Decisions shall be taken by consensus, unless otherwise provided in the Convention. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 7 The Conference 1 The Conference shall consist of representatives of the Associate Members. The Conference shall meet once a year in plenary session and shall take decisions by a simple majority. The Affiliate Members may participate in the annual plenary sessions of the Conference. Institutions and regional or international organisations that are not Associate or Affiliate Members of the Institute may be invited to attend the plenary sessions of the Conference in accordance with the rules established by the Board. 2 inter alia, The Conference shall, a) appoint the members of the Board in accordance with Article 8, paragraphs 2 b), c) and d); b) determine the membership fees for the Associate and Affiliate Members; c) make recommendations to initiate activities with a view to the realisation of the purposes of the Institute; d) approve the audited financial statements; e) approve the work plan for the following year submitted by the Board; f) review and adopt the Annual Report on the Institutes activities; and g) approve and amend its Rules of Procedure. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 8 The Board 1 The Board shall be composed of eight individuals with established competence in the field of the activities of the Institute. Such Board members may serve no more than two consecutive terms. 2 a) Four members of the Board shall be appointed by the Council for a period of three years. b) Four members of the Board shall be appointed by the Conference for a period of three years. c) The Council and the Conference shall adopt rules relating to the process of nomination and rotation of the members they appoint. d) Interim vacancies shall be filled by written procedure by the Council or the Conference, respectively. 3 The Board shall meet at least once every year and shall take decisions by a simple majority. 4 The Board shall a) within the policy framework laid down by the Council, establish and keep under review the administrative and research programme of the Institute's work; b) subject to any guidance by the Council , adopt such internal regulations as may be necessary; c) approve the budget and the accounts; d) appoint the Director, subject to assent of the Council; e) approve the admission and expulsion of Associate and Affiliate Members; f) report to the Council and the Conference; g) subject to any guidance by the Council, approve the agreement referred to in Article 12; h) approve and amend its Rules of Procedure; and i) establish the rules referred to in Article 7, paragraph 1. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 9 The Secretariat 1 The Secretariat headed by the Director shall comprise the personnel of the Institute. 2 Subject to any general directions of the Council, the Conference and the Board, the Director shall appoint such other personnel as may be required for the purposes of the Institute on such terms and to perform such duties as the Director may determine. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 10 Financial resources The financial resources necessary for the functioning of the Institute shall be provided by: a) Associate and Affiliate Members, by means of membership fees; b) Members, through voluntary contributions if they so desire; and c) such other sources as may present themselves. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 11 The budget and the accounts The budget and the accounts of the Institute shall be approved by a simple majority by the Board on proposal of the Director. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 12 Legal personality, privileges and immunities The Institute shall have international and domestic legal personality. On the territory of Finland it shall enjoy such privileges and immunities as are necessary for the exercise of its functions. These privileges and immunities shall be defined in an agreement between the Institute and the Government of Finland. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 13 Dispute-settlement Any dispute concerning the interpretation or application of this Convention which is not settled by negotiation or by the good offices of the Board may, upon mutual agreement between the parties to the dispute, be submitted to conciliation under the Permanent Court of Arbitration Optional Conciliation Rules. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 14 Signature and consent to be bound 1 This Convention shall be open for signature by European States and European regional economic integration organisations in Joensuu on 28 August 2003. Thereafter, it shall remain open for signature in Helsinki at the Ministry for Foreign Affairs of Finland, until 28 November 2003. 2 This Convention is subject to ratification, acceptance or approval by the signatory States and regional economic integration organisations. Instruments of ratification, acceptance or approval shall be deposited with the Government of Finland which shall act as the depositary. 3 This Convention shall be open for accession by those European States and European regional economic integration organisations that have not signed it. Instruments of accession shall be deposited with the Depositary. 4 For the purposes of this Convention, a European State is a State which is eligible for membership of the United Nations Economic Commission for Europe as a European State. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 15 Entry into force 1 This Convention shall enter into force on the sixtieth day after the date of the deposit of the eighth instrument of ratification, acceptance, approval or accession. 2 For each State and regional economic integration organisation ratifying, accepting, approving or acceding to this Convention after the deposit of the eighth instrument of ratification, acceptance, approval or accession, the Convention shall enter into force on the sixtieth day after the date of deposit of such State or regional economic integration organisation of its instrument of ratification, acceptance, approval or accession. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 16 Transitional provisions 1 Upon the entry into force of this Convention, the research institutes, educational establishments, commercial organisations, forest authorities, non-governmental organisations and institutions of a similar nature from European States that are members or associate members of the European Forest Institute established in 1993 as an association under Finnish law and by that date have not according to its Bylaws given notice of resignation, shall become Associate Members of the Institute. Institutions of a similar nature from non-European States that are associate members of the said European Forest Institute shall likewise in the absence of notice of resignation become Affiliate Members of the Institute. 2 After the entry into force of this Convention the Institute shall initiate negotiations with the European Forest Institute established in 1993 as an association under Finnish law on the transfer of the latter's activities, funds, assets and liabilities to the Institute. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 17 Amendments 1 This Convention may be amended by the unanimous vote of the Members present in a meeting of the Council or by a written procedure. Any proposal for amendment shall be circulated by the Depositary at least eight weeks in advance. In case of a written procedure the Depositary shall fix the deadline for the replies. 2 The amendment will enter into force on the sixtieth day after the date on which all the Contracting Parties have notified the Depositary that they have fulfilled the formalities required by national legislation with respect to the amendment. 3 Unless the Conference approves, amendments shall not affect the institutional position of Associate or Affiliate Members. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 18 Withdrawal A Contracting Party may withdraw from this Convention by giving written notice of the withdrawal to the Depositary. The withdrawal shall be effective one year after receipt of the notice of withdrawal by the Depositary. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Article 19 Termination This Convention shall be terminated if at any time after its entry into force there are less than eight Contracting Parties. 2003 173 14-11-2003 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 1 Het Instituut Het Europees Bosseninstituut (hierna te noemen het Instituut) wordt bij dezen opgericht als een internationale organisatie. De zetel is gevestigd in Joensuu, Finland. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 2 Doelstellingen en taken 1 Het doel van het Instituut is het verrichten van onderzoek op pan-Europees niveau naar bosbeleid, met inbegrip van de milieuaspecten, naar de ecologie, het meervoudig gebruik, de hulpbronnen en de gezondheid van Europese bossen en naar het aanbod van en de vraag naar hout en andere bosproducten en -diensten teneinde het behoud en het duurzaam beheer van bossen in Europa te bevorderen. 2 Teneinde zijn doelstellingen te bereiken: a. verstrekt het Instituut relevante informatie met betrekking tot de bos- en houtsector voor beleids- en besluitvorming in Europese landen; b. verricht het onderzoek op de bovenvermelde gebieden; c. ontwikkelt het onderzoeksmethoden; d. organiseert het wetenschappelijke bijeenkomsten en participeert het daarin; en e. coördineert en verspreidt het kennis van zijn werk en resultaten. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 3 Informatie De Verdragsluitende Partijen steunen het werk van het Instituut met informatie op het gebied van bossen indien daartoe een specifiek verzoek is ingediend, mits deze informatie niet verkregen kan worden bij andere instanties die gegevens verzamelen en voor zover zij redelijkerwijs verstrekt kan worden. Teneinde dubbel werk te voorkomen, streeft het Instituut ernaar een goede coördinatie te waarborgen met andere internationale instanties, met inbegrip van de instanties die gegevens verzamelen. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 4 Leden, geassocieerde en geaffilieerde leden van het Instituut 1 De Verdragsluitende Partijen zijn leden van het Instituut. 2 Het geassocieerd lidmaatschap staat open voor onderzoeksinstellingen, onderwijsinstellingen, commerciële organisaties, bosautoriteiten, niet-gouvernementele organisaties en instellingen van soortgelijke aard uit Europese staten (hierna te noemen geassocieerde leden). Het geaffilieerde lidmaatschap staat open voor instellingen van soortgelijke aard uit niet-Europese staten (hierna te noemen geaffilieerde leden). Geaffilieerde leden nemen niet deel aan het besluitvormingsproces van het Instituut. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 5 Organen De organen van het Instituut zijn een raad, een conferentie, een bestuur en een secretariaat dat geleid wordt door een directeur. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 6 De raad 1 De raad bestaat uit vertegenwoordigers van de leden en komt eenmaal per drie jaar in gewone zitting bijeen. Een buitengewone zitting kan worden gehouden op verzoek van een lid of het bestuur, onder voorbehoud van goedkeuring door een gewone meerderheid van de leden. 2 De raad a. benoemt bestuursleden overeenkomstig artikel 8, tweede lid, onderdelen a, c en d; b. keurt de benoeming van de directeur goed overeenkomstig artikel 8, vierde lid, onderdeel d; c. geeft het beleidskader aan voor de werkzaamheden van het Instituut; d. beslist over algemene onderwerpen van technische, financiële of administratieve aard die ingediend worden door de leden, de conferentie of het bestuur; e. keurt met gewone meerderheid richtlijnen goed die noodzakelijk zijn voor het functioneren van het Instituut en zijn organen, en f. keurt zijn reglement van orde goed en wijzigt dit met gewone meerderheid. 3 Elk lid heeft een stem. Besluiten worden bij consensus genomen, tenzij in het Verdrag anders is bepaald. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 7 De conferentie 1 De conferentie bestaat uit vertegenwoordigers van de geassocieerde leden. De conferentie komt eenmaal per jaar in plenaire vergadering bijeen en neemt beslissingen met een gewone meerderheid. De geaffilieerde leden mogen deelnemen aan de jaarlijkse plenaire vergaderingen van de conferentie. Instanties en regionale of internationale organisaties die geen geassocieerd of geaffilieerd lid zijn van het Instituut kunnen uitgenodigd worden aanwezig te zijn bij de plenaire vergaderingen van de conferentie overeenkomstig de door het bestuur vastgestelde regels. 2 Tot de taken van de conferentie behoren onder meer: a. bestuursleden benoemen overeenkomstig artikel 8, tweede lid, onderdelen b, c en d; b. de lidmaatschapsgelden vaststellen voor de geassocieerde en geaffilieerde leden; c. aanbevelingen doen om de aanzet te geven tot activiteiten die gericht zijn op het realiseren van de doelstellingen van het Instituut; d. de door accountants gecontroleerde jaarstukken goedkeuren; e. het door het bestuur ingediende werkplan voor het komende jaar goedkeuren; f. het jaarverslag van de activiteiten van het Instituut beoordelen en aannemen; en g. zijn reglement van orde goedkeuren en wijzigen. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 8 Het bestuur 1 Het bestuur bestaat uit acht personen met aantoonbare deskundigheid op het gebied van de activiteiten van het Instituut. Deze bestuursleden mogen ten hoogste twee opeenvolgende termijnen in functie zijn. 2 a. Vier bestuursleden worden voor een periode van drie jaar benoemd door de raad. b. Vier bestuursleden worden voor een periode van drie jaar benoemd door de conferentie. c. De raad en de conferentie nemen regels aan met betrekking tot de benoemings- en rouleerprocedure van de leden die zij benoemen. d. Tussentijdse vacatures worden middels een schriftelijke procedure vervuld door respectievelijk de raad of de conferentie. 3 Het bestuur komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en neemt beslissingen met een gewone meerderheid. 4 Het bestuur: a. stelt binnen het beleidskader dat door de raad is vastgesteld, het administratieve en onderzoeksprogramma van het werk van het Instituut vast en blijft dit toetsen; b. neemt, met inachtneming van de richtlijnen van de raad, interne regels aan die noodzakelijk geacht worden; c. keurt de begroting en de boekhouding goed; d. benoemt de directeur, behoudens instemming van de raad; e. keurt het toelaten en royeren van geassocieerde en geaffilieerde leden goed; f. brengt verslag uit aan de raad en de conferentie; g. keurt, met inachtneming van de richtlijnen van de raad, de in artikel 12 genoemde overeenkomst goed; h. keurt zijn reglement van orde goed en wijzigt dit; en i. stelt de in artikel 7, eerste lid, genoemde regels vast. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 9 Het secretariaat 1 Het secretariaat wordt geleid door de directeur en bestaat uit het personeel van het Instituut. 2 Behoudens algemene instructies van de raad, de conferentie en het bestuur, benoemt de directeur ander personeel dat nodig is om de doelstellingen van het Instituut te realiseren op de voorwaarden en voor de uitvoering van de taken die de directeur vaststelt. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 10 Financiële middelen In de financiële middelen die nodig zijn voor het functioneren van het Instituut wordt voorzien door: a. geassocieerde en geaffilieerde leden, door middel van lidmaatschapsgelden; b. leden, door middel van eventuele vrijwillige bijdragen; en c. andere bronnen die mogelijk beschikbaar komen. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 11 De begroting en de boekhouding De begroting en de boekhouding van het Instituut worden met een gewone meerderheid goedgekeurd door het bestuur op voorstel van de directeur. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 12 Rechtspersoonlijkheid, voorrechten en immuniteiten Het Instituut bezit internationale en nationale rechtspersoonlijkheid. Op het grondgebied van Finland geniet het de voorrechten en immuniteiten die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van zijn taken. Deze voorrechten en immuniteiten worden vastgelegd in een overeenkomst tussen het Instituut en de regering van Finland. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 13 Geschillenbeslechting Elk geschil dat voortvloeit uit de interpretatie of toepassing van dit Verdrag en dat niet beslecht wordt door onderhandeling of de goede diensten van het bestuur kan, met wederzijdse goedkeuring van de partijen bij het geschil, ter conciliatie worden voorgelegd ingevolge het Facultatief Reglement inzake conciliatie van het Permanente Hof van Arbitrage. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 14 Ondertekening en instemming gebonden te worden 1 Dit Verdrag staat op 28 augustus 2003 in Joensuu open voor ondertekening door Europese staten en Europese regionale organisaties voor economische integratie. Daarna blijft het tot 28 november 2003 openstaan voor ondertekening in Helsinki, bij het ministerie van Buitenlandse Zaken van Finland. 2 Dit Verdrag dient te worden bekrachtigd, aanvaard of goedgekeurd door de ondertekenende staten en regionale organisaties voor economische integratie. De akten van bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring dienen te worden nedergelegd bij de regering van Finland, die optreedt als Depositaris. 3 Dit Verdrag staat open voor toetreding door die Europese staten en Europese regionale organisaties voor economische integratie die het niet ondertekend hebben. De akten van toetreding dienen te worden nedergelegd bij de Depositaris. 4 Voor de toepassing van dit Verdrag is een Europese staat een staat die als Europese staat in aanmerking komt voor het lidmaatschap van de Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 15 Inwerkingtreding 1 Dit Verdrag treedt in werking zestig dagen na de datum van de nederlegging van de achtste akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding. 2 Voor elke staat en regionale organisatie voor economische integratie die na de nederlegging van de achtste akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding, dit Verdrag bekrachtigt, aanvaardt, goedkeurt, of ertoe toetreedt, treedt het Verdrag in werking zestig dagen na de datum van nederlegging van de akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding door die staat of regionale organisatie voor economische integratie. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 16 Overgangsbepalingen 1 Bij de inwerkingtreding van dit Verdrag zullen de onderzoeksinstellingen, onderwijsinstellingen, commerciële organisaties, bosautoriteiten, niet-gouvernementele organisaties en instellingen van soortgelijke aard uit Europese staten die lid of geassocieerd lid zijn van het Europees Bosseninstituut dat in 1993 is opgericht als een vereniging naar Fins recht, en die voor die datum volgens het reglement geen kennisgeving van opzegging hebben ingediend, geassocieerd lid worden van het Instituut. Instellingen van soortgelijke aard uit niet-Europese staten die geassocieerd lid zijn van het genoemde Europees Bosseninstituut zullen, indien zij geen kennisgeving van opzegging hebben ingediend, geaffilieerd lid worden van het Instituut. 2 Na de inwerkingtreding van dit Verdrag neemt het Instituut initiatief tot onderhandelingen met het Europees Bosseninstituut dat in 1993 is opgericht als een vereniging naar Fins recht, over de overdracht van de werkzaamheden, fondsen, activa en passiva van de laatstgenoemde aan het Instituut. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 17 Wijzigingen 1 Dit Verdrag kan worden gewijzigd met algemene stemmen van de leden die aanwezig zijn bij een vergadering van de raad of door een schriftelijke procedure. Elk voorstel tot wijziging wordt ten minste acht weken van tevoren door de Depositaris verspreid. In geval van een schriftelijke procedure stelt de Depositaris de termijn vast voor de antwoorden. 2 De wijziging wordt van kracht zestig dagen na de datum waarop alle Verdragsluitende Partijen de Depositaris ervan in kennis hebben gesteld dat zij voldaan hebben aan de formaliteiten krachtens de nationale wetgeving met betrekking tot de wijziging. 3 Tenzij de conferentie ermee instemt, laten wijzigingen de institutionele positie van geassocieerde of geaffilieerde leden onverlet. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 18 Opzegging Een Verdragsluitende Partij kan dit Verdrag opzeggen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de Depositaris. De opzegging wordt van kracht een jaar nadat de Depositaris de kennisgeving van opzegging heeft ontvangen. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008

Artikel 19 Beëindiging Dit Verdrag wordt beëindigd indien er op enig moment na de inwerkingtreding minder dan acht Verdragsluitende Partijen zijn. 2004 68 15-04-2004 08-11-2007 2007 221 06-12-2007 07-01-2008