Regeling informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt, tenzij anders vermeld, verstaan onder: Aanmelding: artikel 4.1.1, eerste lid, van de Wlz Aanmelding van de Wlz-uitvoerder conform. Beleidsbepalers: Personen die het dagelijks beleid van de Wlz-uitvoerder bepalen. Hieronder zijn ieder geval te verstaan de statutair bestuurders. BW: Burgerlijk Wetboek. Blz: Besluit langdurige zorg . Compliancefunctie: Onafhankelijke functie bestaande uit het totaal aan activiteiten om erop toe te zien dat de rechtspersoon wettelijke voorschriften en interne afspraken en procedures naleeft. Functie: Beschreven hoedanigheid, dan wel samenstel van positionering, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ingericht ten behoeve van een eveneens beschreven doel, c.q. resultaat. Interne auditfunctie: Onafhankelijke functie bestaande uit het totaal aan periodieke controleactiviteiten om te waarborgen dat de organisatie-inrichting en de processen, procedures en maatregelen van de rechtspersoon effectief zijn. Interne toezichthouders: De personen die statutair zijn belast met toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de rechtspersoon en de daarmee verbonden onderneming. Medebeleidsbepalers: Personen die het dagelijks beleid mede bepalen dan wel een (leidinggevende) functie vervullen direct onder het echelon van de beleidsbepalers (en verantwoordelijk zijn voor natuurlijke personen) wier werkzaamheden het risicoprofiel van de onderneming wezenlijk kunnen beïnvloeden. Risicobeheerfunctie: Onafhankelijke functie bestaande uit het totaal aan risicobeheeractiviteiten en -processen die erop gericht zijn om de risico’s binnen vooraf gestelde aanvaardbare grenzen te houden. Sleutelfunctiehouder: Persoon, zijnde een medebeleidsbepaler, die eindverantwoordelijk is voor één van de functies van compliance, interne audit of risicobeheer. Wlz: Wet langdurige zorg . Wlz-uitvoerder: artikel 1.1.1 van de Wlz Wlz-uitvoerder als bedoeld in. Wmg: Wet markordening gezondheidszorg . Zorgverzekeraar: artikel 1, onderdeel b, van de Zvw Zorgverzekeraar als bedoeld in. Zvw: Zorgverzekeringswet . 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 2 Doel van de regeling Wlz Deze regeling beoogt regels te stellen ten aanzien van de informatie die een Wlz-uitvoerder moet indienen bij de NZa ten tijde van de aanmelding en, ten aanzien van reeds aangemelde Wlz-uitvoerders waarvan eerder is vastgesteld dat zij voldoende zijn voorbereid op uitvoering van de, bij wijzigingen in die feiten en omstandigheden zoals die bij aanmelding zijn getoetst door de NZa. Wlz Voornoemde informatie gebruikt de NZa in de beoordeling of (nog steeds) wordt voldaan aan de eisen die bij en krachtens deworden gesteld aan Wlz-uitvoerders. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 3 Reikwijdte artikel 1.1.1 van de Wlz Deze regeling is van toepassing op Wlz-uitvoerders als bedoeld in. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 4 Aanmelding 1 Wlz De Wlz-uitvoerder meldt zich aan bij de NZa, uiterlijk 1 juli in het jaar voorafgaande aan het jaar waarin hij voornemens is deuit te gaan voeren. 2 De aanmelding bevat de naam van de Wlz-uitvoerder, de contactpersoon, statutaire vestiging, het vestigingsadres, het telefoonnummer en het e-mailadres. 3 artikel 6 tot en met artikel 15 Aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerder TH/NR-015’ De Wlz-uitvoerder levert de aanmelding inclusief de informatie conformvan deze regeling schriftelijk aan via het Uitwisselportaal van de NZa. De aanmelding dient te worden geadresseerd aan [email protected] onder vermelding van het kenmerk ‘in de onderwerpregel. Indien de Wlz-uitvoerder geen toegang heeft tot het Uitwisselportaal van de NZa, dan kan toegang worden aangevraagd per e-mail ([email protected]). Hierbij dient de Wlz-uitvoerder de volgende gegevens ten aanzien van de beoogde gebruiker aan te leveren: • Naam organisatie; • Voornaam; • Achternaam; • E-mailadres; • Mobiele telefoonnummer. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 5 Het melden van wijzigingen 1 artikel 6 tot en met artikel 12 artikel 14 artikel 15 artikel 4.1.1 artikel 4.1.2 van het Blz De Wlz-uitvoerder meldt relevante wijzigingen met betrekking totenenvan deze regeling en die van invloed kunnen zijn op het blijven voldoen aanenaan de NZa. Deze wijzigingen dienen minimaal zes weken voorafgaand aan de beoogde dag van effectuering te worden gemeld. De Wlz-uitvoerder maakt de inhoud van de wijziging inzichtelijk en stuurt informatie mee op basis van artikel 6 tot en met artikel 12 en artikel 14 en artikel 15 van deze regeling ten aanzien van de betreffende wijziging, ter beoordeling van het blijven voldoen aan artikel 4.1.1 en artikel 4.1.2 van het Blz. 2 artikel 4.1.1 van het Blz Als tijdelijk niet kan worden voldaan aan de eisen uit, dan dient dit onverwijld te worden gemeld bij de NZa, waarbij wordt aangetoond op welke wijze de doeleinden die de eisen beogen te bereiken anderszins worden bereikt. 3 artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz De Wlz-uitvoerder meldt benoemingen, herbenoemingen en wijzigingen van functies van personen als bedoeld inaan de NZa, minimaal zes weken voorafgaand aan de dag waarop de (her)benoeming of wijziging is beoogd. 4 artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz De Wlz-uitvoerder meldt het terugtreden van personen als bedoeld inaan de NZa, minimaal zes weken voorafgaand aan de dag waarop de betreffende functieuitoefening wordt beëindigd. Bij deze melding wordt de reden voor terugtreden toegelicht. 5 artikel 6 tot en met artikel 12 artikel 14 artikel 15 artikel 5, eerste tot en met het vierde lid Van het niet of niet tijdig aanleveren is sprake wanneer wijzigingen zijn doorgevoerd zonder aanlevering van de in deenengenoemde informatie, of zonder dat bij die aanlevering de in, genoemde termijn in acht is genomen. 6 Aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerder TH/NR-015’ De Wlz-uitvoerder levert de melding inclusief de informatie als bedoeld in de voorgaande leden schriftelijk aan via het Uitwisselportaal van de NZa. De melding dient te worden geadresseerd aan [email protected] onder vermelding van het kenmerk ‘in de onderwerpregel. Indien de Wlz-uitvoerder geen toegang heeft tot het Uitwisselportaal van de NZa, dan kan toegang worden aangevraagd per e-mail ([email protected]). Hierbij dient de Wlz-uitvoerder de volgende gegevens ten aanzien van de beoogde gebruiker aan te leveren: • Naam organisatie; • Voornaam; • Achternaam; • E-mailadres; • Mobiele telefoonnummer. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 6 Onderdeel van groep artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel a, van het Blz artikel 24b van Boek 2 van het BW Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de ingenoemde eis dat de rechtspersoon behoort tot een groep als bedoeld inwaarvan ten minste één zorgverzekeraar deel uitmaakt levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan: i. een organogram en beschrijving van de groep, inclusief positionering van de Wlz-uitvoerder en de aandeelhoudersstructuur; ii. bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 7 Statuten artikel 4.1.2 van de Wlz Om te beoordelen of de statuten van de rechtspersoon voldoen aan het bij en krachtensgestelde levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan: i. de meest actuele statuten van de Wlz-uitvoerder. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 8 Organisatiestructuur artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel c, van het Blz Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de ingenoemde eis dat de rechtspersoon een duidelijke, evenwichtige en adequate organisatiestructuur heeft, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan: i. een organogram van de Wlz-uitvoerder; ii. een overzicht met de namen van de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders; iii. een beschrijving van de organisatiestructuur, waaronder governancestructuur omvattende de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders; iv. een beschrijving van de positionering van (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders binnen de Wlz-uitvoerder; v. een beschrijving van de positionering van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer binnen de Wlz-uitvoerder of de groep; vi. een beschrijving van de inrichting van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer, inclusief eventuele daaraan ten grondslag liggende overeenkomst(en); vii. de gehanteerde procedures voor werving en toetsing van de geschiktheid en betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders; viii. het opleidingsplan voor alle medewerkers. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 9 Verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel d, van het Blz Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de ingenoemde eis dat de rechtspersoon een duidelijke, evenwichtige en adequate verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan; i. een beschrijving van het orgaan ter borging van verzekerdeninvloed en de wijze van samenstelling van dit orgaan; ii. een beschrijving van de besluitvormingsprocessen en frequentie van vergaderen van de gremia waarin de (mede)beleidsbepalers, interne toezichthouders en de functies van compliance, interne audit en risicobeheer zijn georganiseerd; iii. een beschrijving van de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de (mede)beleidsbepalers, interne toezichthouders en de functies van compliance, interne audit en risicobeheer, waarbij aandacht wordt besteed aan onafhankelijke uitvoering; iv. de functieprofielen van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders; v. de interne reglementen van de gremia waarin de (mede)beleidsbepalers, interne toezichthouders en de functies van compliance, interne audit en risicobeheer zijn georganiseerd en van het orgaan ter borging van verzekerdeninvloed. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 10 Rechten en verplichtingen artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel e, van het Blz Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de ingenoemde eis dat de rechten en verplichtingen binnen de rechtspersoon adequaat zijn vastgelegd, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan; i. de informatie die beschikbaar wordt gesteld aan verzekerden over hun rechten en verplichtingen; ii. een beschrijving van de wijze waarop verzekerden worden geïnformeerd over hun rechten en verplichtingen; iii. een beschrijving van de wijze waarop rechten en verplichtingen die door de organisatie worden aangegaan, worden vastgelegd. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 11 Bedrijfsvoering vastgelegd en afgestemd artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel g, van het Blz Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de ingenoemde eis dat de bedrijfsvoering van de rechtspersoon op een inzichtelijke wijze is vastgelegd en is afgestemd op de werkzaamheden die de rechtspersoon als Wlz-uitvoerder zal uitvoeren of laten uitvoeren, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan: i. een beschrijving van de werkzaamheden van de Wlz-uitvoerder en de wijze waarop deze zijn ingericht in de organisatie; ii. indien van toepassing, een beschrijving van het voorgenomen gebruik van volmacht/uitbesteding, inclusief de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst(en); iii. het handboek Administratieve Organisatie; iv. het Intern Controleplan, inclusief risicoanalyse; v. het beleid ten aanzien van het risicobeheersysteem. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 12 Rapportagelijnen, informatievoorziening en communicatie artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel f, van het Blz Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de ingenoemde eis dat de rechtspersoon beschikt over adequate rapportagelijnen en over een adequaat systeem van informatievoorziening en communicatie, levert de Wlz-uitvoerder ten minste aan: i. een beschrijving van de wijze waarop en wanneer de functies compliance, interne audit en risicobeheer rapporteren aan de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders; ii. een beschrijving van de wijze waarop en wanneer de (mede)beleidsbepalers en interne toezichthouders aan elkaar rapporteren; iii. Wlz een beschrijving van het informatiesysteem dat wordt gebruikt voor deen op welke wijze dit is gescheiden van het informatiesysteem van de overige onderdelen van de groep; iv. een beschrijving van procedures en maatregelen om de continuïteit, integriteit, voortdurende beschikbaarheid en beveiliging van geautomatiseerde gegevensverwerking te waarborgen; v. een beschrijving van de systematiek van het opstellen en onderhouden van procesbeschrijvingen; vi. het beleid en de richtlijnen van ieder van de functies van compliance, interne audit en risicobeheer. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 13 Verwachte beheerskosten artikel 4.1.1, eerste lid, onderdeel h, van het Blz Om te beoordelen of de Wlz-uitvoerder voldoet aan de ingenoemde eis dat, gegeven de verwachte beheerskosten die de rechtspersoon als Wlz-uitvoerder zal maken, zal kunnen worden voorzien in een recht- en doelmatige uitvoering van de wet, levert de Wlz-uitvoerder bij aanmelding ten minste aan; i. een beschrijving en onderbouwing van de verwachte beheerskosten voor de eerste 3 jaar. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 14 Geschiktheid artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz Om vast te stellen of de Wlz-uitvoerder er zorg voor heeft gedragen dat de geschiktheid van personen als bedoeld inbuiten twijfel staat: i. benoeming levert de Wlz-uitvoerder bijten minste aan: a. de gehanteerde procedure voor werving en toetsing van de geschiktheid van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders voor de functie bij de Wlz-uitvoerder, tenzij deze procedure al eerder is aangeleverd en ongewijzigd is gebleven; b. het functieprofiel van de betreffende (mede)beleidsbepaler(s) en/of interne toezichthouder(s) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder; c. een beschrijving van de besluitvorming en overwegingen ten aanzien van de geschiktheid bij de benoeming van de (mede)beleidsbepaler(s) en/of de interne toezichthouder(s) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder, inclusief tijdsbesteding welke is gerelateerd aan de tijdsbesteding voor andere functies die de (mede)beleidsbepaler en/of interne toezichthouder uitvoert; d. indien een toetsing van geschiktheid heeft plaatsgevonden door andere toezichthouders met uitzondering van DNB en AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling; e. een toelichting op de voorbereiding van de functie door de (mede)beleidsbepaler(s) en/of de interne toezichthouder(s) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder; f. bijlagen 1 2 de ingevulde geschiktheidsmatrices van de beleidsbepalers en de interne toezichthouders (zieen) voor de functie bij de Wlz-uitvoerder; g. de persoonsgegevens van de te benoemen (mede)beleidsbepaler(s) en/of interne toezichthouder(s): 1. naam (achternaam, voorletter(s), titel(s)); 2. geboortedatum en geboorteplaats; 3. nationaliteit; 4. privé-adres; 5. functie(s); 6. beoogde ingangsdatum functie; 7. curriculum vitae; 8. relevante geldige diploma’s voor de functie bij de Wlz-uitvoerder. ii. herbenoeming levert de Wlz-uitvoerder bijin dezelfde functie aan: a. de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden met betrekking tot de geschiktheid ten opzichte van de voorgaande (her)benoeming(en) in de betreffende functie; b. de gehanteerde procedure voor hertoetsing van de continue geschiktheid van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders, tenzij deze procedure al eerder is aangeleverd bij de NZa en ongewijzigd is gebleven; c. indien een hertoetsing van geschiktheid heeft plaatsgevonden door andere toezichthouders met uitzondering van DNB en AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling; d. de persoonsgegevens van de te herbenoemen (mede)beleidsbepaler(s) en/of interne toezichthouder(s): 1. naam (achternaam, voorletter(s), titel(s)); 2. geboortedatum en geboorteplaats; 3. nationaliteit; 4. privé-adres; 5. functie(s); 6. beoogde ingangsdatum herbenoeming. iii. wijziging van functie levert de Wlz-uitvoerder bij eenvan een (mede)beleidsbepaler en/of interne toezichthouder(s) ten minste aan: a. de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden ten opzichte van de voorgaande functie; b. de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden met betrekking tot de geschiktheid ten opzichte van de voorgaande functie; c. indien een hertoetsing van geschiktheid heeft plaatsgevonden door andere toezichthouders met uitzondering van DNB en AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling; d. de persoonsgegevens van de (mede)beleidsbepaler en/of interne toezichthouder(s) van wie de functie wijzigt: 1. naam (achternaam, voorletter(s), titel(s)); 2. geboortedatum en geboorteplaats; 3. nationaliteit; 4. privé-adres; 5. functie(s); 6. beoogde ingangsdatum functiewijziging. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 15 Betrouwbaarheid artikel 4.1.1, vijfde lid, van de Wlz Om vast te stellen of de Wlz-uitvoerder er zorg voor heeft gedragen dat de betrouwbaarheid van personen als bedoeld inbuiten twijfel staat: i. benoeming levert de Wlz-uitvoerder bijen indien DNB en/of AFM de betrokkene niet heeft getoetst ten minste aan: a. de gehanteerde procedure voor werving en toetsing van de betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders, tenzij deze procedure al eerder is aangeleverd en ongewijzigd is gebleven; b. een beschrijving van de besluitvorming en overwegingen ten aanzien van de betrouwbaarheid bij de benoeming van de (mede)beleidsbepaler(s) en de interne toezichthouder(s); c. indien een toetsing van betrouwbaarheid heeft plaatsgevonden door andere toezichthouders dan DNB en AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling; d. indien geen toetsing van betrouwbaarheid heeft plaatsgevonden door andere toezichthouders dan DNB en AFM: 1. een verklaring omtrent gedrag (VOG); 2. andere bewijsstukken, waaronder in ieder geval de aan de te benoemen persoon voorgelegde vragen, bevindingen uit openbare bronnen en ingeschakelde referenties. ii. herbenoeming Bijvan een (mede)beleidsbepaler(s) en/of interne toezichthouder(s) in dezelfde functie levert de Wlz-uitvoerder aan: a. de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden met betrekking tot betrouwbaarheid ten opzichte van de voorgaande (her)benoeming(en) in de betreffende functie; b. de gehanteerde procedure voor hertoetsing van de betrouwbaarheid van de (mede)beleidsbepalers en de interne toezichthouders, tenzij DNB en/of AFM de betrokkene eerder heeft getoetst of deze procedure al eerder is aangeleverd bij de NZa en ongewijzigd is gebleven; c. indien een hertoetsing van betrouwbaarheid heeft plaatsgevonden door andere toezichthouders met uitzondering van DNB en AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling; iii. wijziging van functie Bij eenvan (een) (mede)beleidsbepaler(s) en/of interne toezichthouder(s) levert de Wlz-uitvoerder aan: a. de relevante wijzigingen in feiten en omstandigheden met betrekking tot de betrouwbaarheid ten opzichte van de voorgaande functie; b. indien een hertoetsing van betrouwbaarheid heeft plaatsgevonden door andere toezichthouders met uitzondering van DNB en AFM, de beschikking inhoudende de uitkomst van deze beoordeling. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 16 Intrekken oude regeling Regeling informatieverstrekking statuten en toetsing (mede)beleidsbepalers Wlz-uitvoerder Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de, met kenmerk TH/NR-003, ingetrokken. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019

Artikel 17 Toepasselijkheid voorafgaande regeling, bekendmaking, inwerkingtreding, en citeertitel 1 Regeling informatieverstrekking statuten en toetsing (mede)beleidsbepalers Wlz-uitvoerder De, met kenmerk TH/NR-003, blijft van toepassing op besluiten en aangelegenheden die hun grondslag vinden in die regeling en die betrekking hebben op de periode waarvoor die regeling gold. 2 artikel 20, tweede lid, onderdeel a, van de Wmg Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin de regeling ingevolgewordt geplaatst. 3 Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap. 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 2019 50964 18-09-2019 13-09-2019 TH/NR-015 19-09-2019