Regeling van De Nederlandsche Bank N.V. van 23 februari 2004, houdende regels met het oog op een integere bedrijfsvoering door trustkantoren (Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren)

Artikel 1 wet wet Termen die in dezijn gedefinieerd hebben in deze regeling en de daarop berustende bepalingen de betekenis die hieraan in deis toegekend. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 2 In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: a. Wet toezicht trustkantoren wet:; b. DNB: De Nederlandsche Bank N.V.; c. integere bedrijfsvoering: een zodanige sturing van de organisatie van het trustkantoor en inrichting van de processen van en met betrekking tot het trustkantoor dat integriteitsrisico's worden beheerst; d. integriteitsrisico: het risico van aantasting van de reputatie van het trustkantoor of van de financiële markten in het algemeen als gevolg van een ontoereikende naleving van privaat-, bestuurs-, fiscaal-, of strafrechtelijke verplichtingen; e. integriteitsgevoelige functie: 1° artikel 3, eerste lid, onderdeel a of b, van de wet een leidinggevende functie die is geplaatst direct onder het echelon bestaande uit de personen genoemd in; of 2° een functie waaraan overigens een bevoegdheid is verbonden die een wezenlijk risico bevat voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor; f. artikel 3, eerste lid, onderdeel a, b of c, van de wet incident: een voorval dat een ernstig gevaar vormt voor een integere bedrijfsvoering van het trustkantoor, waaronder wordt begrepen een handelen of nalaten van de personen genoemd in, van een personeelslid van het trustkantoor, van een derde of van een doelvennootschap; g. artikel 3, eerste lid, onderdeel a, van de wet artikel 3, eerste lid, onderdeel b, van de wet bestuur: ieder van de bestuurders van het trustkantoor genoemd inen ieder van degenen genoemd in; h. procedurehandboek: de schriftelijke vastlegging van de uitgangspunten ter beheersing van integriteitsrisico's, uitgewerkt in organisatorische en administratieve procedures en maatregelen; i. organisatieschema: het overzicht dat schematisch de verschillende functies binnen het trustkantoor weergeeft en waarin is aangegeven welke personen deze functies vervullen en welke functies integriteitsgevoelig zijn; j. trust: een trust in de zin van het Verdrag inzake het recht dat toepasselijk is op trusts en inzake de erkenning van trusts, Trb. 1985, 141. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 3 Het bestuur is belast met de dagelijkse leiding over de activiteiten van het trustkantoor en draagt zorg voor: a. een integere bedrijfsvoering; b. de naleving van hetgeen in deze regeling is bepaald. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 4 Het bestuur treft maatregelen ter bewustwording, bevordering en handhaving van integer handelen binnen de organisatie van het trustkantoor. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 5 Het bestuur draagt zorg voor een deugdelijke administratie. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 6 Het trustkantoor treft met betrekking tot gelden of geldswaarden van doelvennootschappen of derden die door het trustkantoor worden beheerd, maatregelen om de rechten van die doelvennootschappen of derden te beschermen. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 7 1 Het trustkantoor beschikt over een actueel procedurehandboek. Het procedurehandboek voorziet in: a. wet Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Sanctiewet 1977 procedures omtrent de naleving van de bij of krachtens de, deen degestelde regels; b. een zodanige vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur en personeelsleden dat functiescheiding aanwezig is tussen functies met een uitvoerend en controlerend karakter; c. procedures met betrekking tot de omgang met en eisen aan personeelsleden in een integriteitsgevoelige functie; d. procedures met betrekking tot de omgang met incidenten; e. wet procedures met betrekking tot de interne controle, op basis waarvan kan worden vastgesteld dat het trustkantoor zijn activiteiten uitvoert in overeenstemming met het in deen deze regeling bepaalde en met hetgeen in het procedurehandboek met betrekking tot onderdeel a tot en met d is vastgelegd. 2 Het trustkantoor draagt ervoor zorg dat het procedurehandboek binnen de organisatie bekend is en wordt nageleefd. 3 Het trustkantoor beschikt over een actueel organisatieschema. 2012 14174 10-07-2012 03-07-2012 2012/300086 2012 14174 10-07-2012 03-07-2012 2012/300086 11-07-2012 01-07-2012

Artikel 8 1 artikel 7, eerste lid, onderdeel c De procedures als bedoeld in, waarborgen de betrouwbaarheid van een personeelslid dat het trustkantoor voornemens is in een integriteitsgevoelige functie te benoemen of te benoemen in een integriteitsgevoelige functie van een hoger niveau en verplichten het trustkantoor ten minste tot: a. het controleren van de identiteit van betrokkene; b. het controleren van de door betrokkene verstrekte gegevens en referenties op juistheid en volledigheid; c. het maken van een onderbouwde inschatting van de betrouwbaarheid van betrokkene en een beoordeling daarvan in relatie tot het bekleden van een integriteitsgevoelige functie op een gegeven niveau. 2 Het trustkantoor voert een zodanige administratie dat uit het dossier van een personeelslid dat is benoemd in een integriteitsgevoelige functie blijkt dat is voldaan aan het bepaalde in het eerste lid. 3 Het trustkantoor hanteert objectieve, kenbare criteria om een functie te kwalificeren als een functie die een wezenlijk risico bevat voor de integere bedrijfsvoering van het trustkantoor. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 9 1 Het trustkantoor is verantwoordelijk voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van degene die zich jegens het trustkantoor verbindt anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden in een integriteitsgevoelige functie te verrichten. 2 Het trustkantoor kan de beoordeling van de betrouwbaarheid overlaten aan de werkgever van betrokkene als bedoeld in het eerste lid onder de voorwaarde dat: a. het trustkantoor inzicht heeft in de administratieve en organisatorische procedures en maatregelen van de betrokken werkgever en heeft vastgesteld dat deze geen afbreuk doen aan de eigen administratieve en organisatorische procedures en maatregelen; b. het trustkantoor zich door middel van contractuele voorwaarden het recht voorbehoudt dat door of namens het trustkantoor een onderzoek wordt ingesteld naar de mate van naleving van de gedelegeerde werkzaamheden. 3 Het trustkantoor controleert onder alle omstandigheden zelf de identiteit van betrokkene als bedoeld in het eerste lid. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 10 1 Het trustkantoor waaraan over een betrokkene inlichtingen omtrent de betrouwbaarheid worden gevraagd ten behoeve van een andere financiële instelling: a. verklaart schriftelijk dat hij geen aanleiding heeft om aan de betrouwbaarheid van betrokkene te twijfelen dan wel, indien daartoe aanleiding bestaat, b. verstrekt schriftelijk inlichtingen en wel zodanig dat de verzoekende financiële instelling zich voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van betrokkene een juist en zo volledig mogelijk beeld kan vormen. 2 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid onthoudt het trustkantoor zich van het doen van uitspraken of het afgeven van verklaringen aangaande de betrouwbaarheid van een (voormalig) personeelslid indien het trustkantoor weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat daarmee een onjuist beeld van betrokkene wordt gegeven. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 11 1 artikel 7, eerste lid, onderdeel d De procedures als bedoeld in, leggen ten minste de wijze van afhandeling van incidenten vast en verplichten tot een administratieve vastlegging van incidenten. 2 Het trustkantoor neemt naar aanleiding van een incident passende maatregelen. 3 Het trustkantoor informeert DNB onverwijld omtrent incidenten, indien: a. aangifte van een incident bij justitiële autoriteiten zal plaatsvinden of is gedaan; b. het voortbestaan van het trustkantoor wordt bedreigd of zou kunnen worden bedreigd; c. sprake is van een ernstige tekortkoming in de opzet en werking van de maatregelen ter bevordering of handhaving van een integere bedrijfsvoering door het trustkantoor; d. mede gelet op verwachte publiciteit rekening gehouden behoort te worden met een ernstige mate van reputatieschade aan het trustkantoor; e. de ernst, omvang of de overige omstandigheden van het incident in aanmerking genomen, DNB in verband met haar toezichtstaak redelijkerwijs geïnformeerd behoort te worden. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 12 1 Het trustkantoor kent de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende van een doelvennootschap en beschikt over gegevens aan de hand waarvan is bepaald wie als uiteindelijk belanghebbende kwalificeert en aan de hand waarvan de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende is vastgesteld. 2 Indien een doelvennootschap geen uiteindelijk belanghebbende heeft, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald. 3 Het trustkantoor verleent geen dienst voordat aan het eerste of tweede lid is voldaan. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 13 1 Het trustkantoor heeft bij het verlenen van een dienst aan een doelvennootschap kennis van de herkomst van het vermogen van de doelvennootschap en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast. 2 Het trustkantoor beschikt over gegevens die ten grondslag liggen aan de herkomst en bestemming van middelen van de doelvennootschap en beoordeelt of hieraan integriteitsrisico's zijn verbonden. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 14 Het trustkantoor heeft kennis van de relevante delen van de structuur van de groep waartoe de doelvennootschap behoort en het doel waarmee de structuur is opgezet en beschikt over gegevens waaruit deze relevante delen en het doel van de structuur blijken. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 15 Het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen 1 Bij het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen door het trustkantoor, kent het trustkantoor de identiteit van de koper en van de natuurlijke persoon die een rechtstreeks of middellijk belang van ten minste vijfentwintig procent van het geplaatste aandelenkapitaal of een daarmee vergelijkbaar belang houdt in de koper, of rechtstreeks of middellijk ten minste vijfentwintig procent van de stemrechten of een daarmee vergelijkbare zeggenschap kan uitoefenen in de koper. Ook beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan is bepaald welke natuurlijke persoon dergelijk belang houdt of dergelijke zeggenschap kan uitoefenen en aan de hand waarvan de identiteit van deze natuurlijke persoon en van de koper is vastgesteld. 2 Indien bij het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen geen natuurlijke persoon als bedoeld in het eerste lid kan worden aangewezen, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald. 3 Het trustkantoor heeft kennis van de herkomst van het vermogen van de koper en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast. Ook beoordeelt het trustkantoor of integriteitsrisico's aan de verkoop van rechtspersonen zijn verbonden. 4 Bij het bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen door het trustkantoor zijn het eerste en tweede lid van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de verkoper. 5 Het trustkantoor sluit geen overeenkomst ter zake van het verkopen van of bemiddelen bij de verkoop van rechtspersonen, voordat met betrekking tot de cliënt aan het eerste en tweede lid is voldaan. 6 Bij het bemiddelen bij de verkoop van een rechtspersoon voldoet het trustkantoor met betrekking tot de wederpartij van de cliënt aan het eerste, tweede en vierde lid voordat het trustkantoor de overeenkomst tussen die partijen tot stand brengt. 2012 14174 10-07-2012 03-07-2012 2012/300086 2012 14174 10-07-2012 03-07-2012 2012/300086 11-07-2012 01-07-2012

Artikel 15a Een trustkantoor: a) beschikt over een op risico gebaseerd beleid om te bepalen of de uiteindelijk belanghebbende een politiek prominent persoon is; b) laat de beslissing tot het aangaan van een relatie met een politiek prominent persoon nemen of goedkeuren door personen die daartoe door het trustkantoor gemachtigd zijn; c) treft adequate maatregelen om de bron van het vermogen vast te stellen dat bij de zakelijke relatie wordt gebruikt; en d) oefent doorlopende controle uit op de zakelijke relatie. 2009 90 18-05-2009 29-04-2009 Juza/2009/00660/jc 2009 90 18-05-2009 29-04-2009 Juza/2009/00660/jc 20-05-2009

Artikel 16 1 Indien het trustkantoor optreedt als trustee van een trust, kent het trustkantoor de identiteit van de insteller van de trust en van de uiteindelijk belanghebbende bij de trust en beschikt over gegevens aan de hand waarvan is bepaald wie de insteller is en welke natuurlijke persoon als uiteindelijk belanghebbende kwalificeert. Ook beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan de identiteit van de insteller en van de uiteindelijk belanghebbende is vastgesteld. 2 Indien er geen uiteindelijk belanghebbende is, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald. 3 Het trustkantoor heeft bij het verlenen van de in het eerste lid genoemde dienst kennis van de herkomst van het vermogen van de insteller van de trust en legt de gegevens omtrent het onderzoek naar de herkomst van het vermogen vast. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 16a Ten behoeve van de cliënt gebruikmaken van een vennootschap 1 artikel 1, onderdeel d, subonderdeel 5°, van de wet Het trustkantoor dat een dienst verleent als bedoeld in: a. kent de identiteit van de cliënt en van de natuurlijke persoon die een rechtstreeks of middellijk belang van ten minste vijfentwintig procent van het geplaatste aandelenkapitaal of een daarmee vergelijkbaar belang houdt in de cliënt, of rechtstreeks of middellijk ten minste vijfentwintig procent van de stemrechten of een daarmee vergelijkbare zeggenschap kan uitoefenen in de cliënt en beschikt over gegevens aan de hand waarvan is bepaald wie een dergelijk belang houdt of dergelijke zeggenschap kan uitoefenen en aan de hand waarvan de identiteit van die natuurlijke persoon is vastgesteld; en b. heeft kennis van het doel van zijn dienstverlening, beoordeelt of aan die dienstverlening integriteitsrisico's zijn verbonden en legt zijn bevindingen schriftelijk vast. 2 Indien geen natuurlijke persoon als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, kan worden aangewezen, beschikt het trustkantoor over gegevens aan de hand waarvan dit is bepaald. 3 artikel 1, onderdeel d, subonderdeel 5°, van de wet Indien aan de vennootschap, bedoeld in, middelen ter beschikking worden gesteld: a. beschikt het trustkantoor over gegevens die ten grondslag liggen aan de herkomst en bestemming van die middelen; b. kent het trustkantoor de identiteit van de persoon die ter zake het risico draagt; c. heeft het trustkantoor kennis van gestelde zekerheden; d. treft het trustkantoor adequate maatregelen om te waarborgen dat de vennootschap aan haar verplichtingen kan voldoen. 4 artikel 1, onderdeel d, subonderdeel 5°, van de wet Het trustkantoor verleent geen dienst als bedoeld invoordat aan het eerste, tweede en derde lid is voldaan. 2012 14174 10-07-2012 03-07-2012 2012/300086 2012 14174 10-07-2012 03-07-2012 2012/300086 11-07-2012 01-07-2012

Artikel 17 Het trustkantoor houdt de volgende gegevens met betrekking tot de eigen organisatie op een overzichtelijke wijze voor DNB beschikbaar: a. een actueel uittreksel van de inschrijving van het trustkantoor in het handelsregister van de Kamers van Koophandel en Fabrieken en een actueel overzicht van (mede) beleidsbepalers van het trustkantoor met vermelding van volledige naam, adres en woonplaats; b. een actueel overzicht van houders van een gekwalificeerde deelneming in het trustkantoor, met vermelding van volledige naam, adres en woonplaats; c. een afschrift van de statuten van het trustkantoor; d. een actueel overzicht van de formele en feitelijke zeggenschapsstructuur en zeggenschapsverhoudingen van het trustkantoor en van de groep waartoe het trustkantoor behoort; e. een structuuroverzicht van de groep waartoe het trustkantoor behoort; f. het procedurehandboek en organisatieschema; g. artikel 11, eerste lid de vastlegging ingevolge; h. de vastgestelde jaarrekeningen over de afgelopen drie boekjaren danwel de voorlopige jaarcijfers indien een jaarrekening nog niet is vastgesteld. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 18 Cliëntacceptatiedossiers 1 Het trustkantoor beschikt over een cliëntacceptatiedossier voor iedere doelvennootschap, voor iedere cliënt en ter zake van iedere verkoop en bemiddeling bij de verkoop van een rechtspersoon en ter zake van iedere trust waarbij het trustkantoor als trustee optreedt. Een cliëntacceptatiedossier bevat tenminste de volgende bescheiden: a. de schriftelijke overeenkomsten tussen het trustkantoor en de doelvennootschap en andere overeenkomsten die het trustkantoor heeft gesloten ter zake van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet; b. artikelen 12 13, eerste lid 14 15 16 16a, eerste, tweede en derde lid, onderdelen b en c een overzicht van de door het trustkantoor geleverde diensten waarop het cliëntacceptatiedossier ziet en de gegevens genoemd in de,,,,en. 2 Het trustkantoor houdt het cliëntacceptatiedossier beschikbaar voor DNB. 3 Met inachtneming van toepasselijke wettelijke voorschriften wordt een cliëntacceptatiedossier ten minste vijf jaar na beëindiging van de dienstverlening bewaard. 4 artikel 1, onderdeel d, onder 6°, van de wet Het eerste tot en met het derde lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van andere bij algemene maatregel van bestuur aangewezen diensten, als bedoeld in. 2012 14174 10-07-2012 03-07-2012 2012/300086 2012 14174 10-07-2012 03-07-2012 2012/300086 11-07-2012 01-07-2012

Artikel 19 artikel 50, eerste lid, van de wet artikel 4 van de wet artikel 12 13 14 16 18 Het trustkantoor als bedoeld in, voldoet binnen een termijn van zes maanden nadat het trustkantoor een vergunning is verleend als bedoeld in, aan de verplichtingen ingevolge,,,en, voorzover het betreft doelvennootschappen waaraan het trustkantoor op het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling diensten verleent of met betrekking tot trusts waarbij het trustkantoor op het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling als trustee optreedt. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 20 wet Deze regeling treedt in werking met ingang van het tijdstip van inwerkingtreding van de. Indien de Staatscourant waarin deze regeling wordt geplaatst, wordt uitgegeven na 1 maart 2004, treedt zij in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt zij terug tot en met 1 maart 2004. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004

Artikel 21 Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren. Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst. 2004 40 27-02-2004 23-02-2004 2004 9 15-01-2004 17-12-2003 29041 01-03-2004