Regeling van de Pensioen- & Verzekeringskamer van 18 december 2003, nr. 0.851.3/03-8451, houdende uitvoering van de artikelen 2 lid 2 en 3 lid 3 van het Besluit integere bedrijfsvoering kredietinstellingen en verzekeraars (Regeling tegengaan van belangenverstrengeling en beheersing van integriteitsrisico's verzekeraars)

Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a) verzekeraar Wet toezicht verzekeringsbedrijf 1993 Wet toezicht natura-uitvaartverzekeringsbedrijf : de verzekeraar die in het bezit is van een vergunning hem door de Pensioen- & Verzekeringskamer verleend op grond van deof dedan wel de verzekeraar waarvan deze vergunning is ingetrokken of vervallen; b) bestuurder artikel 29, eerste lid, van de Wet toezicht verzekeringsbedrijf 1993 artikel 18, eerste lid, van de Wet toezicht natura-uitvaartverzekeringsbedrijf : het krachtensofgetoetste lid van de raad van bestuur, het bestuur, de hoofddirectie, de directie dan wel andere beleidsbepalers van een verzekeraar; c) raad van commissarissen artikel 57 artikel 140 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek : Een raad als bedoeld inofof een daarmee vergelijkbaar orgaan zoals een raad van toezicht of een raad van beheer; d) integriteitsrisico : het risico dat de verzekeraar zich niet kenbaar houdt aan wettelijke normen, bestuursrechtelijke normen of door de verzekeraar zelf gestelde normen, voor welke normen geldt dat (de schijn van) inbreuk op die normen het vertrouwen schaadt of kan schaden in: 1e de nakoming van de verplichtingen van de verzekeraar jegens de afnemer van de door hem aangeboden en verrichte diensten; of 2e de behoorlijke werking van de financiële markten waarop de verzekeraar werkzaam is; e) compliance : de naleving van wet- en regelgeving, alsmede het werken volgens de normen, gedragsregels, voorschriften en procedures die de verzekeraar zelf heeft opgesteld; 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004

Artikel 2 De verzekeraar stelt beleid vast met betrekking tot de wijze waarop hij de (schijn van) verstrengeling van privé-belangen van bestuurders, van leden van de raad van commissarissen, van zijn personeelsleden of van andere personen die in opdracht van de verzekeraar op structurele basis werkzaamheden voor hem verrichten, met de belangen van de verzekeraar tegengaat. Het beleid betreft in ieder geval: a. het schriftelijk vastleggen van de normen en regels ten aanzien van het tegengaan van belangenverstrengeling; b. het bevorderen van een cultuur waarin het bewustzijn ten opzichte van het tegengaan van belangenverstrengeling op een hoog niveau staat; c. het bekendmaken van de normen en regels aan alle relevante geledingen van de verzekeraar. 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004

Artikel 3 1 artikel 2 De verzekeraar draagt zorg voor de uitwerking en implementatie van het beleid als bedoeld inin organisatorische en administratieve procedures en maatregelen. Deze procedures en maatregelen zijn geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en dragen bij aan een integriteitsbewuste bedrijfscultuur. 2 De verzekeraar draagt zorg voor een systematisch toezicht op de naleving van organisatorische en administratieve procedures en maatregelen inzake het tegengaan van belangenverstrengeling. 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004

Artikel 4 De verzekeraar stelt beleid vast ter beheersing van integriteitsrisico's. Het beleid betreft in ieder geval: a. het schriftelijk vastleggen van integriteitsnormen; b. het bevorderen van een cultuur waarin integriteitsbewustzijn op een hoog niveau staat c. het bekendmaken van de normen en regels aan alle relevante geledingen van de verzekeraar. 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004

Artikel 5 De verzekeraar draagt zorg voor een systematische analyse van integriteitsrisico's. De analyse wordt uitgevoerd zowel voor het totale bedrijf van de verzekeraar als op het niveau van de onderscheiden bedrijfsonderdelen. 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004

Artikel 6 artikel 4 De verzekeraar draagt zorg voor de uitwerking en implementatie van het beleid als bedoeld inin organisatorische en administratieve procedures en maatregelen. Deze procedures en maatregelen zijn geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en dragen bij aan een integriteitsbewuste bedrijfscultuur. 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004

Artikel 7 1 De verzekeraar draagt zorg voor een systematisch toezicht op de naleving van organisatorische en administratieve procedures en maatregelen inzake de beheersing van integriteitsrisico's. 2 De verzekeraar beschikt over procedures die erin voorzien dat gesignaleerde tekortkomingen en gebreken worden gerapporteerd aan het lijnmanagement, het bestuur of, indien de tekortkomingen en gebreken het bestuur betreffen, aan de raad van commissarissen of, indien deze in het geval van een onderlinge waarborgmaatschappij ontbreekt, de ledenraad of de algemene ledenvergadering. 3 artikel 8 De verzekeraar draagt er zorg voor dat gesignaleerde en gerapporteerde tekortkomingen en gebreken, mede onder toezicht van de compliance-functie als bedoeld in, tot een gepaste bijstelling leiden. 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004

Artikel 8 1 De verzekeraar beschikt over een onafhankelijke compliance-functie voor het toezicht op de naleving van wet- en regelgeving, alsmede het werken volgens de normen, gedragsregels, voorschriften en procedures die de verzekeraar zelf heeft opgesteld. 2 De compliance-functie houdt toezicht op de realisatie van bijstellingen van de door de verzekeraar zelf opgestelde normen, gedragsregels, voorschriften en procedures naar aanleiding van gesignaleerde tekortkomingen en gebreken. 3 De verzekeraar zorgt dat ten minste één bestuurder het aandachtsgebied compliance in portefeuille heeft. 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004

Artikel 9 De verzekeraar draagt zorg voor een systematische toetsing en beoordeling van de toereikendheid van de opzet en de werking van organisatorische en administratieve procedures en maatregelen inzake de beheersing van integriteitsrisico's. De verzekeraar beschikt over vervolgprocedures die erin voorzien dat gesignaleerde tekortkomingen en gebreken tot een gepaste bijstelling leiden. 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004

Artikel 10 1 Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst dan wel, indien deze datum voor 1 januari 2004 ligt, op 1 januari 2004. 2 Verzekeraars die op het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling als verzekeraar werkzaam zijn, dienen uiterlijk op 1 juli 2004 aan het bepaalde in deze regeling te voldoen. 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004

Artikel 11 Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling tegengaan van belangenverstrengeling en beheersing van integriteitsrisico's verzekeraars. 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 2003 248 23-12-2003 18-12-2003 0.851.3/03-8451 01-01-2004