Nadere regeling gedragstoezicht beleggingsinstellingen

Artikel 1 Definities In deze regeling wordt verstaan onder: a. Wet toezicht beleggingsinstellingen de wet: de; b. Besluit toezicht beleggingsinstellingen het besluit: het; c. artikel 1, onder c., van de wet beleggingsinstelling: een instelling als bedoeld in; d. artikel 1, onder d., van de wet deelnemer: een deelnemer als bedoeld in; e. Autoriteit Financiële Markten: Stichting Autoriteit Financiële Markten; f. artikel 1, onder c, van de Wet toezicht beleggingsinstellingen artikel 1, onder d, van de Wet toezicht effectenverkeer 1995 artikel 1, onder a, b of c, van de Wet toezicht kredietwezen 1992 artikel 1, onder b, van de Wet toezicht natura-uitvaartverzekeringsbedrijf artikel 1, onder c of d, van de Wet toezicht verzekeringsbedrijf 1993 financiële instelling: een beleggingsinstelling als bedoeld in, een effecteninstelling als bedoeld in, een kredietinstelling als bedoeld in, een natura-uitvaartverzekeraar als bedoeld inof een verzekeraar als bedoeld in. 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 01-01-2004

Artikel 2 Tegengaan van belangenverstrengeling 1 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, stellen beleid vast met betrekking tot de wijze waarop zij de (schijn van) verstrengeling tegengaan van privé-belangen van bestuurders, van de personen die het beleid van de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, mede bepalen, van overige personen die middellijk of onmiddellijk bevoegd zijn bestuurders van de beleggingsinstelling respectievelijk de bewaarder te benoemen of te ontslaan, van haar personeelsleden of van andere personen die in opdracht van de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, op structurele basis werkzaamheden voor haar verrichten, met de belangen van de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, met die van de deelnemers, van belangen van de deelnemers onderling of met de verstrengeling van belangen van de beleggingsinstelling met de belangen van de bewaarder. Het beleid betreft in ieder geval: a. het schriftelijk vastleggen van de normen en regels ten aanzien van het tegengaan van belangenverstrengeling; b. het bevorderen van een cultuur waarin het bewustzijn ten opzichte van het tegengaan van belangenverstrengeling op een hoog niveau staat; c. het bekendmaken van de normen en regels aan alle relevante geledingen van de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden. 2 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, dragen zorg voor de uitwerking en implementatie van het beleid in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen. Deze procedures en maatregelen zijn geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en dragen bij aan een integriteitsbewuste bedrijfscultuur. 3 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, dragen zorg voor een systematisch toezicht op de naleving van organisatorische en administratieve procedures en maatregelen. 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 01-01-2004

Artikel 3 Deelnemeracceptatie & -bewaking 1 Een beleggingsinstelling stelt beleid vast ter zake van de acceptatie van deelnemers, dat ten minste voldoet aan de in dit artikel bedoelde normen, waaronder het maken van onderscheid in risico's, die betrekking hebben op de identiteit, aard en achtergrond van de deelnemer en op de risico's die afgenomen producten met zich brengen. De beleggingsinstelling hanteert objectieve, kenbare criteria ten aanzien van de risicoclassificaties. 2 De beleggingsinstelling draagt zorg voor de uitwerking en implementatie van het beleid in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen die betrekking hebben op risicoclassificaties ten aanzien van deelnemers en producten. Deze procedures en maatregelen zijn geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en dragen bij aan een integriteitsbewuste bedrijfscultuur. 3 De beleggingsinstelling accepteert geen deelnemer indien zij de identiteit, aard en achtergrond van de deelnemer niet afdoende heeft vastgesteld conform de organisatorische en administratieve procedures en maatregelen als bedoeld in het tweede lid. 4 Wet identificatie bij dienstverlening Onverminderd het bepaalde bij en krachtens debeschikt de beleggingsinstelling over organisatorische en administratieve procedures en maatregelen ter zake van de identificatie van deelnemers en van de verificatie daarvan. 5 De beleggingsinstelling beschikt over organisatorische en administratieve procedures en maatregelen ter zake van de analyse van gegevens van deelnemers, mede in relatie tot de door de deelnemer afgenomen producten, en ter zake van de detectie van afwijkende transactiepatronen. 6 De organisatorische en administratieve procedures en maatregelen zijn toegesneden op de onderscheiden risico's waarbij geldt dat bij een groep met een hoger risico strengere procedures en maatregelen van kracht zijn. 7 De beleggingsinstelling draagt zorg voor uitvoering en periodieke toetsing van het beleid, de organisatorische en administratieve procedures en maatregelen alsmede de interne voorschriften als bedoeld in het eerste tot en met het zesde lid. Dit omvat mede de documentatie ter zake van de acceptatie, indeling en bewaking van deelnemers van de beleggingsinstelling. 8 De voorgaande leden zijn niet van toepassing op een beleggingsinstelling voor zover zij geen deelnemers accepteert. 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 01-01-2004

Artikel 4 De behandeling van incidenten 1 artikel 15c, onder a, van het besluit Een beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, stellen beleid vast ter zake van de omgang met incidenten als bedoeld in. Het beleid omvat ten minste: a. de administratieve vastlegging van incidenten; b. de wijze van afhandeling van incidenten; c. de informatieverstrekking over incidenten. 2 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, dragen zorg voor de uitwerking en implementatie van het beleid in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen. Deze procedures en maatregelen zijn geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en dragen bij aan een integriteitsbewuste bedrijfscultuur. 3 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, zorgen voor administratieve vastlegging van incidenten die ten minste omvat de kenmerken van het incident, gegevens over degene of degenen die het incident heeft of hebben bewerkstelligd, en de maatregelen die naar aanleiding van het incident zijn genomen. 4 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, nemen naar aanleiding van een incident passende maatregelen. Deze maatregelen zijn ten minste gericht op: a. beheersing van het optredende risico; b. bevestiging van de geldende normen; c. beperking van negatieve interne en externe effecten van het incident. 5 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, informeren de Autoriteit Financiële Markten onverwijld omtrent incidenten indien: a. aangifte van een incident bij justitiële autoriteiten zal plaatsvinden of is gedaan; b. het voortbestaan van de beleggingsinstelling wordt bedreigd of zou kunnen worden bedreigd; c. sprake is van een ernstige tekortkoming in de opzet en werking van de maatregelen ter bevordering of handhaving van een integere bedrijfsvoering door de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden; d. mede gelet op verwachte publiciteit rekening behoort te worden gehouden met een ernstige mate van reputatieschade aan de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden; of e. de ernst, de omvang of de overige omstandigheden van het incident in aanmerking genomen, de Autoriteit Financiële Markten in verband met haar toezichtstaak redelijkerwijs behoort te worden geïnformeerd. 6 De in het vijfde lid bedoelde informatie betreft ten minste: a. de feiten en omstandigheden van het incident; b. informatie over de functie, hoedanigheid en positie van degene of degenen die het incident heeft of hebben bewerkstelligd. 7 Op verzoek van de Autoriteit Financiële Markten informeren de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, de Autoriteit Financiële Markten over de maatregelen die naar aanleiding van het incident zijn genomen. 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 01-01-2004

Artikel 5 De omgang met personeelsleden in integriteitsgevoelige functies 1 artikel 15c, onder b, van het besluit Een beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, stellen beleid vast ter zake van integriteitsgevoelige functies als bedoeld in. Het beleid omvat ten minste de kwalificatie van functies die een wezenlijk risico bevatten voor de integere bedrijfsvoering van de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden. 2 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, stellen beleid vast ter zake van de beoordeling van de betrouwbaarheid van een personeelslid in een integriteitsgevoelige functie. Het beleid omvat ten minste: a. de beoordeling van de betrouwbaarheid van een personeelslid dat de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, voornemens is te benoemen; b. de beoordeling van de betrouwbaarheid van een personeelslid dat reeds in dienst is van de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, en dat de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, voornemens is te benoemen in een integriteitsgevoelige functie. 3 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, dragen zorg voor de uitwerking en implementatie van het beleid in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen. Deze procedures en maatregelen zijn geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en dragen bij aan een integriteitsbewuste bedrijfscultuur. 4 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, hanteren organisatorische en administratieve procedures en maatregelen om een functie te kwalificeren als een functie die een wezenlijk risico bevat voor de integere bedrijfsvoering van de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden. 5 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, hanteren objectieve, kenbare criteria om een functie te kwalificeren als een functie die een wezenlijk risico bevat voor de integere bedrijfsvoering van de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden. De criteria kunnen betrekking hebben op: a. de mate waarin het betrokken personeelslid de beschikking of het beheer heeft over vermogen of waarden van de beleggingsinstelling of de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, of van derden; b. de mate waarin het betrokken personeelslid bevoegd is tot het aangaan van verplichtingen namens de beleggingsinstelling of de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, of al dan niet tezamen met anderen bevoegd is tot vertegenwoordiging van de beleggingsinstelling of de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, in en buiten rechte; c. de mate waarin het betrokken personeelslid toegang heeft tot deelnemer- of transactiegegevens of tot bedrijfsgevoelige informatie over de instelling of over derden; d. de mate waarin het betrokken personeelslid belast is met de uitvoering van controlerende of toezichthoudende werkzaamheden ten aanzien van de administratieve organisatie en het systeem van interne controle van de beleggingsinstelling of de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, en de naleving van toepasselijke regelgeving en interne voorschriften. 6 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, beschikken over organisatorische en administratieve procedures en maatregelen om de betrouwbaarheid te beoordelen van een personeelslid dat de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, voornemens is te benoemen in een integriteitsgevoelige functie. De organisatorische en administratieve procedures en maatregelen omvatten ten minste: a. het controleren van de identiteit van betrokkene; b. het controleren van de door betrokkene verstrekte gegevens en referenties op juistheid en volledigheid; c. het maken van een onderbouwde inschatting van de betrouwbaarheid van betrokkene en een beoordeling daarvan in relatie tot de integriteitsgevoelige functie. 7 De in het zesde lid bedoelde organisatorische en administratieve procedures en maatregelen kunnen omvatten: a. het inwinnen van inlichtingen omtrent de betrouwbaarheid van betrokkene bij de werkgevers van betrokkene gedurende de laatste vijf jaar; b. het vragen aan betrokkene naar voorvallen uit het verleden die betekenis kunnen hebben voor het oordeel over de betrouwbaarheid van betrokkene; c. Wet op de justitiële documentatie het laten overleggen door betrokkene van een verklaring omtrent het gedrag in de zin van de. 8 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, voert een zodanige administratie dat uit het dossier van een personeelslid dat is benoemd in een integriteitsgevoelige functie blijkt dat is voldaan aan het bepaalde in het zesde lid, onder a, b en c. 9 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, zijn verantwoordelijk voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van degene die zich anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst jegens de instelling verbindt werkzaamheden in een integriteitsgevoelige functie te verrichten. 10 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, kunnen de beoordeling van de betrouwbaarheid overlaten aan de werkgever van de betrokkene als bedoeld in het negende lid onder de voorwaarde dat: a. de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, de administratieve en organisatorische procedures en maatregelen van de betrokken werkgever kennen en hebben vastgesteld dat deze voldoen aan de eigen administratieve en organisatorische procedures en maatregelen; b. de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, zich door middel van contractuele voorwaarden het recht voorbehouden dat door of namens de beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, een onderzoek wordt ingesteld naar de mate van naleving van de gedelegeerde werkzaamheden. 11 De beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, controleren onder alle omstandigheden zelf de identiteit van betrokkene als bedoeld in het negende lid. 12 Een beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, waaraan over een betrokkene inlichtingen als bedoeld in het zevende lid, onder a., worden gevraagd ten behoeve van een andere financiële instelling, dienen: a. schriftelijk te verklaren dat zij geen aanleiding hebben om aan de betrouwbaarheid van betrokkene te twijfelen dan wel, indien daartoe aanleiding bestaat, b. schriftelijk inlichtingen te verstrekken en wel zodanig dat de verzoekende financiële instelling zich voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van de sollicitant een juist en zo volledig mogelijk beeld kan vormen omtrent betrokkene. 13 Onverminderd het bepaalde in het twaalfde lid onthouden een beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, zich van het doen van uitspraken of het afgeven van verklaringen aangaande de betrouwbaarheid van een (voormalig) personeelslid indien zij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat daarmee een onjuist beeld van betrokkene wordt gegeven. 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 01-01-2004

Artikel 6 Toezicht op naleving van maatregelen artikelen 1 tot en met 5 Een beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, dragen zorg voor het toezicht op de naleving van de. 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 01-01-2004

Artikel 7 Overgangstermijn Een beleggingsinstelling en de bewaarder, indien aan de beleggingsinstelling verbonden, die op datum van inwerkingtreding van deze regeling werkzaam zijn, voldoen op de eerste dag van de zevende maand na de datum van inwerkingtreding van deze Nadere Regeling gedragstoezicht beleggingsinstellingen aan deze regeling. 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 01-01-2004

Artikel 8 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Nadere regeling gedragstoezicht beleggingsinstellingen. 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 01-01-2004

Artikel 9 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2004. 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 2003 243 16-12-2003 10-12-2003 01-01-2004